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WixとGmailを連携して、Wixにフォームが送信されたらGmailで自動返信する方法
問い合わせフォームの返信業務に、手間を感じていませんか？
本記事では、Wixでフォームが送信された内容に対して、Gmailを使って自動返信する方法をご紹介します。
この自動化を導入すると、手動での返信業務から解放され、時間と手間が軽減されます。
これにより、顧客対応がスムーズな顧客対応につながる可能性があります。
日頃から問い合わせが多い企業などは、メール処理が効率化され、スピーディーな対応が可能になるでしょう。
今回は、この自動化のメリットと詳しい設定方法について解説します。
WixとGmailを連携するメリット
メリット1:時間短縮になる
WixとGmailを連携し、自動化することで時間短縮につながります。
たとえば、Wixでフォーム内容が送信された際に、Gmailで自動的に返信メールを送信することができます。
これにより、担当者は手作業でメールを作成し、送信する必要がなくなるため、Webサイトの運営や顧客対応に時間を割くことができるでしょう。
また、手動でメールを返信していると、返信が遅れる可能性もありますがこういった状況の回避にもつながります。
特に、日頃から問い合わせが多い企業では、多くのメール処理が簡素化され、短時間で対応することができるでしょう。
メリット2:人的ミスを最小限に抑える
手動でメールを返信する場合、誤った内容で送信したり返信を忘れたりするリスクが高まります。
WixとGmailを連携することでこれらの課題は解決でき、人的ミスを最小限に抑えることができるでしょう。
これにより、全ての顧客に対してしっかりと返信ができ、一貫した顧客対応のプロセスが実現できるかもしれません。
特に頻繁に問い合わせに対応している場合は、ミスが起こりやすいのでこの自動化のメリットは大きいと言えるでしょう。
WixとGmailの連携フローの作り方
今回は「Wixでフォームが送信されたら自動でGmailを返信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、最初から自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、手動でのメール返信に時間や手間がかかっていませんか。また、対応が遅れたり、返信を忘れてしまうケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されたことをきっかけに、設定した内容のメールをGmailから自動で返信できます。問い合わせへの一次対応を自動化し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Wixでサイトを運営しており、フォームからの問い合わせ対応を効率化したい方
- 手作業でのメール返信による対応漏れや遅れなどの課題を解消したいと考えている方
- Gmailを活用した定型的な返信業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Wixフォームへの送信後、即座にGmailから自動でメールが返信されるため、手作業での対応時間を削減できます。
- 自動で決められた内容のメールを送信するため、返信のし忘れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、WixとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信するメールの宛先や件名、本文などを構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、Wixフォームで送信されたお名前や問い合わせ内容といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- Wix、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Wixのフォーム回答のアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixでサイトを運営しており、フォームからの問い合わせ対応を効率化したい方
- 手作業でのメール返信による対応漏れや遅れなどの課題を解消したいと考えている方
- Gmailを活用した定型的な返信業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixフォームへの送信後、即座にGmailから自動でメールが返信されるため、手作業での対応時間を削減できます。
- 自動で決められた内容のメールを送信するため、返信のし忘れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、WixとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信するメールの宛先や件名、本文などを構成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、Wixフォームで送信されたお名前や問い合わせ内容といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Wix、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Wixのフォーム回答のアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
以下の4つのステップで設定できます。
- WixとGmailをマイアプリ登録
- WixとGmailの自動化の動作確認
- トリガーとアクションを設定
- WixとGmailの自動化の動作確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1:WixとGmailをマイアプリ登録
WixとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を最初にしておくと、自動化設定が簡単になります。
Wixの連携方法は以下のナビをご覧ください！
Gmailの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください。
※ナビではGoogle スプレッドシートの連携方法として解説されていますが、Gmailも同じ流れで連携できます。
ステップ2:テンプレートを開く
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、手動でのメール返信に時間や手間がかかっていませんか。また、対応が遅れたり、返信を忘れてしまうケースもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されたことをきっかけに、設定した内容のメールをGmailから自動で返信できます。問い合わせへの一次対応を自動化し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Wixでサイトを運営しており、フォームからの問い合わせ対応を効率化したい方
- 手作業でのメール返信による対応漏れや遅れなどの課題を解消したいと考えている方
- Gmailを活用した定型的な返信業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Wixフォームへの送信後、即座にGmailから自動でメールが返信されるため、手作業での対応時間を削減できます。
