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問い合わせフォームの返信業務に、手間を感じていませんか？
本記事では、Wixでフォームが送信された内容に対して、Gmailを使って自動返信する方法をご紹介します。
この自動化を導入すると、手動での返信業務から解放され、時間と手間が軽減されます。
これにより、顧客対応がスムーズな顧客対応につながる可能性があります。
日頃から問い合わせが多い企業などは、メール処理が効率化され、スピーディーな対応が可能になるでしょう。
今回は、この自動化のメリットと詳しい設定方法について解説します。
WixとGmailを連携し、自動化することで時間短縮につながります。
たとえば、Wixでフォーム内容が送信された際に、Gmailで自動的に返信メールを送信することができます。
これにより、担当者は手作業でメールを作成し、送信する必要がなくなるため、Webサイトの運営や顧客対応に時間を割くことができるでしょう。
また、手動でメールを返信していると、返信が遅れる可能性もありますがこういった状況の回避にもつながります。
特に、日頃から問い合わせが多い企業では、多くのメール処理が簡素化され、短時間で対応することができるでしょう。
手動でメールを返信する場合、誤った内容で送信したり返信を忘れたりするリスクが高まります。
WixとGmailを連携することでこれらの課題は解決でき、人的ミスを最小限に抑えることができるでしょう。
これにより、全ての顧客に対してしっかりと返信ができ、一貫した顧客対応のプロセスが実現できるかもしれません。
特に頻繁に問い合わせに対応している場合は、ミスが起こりやすいのでこの自動化のメリットは大きいと言えるでしょう。
今回は「Wixでフォームが送信されたら自動でGmailを返信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、最初から自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Wixでフォームが送信されたら自動でGmailからメールを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WixでWebサイトを構築して問い合わせフォームなどを設置している方
・フォーム送信者に迅速に返信メールをGmailで送信したい方
・返信メールの手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.問い合わせ内容に応じたパーソナライズされた返信をしたい方
・顧客満足度向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
WixはWebサイト作成から顧客情報収集までをシームレスに行えるプラットフォームです。
ですが、フォームから送信された情報への対応を手作業で行うのは時間と手間がかかって恐れがあります。
このフローを使用することで、Wixでフォームが送信された内容をOutlookから自動的に返信メールが瞬時に送信されます。
これにより顧客からの問い合わせに迅速に対応することが可能となり、担当者の業務負担も軽減されて、より重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・ Wix、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の4つのステップで設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
WixとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
マイアプリ登録を最初にしておくと、自動化設定が簡単になります。
まずは、Wixのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からWixを探すか、アプリ一覧から探します。
以下の画面が表示されるので、登録方法を確認しましょう。
APIキーとアカウントIDはこちらから取得してください。
スクロールし、以下の必須項目を設定してください。
続いて、Gmailのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様にGmailを選択してください。
以下の画面が表示されたら、Gmailにログインしましょう。
WixとGmailのマイアプリ登録が完了すると、画面に表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Wixでフォームが送信されたら自動でGmailからメールを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WixでWebサイトを構築して問い合わせフォームなどを設置している方
・フォーム送信者に迅速に返信メールをGmailで送信したい方
・返信メールの手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.問い合わせ内容に応じたパーソナライズされた返信をしたい方
・顧客満足度向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
WixはWebサイト作成から顧客情報収集までをシームレスに行えるプラットフォームです。
ですが、フォームから送信された情報への対応を手作業で行うのは時間と手間がかかって恐れがあります。
このフローを使用することで、Wixでフォームが送信された内容をOutlookから自動的に返信メールが瞬時に送信されます。
これにより顧客からの問い合わせに迅速に対応することが可能となり、担当者の業務負担も軽減されて、より重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・ Wix、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更します。
先にWixの設定を行うため、「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の矢印をクリックしてWebhoook URLをコピーし、Wixの管理画面で設定してください。
注意事項を参照しながら、設定を進めてください。
Webhookイベントを送信するかトリガーとなるイベントを実行してから、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Gmailの設定を行うため、「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールし、「件名」と「本文」を設定しましょう。
本文は以下のように、Wixのアウトプットを使用して設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを使用できます。
例として以下のように設定しました。
他の項目も設定が必要な場合は、設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「メールの送信内容」を確認しましょう。
編集が必要な場合は、先ほどの画面に戻って編集しましょう。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
1.Wixでフォームが送信されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
Wixのフォーム内容がMicrosoft Excelに自動追加されるため、フォーム内容の管理がしやすくなります。
手動でMicrosoft Excelに追加する手間が省け、担当者の作業負担を軽減し、重要な業務に集中できます。
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから得たお問い合わせや申し込み情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は手間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されると、自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Wixでフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
フォームが送信されたことに、スピーディーに気づくことができ、見逃しを防ぎます。
Google Chatでフォーム内容を確認できるので、Wixを開く必要はありません。
■概要
Wixでフォームが送信されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Wixを業務に活用している方
・Webサイトの構築に活用している方
・顧客とのコミュニケーションとしてフォームを設定している方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・情報共有や連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
WixはWebサイト作成をスムーズに行うために有益なツールです。
サイト上にフォームを設定することで顧客とのコミュニケーションが可能となり、より良いサイト構築などにつながります。
しかしWixでフォームが送信されるたびに、手作業でGoogle Chatに通知を行うのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
素早い情報共有を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用することで、Wixでフォームが送信されたら、内容を引用して自動でGoogle Chatに通知することができます。
手作業を省いた通知を行うことで、ヒューマンエラーのリスクを回避し、共有する情報の精度を保ちます。
またフォームの送信後即座に通知を行うため、チーム全体がいち早くフォームの内容を知ることができ、対応業務への着手までのスピードを上げます。
■注意事項
・ Wix、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、Gmailでメールを送信するフローです。
更新内容をGmailでも確認できるため、データの把握がしやすくなります。
更新された内容を手入力でメールに入力し、送信する手間が省け、時間短縮につながります。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使ってタスクを整理している方
・プロジェクトのタスクを管理しているプロジェクトリーダー
・Google スプレッドシートで日々のタスクを整理し、共有している方
2.Gmailを業務の連絡手段としている方
・日々の業務連絡をGmailで行っているチーム
・Google スプレッドシートの追加情報の通知を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは共同編集が可能なため、タスク管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに更新があったとしても、チームメンバーが気づかず認識の齟齬が発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができます。
Gmailからメールを出すことで、更新内容の把握が容易となり、チーム内の認識を統一して業務を進めることができます。
また、Gmailからのメール送付が自動化されるため、送付漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーの発生も防ぐことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
WixとGmailの自動返信を活用することで、顧客対応の質の向上や業務の効率化が期待できそうです。
この自動化によって、誤送信や返信忘れといったミスを防ぎ、顧客に適切な対応ができるようになるでしょう。
これにより、一貫顧客対応のプロセスが実現できそうです。
本記事を参考にして、手間と時間を短縮し、業務を効率化させましょう。
Yoomによる自動化は、コード入力や特別なスキルが一切必要ありません。
誰でも簡単にアプリ連携でき、自動化を導入できるところがYoomの魅力です。
Yoomを体験してみたい方は、こちらから無料登録してください。
