フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、Microsoft Excelで請求書を作成しメールで送付する

■概要

フォームに添付された回答やファイル情報を用いて、ファイルを読み取り、Microsoft Excelの請求書類を発行してメールを送付します。

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■事前準備

・書類発行を行うMicrosoft Excelのシートを事前に用意します。

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■作成方法

①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。

・各質問項目：宛先や担当者名、添付するファイルを設定するための質問を設定します。

・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。

※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択し、以下設定してテスト・保存します。

・アクション：任意の画像・ファイル(6,500文字以内)から文字情報を読み取る（15タスク）

・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」を選択し、候補から①のフォームでデモで添付したファイルを設定します。

・抽出したい項目：ファイル上から抽出したい文字列の項目等を指示します。

例：会社名,品目の一覧,単価の一覧,数量の一覧 etc

※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686

※また注意事項も併せてご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831151

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかMicrosoft SharePointを選択します。

・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、Microsoft SharePointの場合はサイトIDを選択します。

・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。

・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。

・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。

・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①や②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Microsoft SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文：それぞれ入力します。①や②で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

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■注意事項

・各アプリとの連携が必要となります。

・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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