WixとGmailを連携して、Wixにフォームが送信されたらGmailで自動返信する方法

問い合わせフォームの返信業務に、手間を感じていませんか？
本記事では、Wixでフォームが送信された内容に対して、Gmailを使って自動返信する方法をご紹介します。
この自動化を導入すると、手動での返信業務から解放され、時間と手間が軽減されます。
これにより、顧客対応がスムーズな顧客対応につながる可能性があります。
日頃から問い合わせが多い企業などは、メール処理が効率化され、スピーディーな対応が可能になるでしょう。

今回は、この自動化のメリットと詳しい設定方法について解説します。

WixとGmailを連携するメリット

メリット1:時間短縮になる

WixとGmailを連携し、自動化することで時間短縮につながります。
たとえば、Wixでフォーム内容が送信された際に、Gmailで自動的に返信メールを送信することができます。
これにより、<span class="mark-yellow">担当者は手作業でメールを作成し、送信する必要がなくなるため、Webサイトの運営や顧客対応に時間を割くことができるでしょう。</span>
また、手動でメールを返信していると、返信が遅れる可能性もありますがこういった状況の回避にもつながります。
特に、日頃から問い合わせが多い企業では、多くのメール処理が簡素化され、短時間で対応することができるでしょう。

メリット2:人的ミスを最小限に抑える

手動でメールを返信する場合、誤った内容で送信したり返信を忘れたりするリスクが高まります。
WixとGmailを連携することでこれらの課題は解決でき、人的ミスを最小限に抑えることができるでしょう。
これにより、全ての顧客に対してしっかりと返信ができ、一貫した顧客対応のプロセスが実現できるかもしれません。
<span class="mark-yellow">特に頻繁に問い合わせに対応している場合は、ミスが起こりやすいのでこの自動化のメリットは大きいと言えるでしょう。</span>

WixとGmailの連携フローの作り方

今回は「Wixでフォームが送信されたら自動でGmailを返信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、最初から自動化設定を行う必要がなく、便利です。

以下の4つのステップで設定できます。

WixとGmailをマイアプリ登録
WixとGmailの自動化の動作確認
トリガーとアクションを設定
WixとGmailの自動化の動作確認

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[Yoomとは]

ステップ1:WixとGmailをマイアプリ登録

WixとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を最初にしておくと、自動化設定が簡単になります。

まずは、Wixのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からWixを探すか、アプリ一覧から探します。

以下の画面が表示されるので、登録方法を確認しましょう。
APIキーとアカウントIDはこちらから取得してください。

スクロールし、以下の必須項目を設定してください。

続いて、Gmailのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様にGmailを選択してください。
以下の画面が表示されたら、Gmailにログインしましょう。

WixとGmailのマイアプリ登録が完了すると、画面に表示されます。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更します。
先にWixの設定を行うため、「フォームが送信されたら」をクリックしてください。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更
「Wixと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームが送信されたら

以下の画面が表示されるので、赤枠内の矢印をクリックしてWebhoook URLをコピーし、Wixの管理画面で設定してください。
注意事項を参照しながら、設定を進めてください。
Webhookイベントを送信するかトリガーとなるイベントを実行してから、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Gmailの設定を行うため、「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更
「Wixと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

スクロールし、「件名」と「本文」を設定しましょう。
本文は以下のように、Wixのアウトプットを使用して設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを使用できます。
例として以下のように設定しました。
他の項目も設定が必要な場合は、設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、「メールの送信内容」を確認しましょう。
編集が必要な場合は、先ほどの画面に戻って編集しましょう。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:WixとGmailの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

その他のWixとGmailを使った自動化の例

1.Wixでフォームが送信されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
Wixのフォーム内容がMicrosoft Excelに自動追加されるため、フォーム内容の管理がしやすくなります。
手動でMicrosoft Excelに追加する手間が省け、担当者の作業負担を軽減し、重要な業務に集中できます。

2.Wixでフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
フォームが送信されたことに、スピーディーに気づくことができ、見逃しを防ぎます。
Google Chatでフォーム内容を確認できるので、Wixを開く必要はありません。

3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、Gmailでメールを送信するフローです。
更新内容をGmailでも確認できるため、データの把握がしやすくなります。
更新された内容を手入力でメールに入力し、送信する手間が省け、時間短縮につながります。

まとめ

WixとGmailの自動返信を活用することで、顧客対応の質の向上や業務の効率化が期待できそうです。
この自動化によって、誤送信や返信忘れといったミスを防ぎ、顧客に適切な対応ができるようになるでしょう。
これにより、一貫顧客対応のプロセスが実現できそうです。
本記事を参考にして、手間と時間を短縮し、業務を効率化させましょう。

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