- 自動で決められた内容のメールを送信するため、返信のし忘れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、WixとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信するメールの宛先や件名、本文などを構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、Wixフォームで送信されたお名前や問い合わせ内容といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- Wix、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Wixのフォーム回答のアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixでサイトを運営しており、フォームからの問い合わせ対応を効率化したい方
- 手作業でのメール返信による対応漏れや遅れなどの課題を解消したいと考えている方
- Gmailを活用した定型的な返信業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixフォームへの送信後、即座にGmailから自動でメールが返信されるため、手作業での対応時間を削減できます。
- 自動で決められた内容のメールを送信するため、返信のし忘れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、WixとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信するメールの宛先や件名、本文などを構成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、Wixフォームで送信されたお名前や問い合わせ内容といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Wix、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Wixのフォーム回答のアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更します。
先にWixの設定を行うため、「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→必要に応じて変更
- 「Wixと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→フォームが送信されたら
以下の画面が表示されるので、赤枠内の矢印をクリックしてWebhoook URLをコピーし、Wixの管理画面で設定してください。
注意事項を参照しながら、設定を進めてください。
Webhookイベントを送信するかトリガーとなるイベントを実行してから、「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックします。
- 「タイトル」→必要に応じて変更
- 「Wixと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「To」に宛先を設定します。以下のようにWixから取得したEmailの値を選択します。
例として以下のように設定しました。
他の項目も設定が必要な場合は、設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「メールの送信内容」を確認しましょう。
編集が必要な場合は、先ほどの画面に戻って編集しましょう。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「完了」をクリックしてください。
ステップ4：WixとGmailの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
その他のWixとGmailを使った自動化の例
1. Wixでフォームが送信されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
Wixのフォーム内容がMicrosoft Excelに自動追加されるため、フォーム内容の管理がしやすくなります。
手動でMicrosoft Excelに追加する手間が省け、担当者の作業負担を軽減し、重要な業務に集中できます。
■概要Wixで作成したWebサイトのフォームから得たお問い合わせや申し込み情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されると、自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Wixのフォームで得た情報を手作業でMicrosoft Excelに転記しているWebサイト担当者の方
- 顧客情報や問い合わせ管理をMicrosoft Excelで行っており、入力作業を効率化したい方
- データ転記作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Wixのフォームが送信されると自動でMicrosoft Excelに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、WixとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Wixのフォームから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの情報を追加するかを任意に設定できます。Wixのフォームで取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、Excelの対応する列に紐付けてください。
- 特定の列には、フォームから取得した情報ではなく、常に同じ値（固定値）を設定することも可能です。例えば、フォームの送信元を識別するためのラベルなどを自動で入力できます。
■注意事項- Wix、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixのフォームで得た情報を手作業でMicrosoft Excelに転記しているWebサイト担当者の方
- 顧客情報や問い合わせ管理をMicrosoft Excelで行っており、入力作業を効率化したい方
- データ転記作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォームが送信されると自動でMicrosoft Excelに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、WixとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Wixのフォームから取得した情報を紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの情報を追加するかを任意に設定できます。Wixのフォームで取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、Excelの対応する列に紐付けてください。
- 特定の列には、フォームから取得した情報ではなく、常に同じ値（固定値）を設定することも可能です。例えば、フォームの送信元を識別するためのラベルなどを自動で入力できます。
■注意事項
- Wix、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
2. Wixでフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
フォームが送信されたことに、スピーディーに気づくことができ、見逃しを防ぎます。
Google Chatでフォーム内容を確認できるので、Wixを開く必要はありません。
