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サービスや販売におけるカスタマーサポートの対応は、丁寧さとスピード力が求められますよね。
しかし問い合わせが毎日大量に送られてくるとなると、どうしても対応スピードが下がってしまいませんか？
今回はこのようなカスタマーサポートにおける業務改善案として、ZendeskとDiscordを連携してみました。
まずは、ZendeskとDiscordを連携することで得られる2つの具体的なメリットについて説明します。
チケットが追加された通知がDiscordに届くようになるため、定期的にZendeskを確認する手間が省けます。
メインコミュニケーションツールであるDiscordの通知のみを気にしていればいいので、異なるアプリの往来を最小限に抑えることにより、作業の効率がアップするでしょう。
また、Zendeskにチケットが届いていることに関して手動での報告が不要になります。
これにより情報を手入力する必要がなくなるため、情報の正確性も上がりますよね。
チケットの確認→手入力による通知という業務フローの場合、顧客への対応までにタイムラグが生じてしまいがちです。
しかし、Zendeskにチケットが追加された旨がDiscordに通知されることにより、このようなタイムラグを最小限に抑えられるでしょう。
さらに、重大な問い合わせなどに対する対応方法や進歩状況などに関し、通知されたメッセージにスレッドを作成する形で追記していくことも可能です。
これにより従業員同士の連携が上手くいき、チーム力の向上も期待できます！
[Yoomとは]
では、ここからは実際に「Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知する」というフローボットの作成手順を紹介しましょう。
今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
テンプレートを使用すればより簡単にアプリ同士の連携が可能になるのでおすすめです！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
■概要
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・チケットの優先度や担当者に応じてDiscordの通知先を柔軟に設定したい方
2.Zendeskのチケット状況を把握したいチームメンバー
・重要なチケットの発生をDiscordで通知を受け取り迅速に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskで顧客サポートを効率的に行うためには、チケット作成時の迅速な対応が鍵となります。しかし、常にZendeskの画面を確認して新しいチケットを手動でDiscordに通知するのは、時間と労力の無駄遣いとなってしまいます。
このフローを導入すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された瞬間に自動でDiscordに通知が届き、サポート担当者はチケットの存在をいち早く察知して迅速な対応が可能になります。また手作業による通知の手間が省けるため、より多くの時間を顧客対応に充てることができます。
■注意事項
・Zendesk、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
次はZendeskとDiscordをYoomと連携させましょう。これを「マイアプリ連携」と言います。
テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
↓
まずはZendeskのマイアプリ連携からいきましょう！
検索窓に「Zendesk」と入力するとZendeskのアイコンが出てくるのでクリック！
赤枠のZendeskのマイアプリ登録方法をクリックして、APIトークンを発行します。
発行できたら、Zendeskに登録したメールアドレスと合わせてbase64形式にエンコードしましょう。
base64形式にエンコードするのは
メールアドレス/token:APIトークン
という、メールアドレスと発行したAPIトークンを/token:で繋げたものです。
例えば、メールアドレスが12345ABCD＠yoom.co.jp、APIトークンがabcd7891011の場合
12345ABCD＠yoom.co.jp/token:abcd7891011
をbase64にエンコードすればOKです！
「base64にエンコード」なんて初めて聞くワードかもしれませんが、サーチツールで「base64にエンコード」と検索すると自動変換してくれるツールがたくさんヒットするので、そういったツールを使用するとすぐに完了します。
後はわかりやすい管理名をアカウント名に入力し、エンコードしたものをYoomの画面のAPIトークンにコピペして右下の追加を押せば、ZendeskとYoomの連携は完了です！
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Zendskのマイアプリ連携が完了したら、次はDiscordとYoomを連携させましょう。
検索窓に「Discord」と入力するとDiscordのアイコンが出てくるのでクリック！
DiscordとDiscord（v2）の2つが表示されるので、Discord（v2）を選択してください。
あとは赤枠のDiscord（v2）のマイアプリ連携詳細ページを確認しながら登録を進めましょう。
ZendeskとDiscordの2つのアプリがYoomと連携できたら、次はフローボットの中身を設定していきます！
今回のフローボットの設定手順は2段階です！
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知する」をクリック！右上の編集するを押しましょう。
↓
Zendeskのアイコンの「新しいチケットが作成されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Zendeskと連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！
