■概要
フォームで受け付けた依頼をもとに請求書を作成する際、PDFの内容を目で確認しながら手入力で転記する作業は、手間がかかる上にミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、毎月多くの請求書を発行する業務では、こうした作業が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると、添付されたPDFからOCR機能で情報を自動抽出し、Microsoft Excelでの請求書作成からGmailでの送付までを一気通貫で自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの依頼をもとに、手作業で請求書を発行している経理や営業事務の担当者の方
- Microsoft ExcelとGmailを用いた請求書発行業務の手間を削減したいと考えている方
- 請求書発行時の転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から請求書作成、メール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- PDFからの情報転記やメール作成時の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームから受け取ったPDFファイルから指定のテキストを読み取るアクションを設定する
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、OCR機能で読み取った情報をもとに請求書を発行するアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、発行した請求書ファイルを添付してメールを送信するアクションを設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガー設定では、請求書発行に必要な情報を取得できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、回答されたPDF内のどの文字列を抽出するかを任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelでの書類発行設定では、使用する請求書の雛形テンプレートや、発行する書類の詳細を任意で設定してください。
- Gmailでのメール送付設定では、送付先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文には、フォームの回答内容などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