■概要Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった際に、確認が遅れて対応が後手になってしまうことはないでしょうか。都度Wixの管理画面を確認するのは手間がかかり、見逃しの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されると同時に、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知を送ることが可能になり、問い合わせへの迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Wixフォームからの問い合わせ対応を、よりスピーディーに行いたいWebサイトの運営担当者の方
- フォームから得た情報をGoogle Chatでチームに共有し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- 手作業による情報共有の手間を減らし、顧客対応の効率化を目指しているマーケティングや営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Wixでフォームが送信されると、Google Chatへ即座に通知が届くため、問い合わせの見逃しや確認漏れといったリスクの軽減に繋がります。
- これまで手作業で行っていた情報共有や確認作業を自動化できるため、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます。
■ワークフローの流れ- はじめに、WixとGoogle ChatをYoomのアカウントと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、フォームの送信内容を任意のスペースに通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知されるメッセージの本文も自由にカスタマイズでき、Wixフォームから取得した情報を組み込むことで、誰からのどのような問い合わせかを一目で把握できます。
■注意事項- Wix、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Wixフォームからの問い合わせ対応を、よりスピーディーに行いたいWebサイトの運営担当者の方
- フォームから得た情報をGoogle Chatでチームに共有し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- 手作業による情報共有の手間を減らし、顧客対応の効率化を目指しているマーケティングや営業担当者の方
- Wixでフォームが送信されると、Google Chatへ即座に通知が届くため、問い合わせの見逃しや確認漏れといったリスクの軽減に繋がります。
- これまで手作業で行っていた情報共有や確認作業を自動化できるため、本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できます。
- はじめに、WixとGoogle ChatをYoomのアカウントと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、フォームの送信内容を任意のスペースに通知するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを任意で設定することが可能です。
- 通知されるメッセージの本文も自由にカスタマイズでき、Wixフォームから取得した情報を組み込むことで、誰からのどのような問い合わせかを一目で把握できます。
- Wix、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
3. Googleスプレッドシートで行が更新されたら、Gmailでメールを送信するフローです。
更新内容をGmailでも確認できるため、データの把握がしやすくなります。
更新された内容を手入力でメールに入力し、送信する手間が省け、時間短縮につながります。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストやタスク表の更新があった際に、関係者へのメール連絡を手作業で行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されたことを検知して、Gmailから自動でメールを送信できます。定型的な通知業務を自動化し、スムーズかつ正確な情報共有を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートの更新内容を、都度手作業でGmailから関係者に連絡している方
- 手動でのメール連絡による通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
- スプレッドシートと連携した定型的なメール送信を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でメールが送信されるため、通知作成や送信にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな連絡漏れや、宛先・内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、更新された行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートの設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、そして更新を検知したい列などを任意で指定することが可能です。
- Gmailの設定では、送信先のメールアドレスや件名、メッセージの本文を自由に設定できます。また、Google スプレッドシートから取得した情報を、メールの件名や本文に変数として差し込むことも可能です。
■注意事項- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの更新内容を、都度手作業でGmailから関係者に連絡している方
- 手動でのメール連絡による通知漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
- スプレッドシートと連携した定型的なメール送信を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると自動でメールが送信されるため、通知作成や送信にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな連絡漏れや、宛先・内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、更新された行の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとにメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、そして更新を検知したい列などを任意で指定することが可能です。
- Gmailの設定では、送信先のメールアドレスや件名、メッセージの本文を自由に設定できます。また、Google スプレッドシートから取得した情報を、メールの件名や本文に変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
WixとGmailの自動返信を活用することで、顧客対応の質の向上や業務の効率化が期待できそうです。
この自動化によって、誤送信や返信忘れといったミスを防ぎ、顧客に適切な対応ができるようになるでしょう。
これにより、一貫顧客対応のプロセスが実現できそうです。
本記事を参考にして、手間と時間を短縮し、業務を効率化させましょう。
Yoomによる自動化は、コード入力や特別なスキルが一切必要ありません。
誰でも簡単にアプリ連携でき、自動化を導入できるところがYoomの魅力です。
Yoomを体験してみたい方は、こちらから無料登録してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