↓
赤枠のとおりにサブドメインを入力しましょう。
サブドメインが入力出来たら画面下のテストボタンを押して、青く「テスト成功」と表示されれば保存をクリック！
なんと、Zendeskの設定は以上です！意外と早く終わりませんか？次はDiscordの設定に行きましょう。
Discordのアイコンの「Discordに通知する」を押します。
こちらに関しても先ほどと同じく、テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Discordと連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリックしてくださいね。
↓
次が最後の設定です！Discordに通知する内容を決めていきましょう。
まずはチャンネルIDを入力します。チャンネルIDはDiscordチャンネルのURLに表示されているのでコピペでOKです！
↓
次はメッセージの内容を入力していきます。今回は画像のようにしてみました。
メッセージボックス内をクリックすると、先ほどのZendeskの設定でテストで送信した内容が一覧で表示されるようになっています。
任意の内容をクリックすることで追加できるため、通知したい内容をチョイスしましょう。
↓
メッセージの内容を決めたら画面下のテストを押して、青く「テスト成功」と表示されればOKです。
テストと同時にDiscordにも通知が行きましたよね！ここまでできたら保存を押しましょう。
これにてZendeskとDiscordの連携は終了です。お疲れ様でした！
Yoomではこのように時短でフローボットの作成ができるテンプレートが豊富に取り揃えられているので、ぜひ一度ご覧ください！
■概要
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・チケットの優先度や担当者に応じてDiscordの通知先を柔軟に設定したい方
2.Zendeskのチケット状況を把握したいチームメンバー
・重要なチケットの発生をDiscordで通知を受け取り迅速に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskで顧客サポートを効率的に行うためには、チケット作成時の迅速な対応が鍵となります。しかし、常にZendeskの画面を確認して新しいチケットを手動でDiscordに通知するのは、時間と労力の無駄遣いとなってしまいます。
このフローを導入すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された瞬間に自動でDiscordに通知が届き、サポート担当者はチケットの存在をいち早く察知して迅速な対応が可能になります。また手作業による通知の手間が省けるため、より多くの時間を顧客対応に充てることができます。
■注意事項
・Zendesk、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
他にもZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Zendeskにチケットが作られたらSlackに通知する
今回の連携のSlackバージョンです。Zendeskと他のメインコミュニケーションツールとのテンプレートも用意してあります！
■概要
Zendeskで新しいチケットが作られたら、Slackに通知されるフローです。
ZendeskとSlackを連携すると作成されたチケットをカスタムしてメッセージ経由でSlackに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Zendesk、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加
問い合わせの中でも重要なものなどはTrelloで管理し、着実に問い合わせをクリアにしていきましょう！
■概要
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを自動的に登録します。
Trelloにカードを登録後、オペレーションを追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知することも可能です。
■設定方法
・ZendeskとTrelloをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Zendeskの「Zendeskにチケットが登録されたら」というトリガーで連携アカウントなどを設定してください。
・Trelloの「Trelloにカードを追加」というオペレーションで、Zendeskから取得したチケット情報をもとに、ボード名、リスト名、カードタイトル、詳細などを設定してください。
・設定が完了したら、Zendeskで新しいチケットが登録されると、フローボットが起動し、Trelloに対応するカードが追加されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Trelloの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
3.Zendeskにチケットが作られたらkintoneのレコードに追加する
問い合わせ内容を蓄積したい、他のチームとも共有したい場合などに便利です！
■概要
Zendeskで新しいチケットが作られる毎に、kintoneのレコードに追加するフローです。
Zendeskとkintoneを連携すると作成されたチケットをkintoneのレコードに自動的に追加することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。
■注意事項
・Zendesk、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
数ある問い合わせを着実に処理していかなければならないカスタマーサポートにおいて、1つの案件にかけられる時間には限りがあります。
できるかぎり時間の節約をするためにも、今回のような連携で自動化し、リソースの確保をしてみるのがおすすめです。
ぜひこの機会にYoomを利用してみてくださいね！
