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Wixで送信されたフォーム情報をMicrosoft Excelに自動追加できたら、便利だと思いませんか？
Wixではフォームで回答された情報をメールまたはダッシュボードから確認できますが、Microsoft Excelでフォーム情報を管理したい場合、手作業でデータ転記しなければならず、手間に感じることもあると思います。
そこで、本記事ではWixとMicrosoft Excelを連携して、フォームで送信されたデータを自動同期する方法を解説します。
特に以下のような方におすすめです！
興味をお持ちいただけましたら、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！
Wixのフォームデータを自動でMicrosoft Excelに追加することで、手入力の手間が削減されます。
これにより、スペルミスや変換ミスなどの入力ミスが減少し、データの正確性向上に寄与します。
また、手作業に費やしていた時間を節約でき、従業員はより重要な業務に時間を割けるようになるでしょう。
このように自動連携を活用すると、データ管理の正確性を維持しつつ、作業時間の節約にもつながるため、結果として生産性向上が期待できます。
Microsoft Excelの便利な分析機能とグラフ作成機能を活用することで、Wixで送信されたフォームの情報をスピーディに分析し、分析結果をグラフで表してビジュアル化できます。
これにより、問題の傾向や改善点を特定しやすくなり、意思決定の最適化にもつながるでしょう。
また、Microsoft Excelのフィルタリングやピボットテーブル機能を活用して、データの柔軟な操作が可能となり、より深いインサイトを得ることにもつながります。
[Yoomとは]
では、実際にWixとMicrosoft Excelを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから得たお問い合わせや申し込み情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されると、自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からWixとMicrosoft Excelを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
WixとMicrosoft Excelがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と以下の記事を参考に、フォームが送信された時に起動するよう設定してください。
Wix オートメーション：Webhook 経由でデータを送信する
すべての設定が完了したら、テストをクリックしてエラーの有無を確認しましょう。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「レコードを追加する」をクリックしてください。
１ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されているので確認しましょう。
その下には、Microsoft Excelと連携するために必要な入力項目があります。ファイルの保存場所や該当のドライブIDなどを指定します。
アウトプットされた情報を活用して、必要な情報がすべて入力できたら、次へ進みましょう。
次のページでは、追加するレコードの値を設定します。
アウトプットされた情報を活用して入力しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、WixとMicrosoft Excelを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Wixでフォームが送信されたらGoogle スプレッドシートに追加する
Microsoft ExcelよりGoogle スプレッドシートを利用することが多い方は、以下のテンプレートもおすすめです。
■概要
Wixでフォームが送信されたらGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wixを使ってWebサイトを管理している方
・顧客対応の迅速化のためにWixのフォーム情報をGoogleスプレッドシートに自動で追加したい方
・Googleスプレッドシートへのデータ入力の時間を削減したい方
2.Googleスプレッドシートを用いて業務を進めている方
・Wixのフォームで収集したデータをGoogleスプレッドシートで一元管理したい方
・チームメンバー間でデータの共有をスピーディーに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームがWixで送信されると、ダッシュボードや指定のメールアドレスからスピーディーに内容を確認することができます。
しかし、Wixのフォームから収集したデータをGoogleスプレッドシートに手動で追加する場合、スピーディーなデータ集計や分析をすることが難しくなります。
このテンプレートは、Wixでフォームが送信されたら自動でGoogleスプレッドシートにデータを追加することができます。
Googleスプレッドシートへのデータ入力が自動化されることで、手動によるデータ入力の時間を削減し、業務を効率化することができます。
また、常に最新情報がGoogleスプレッドシートに反映されるため、チーム間のデータ共有もスピーディーに行うことが可能です。
■注意事項
・Wix、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
2.フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、Microsoft Excelで請求書を作成しメールで送付する
登録された情報を単に別のアプリに自動追加するフローだけでなく、登録された情報をもとに請求書を作成し、メールで自動送信するテンプレートもあります。
■概要
フォームに添付された回答やファイル情報を用いて、ファイルを読み取り、Microsoft Excelの請求書類を発行してメールを送付します。
■事前準備
・書類発行を行うMicrosoft Excelのシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：宛先や担当者名、添付するファイルを設定するための質問を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択し、以下設定してテスト・保存します。
・アクション：任意の画像・ファイル(6,500文字以内)から文字情報を読み取る（15タスク）
・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」を選択し、候補から①のフォームでデモで添付したファイルを設定します。
・抽出したい項目：ファイル上から抽出したい文字列の項目等を指示します。
例：会社名,品目の一覧,単価の一覧,数量の一覧 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
※また注意事項も併せてご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831151
③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかMicrosoft SharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、Microsoft SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①や②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Microsoft SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
④メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①や②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する
今回紹介した連携は比較的シンプルな自動化フローでしたが、より高度な自動化を実行することもできます。以下のテンプレートはMicrosoft ExcelとSlackを利用している方におすすめです。
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
いかがでしたか？
以上がWixとMicrosoft Excelの連携手順でした！
この連携を使うと、入力ミスを防ぎつつ、手作業の負担を軽減することができそうですね。
また、Wixのフォームの情報がMicrosoft Excelに自動同期されるため、迅速なデータ集計と柔軟な分析につながりそうです。
Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
