フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
フォームで受け取ったPDFの内容確認やデータ入力に手間を感じていませんか？手作業での転記は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたPDFファイルの情報をOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelに格納した上で、Slackへ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- PDFからのデータ抽出や転記作業での入力ミスや情報共有の漏れを減らしたい方
- 書類受付からデータ格納、関係者への共有までの一連の業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からデータ格納、通知までが自動化されるため、手作業での転記作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルが添付されるフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- YoomのOCR機能が、フォームに添付されたPDFファイルを自動で読み取り、テキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知する」アクションを設定し、処理完了の旨を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目やデザインは、業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelに格納するデータ項目や、Slackに通知する際のメッセージ内容は、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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