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Zendeskのチケット情報の共有に手間や時間をかけてしまうと、顧客対応の遅延が起こる可能性があります。
そんな問題を解決するために、Zendeskとkintoneを連携し、Zendeskでチケットが作成されたらkintoneのレコードに追加する自動化を活用しましょう。
この自動化により、チケット情報の登録がスムーズになり、同時に登録ミスや漏れを防ぐことができます。
さらに、Zendeskの進捗状況をkintoneで可視化できるため、より適切に対応できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Zendeskにチケットが作られたらkintoneのレコードに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Zendeskで作成されたチケット情報をAPIで受け取り、kintoneのAPIを介してレコードに追加することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ZendeskとkintoneをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易になります。
まず、Zendeskのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からZendeskを探すか、検索機能を活用して検索してください。
以下の画面が表示されるので、指示に従って設定を行いましょう。
次に、kintoneのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同じように、kintoneを検索欄で検索するか、一覧から探してください。
詳しい設定方法は、こちらを確認しましょう。
Zendeskとkintoneがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、Zendeskの設定を行うので、「チケットが作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
※Zendeskは一部有料プランのみ利用できるアプリです。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、kintoneの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
kintoneの画面に移動し、テスト用にZendeskのチケット情報の項目名を設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定してください。
枠内をクリックし、表示された候補から選択するか、説明の通りに設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、「追加するレコードの値」を設定します。
こちらには、kintoneで設定した項目名が表示されます。
Zendeskのアウトプットを活用して設定を行ってください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
他の項目も同じように設定しましょう。
全ての項目の設定ができたら、以下のように表示されます。
間違いがなければ「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもZendeskとkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneにレコードが登録されたら、Zendeskにチケットを自動作成するフローです。
今回は、Zendeskのチケット情報をkintoneに登録するフローでしたが、反対にkintoneに登録された問い合わせ情報をZendeskにチケットとして作成することが可能です。
日常的にkintoneに問い合わせ情報を記録している方や転記作業が手間だと感じている方におすすめです。
2.kintoneのレコードが更新されたら、自動的にZendeskのチケットにコメントを追加するフローです。
Zendeskで進行中のチケットに対して、kintoneを活用してコメントを追加することができます。
他の部署間でkintoneとZendeskを使用している場合におすすめの自動化です。
3.Zendeskにチケットが作られたら、自動的にkintoneのレコードに追加し、Talknoteに通知するフローです。
こちらは今回ご紹介したテンプレートに、Talknoteへの通知を合わせたフローになっているので、チーム内での共有に便利です。
手作業での登録や通知漏れを防ぎ、正確に作業を進められるようになるでしょう。
Zendeskのチケット情報をkintoneに同期することで、部門間での問い合わせの共有がしやすくなるでしょう。
たとえば、顧客から製品に関する問い合わせがZendeskに登録されると、kintoneに自動同期されるため、問い合わせ情報の把握がしやすくなります。
これにより、社内の連携が強化され、製品に詳しい担当者がスピーディーに対応できるでしょう。
さらに、顧客を待たせることも少なくなり、対応の質向上も期待できます。
Zendeskにチケット情報が登録された際に、kintoneにも反映させる自動化を活用すれば、チケット管理負担を軽減できるかもしれません。
たとえば、従来のようにチケット情報を手作業でkintoneに転記する場合、チケットの詳細や担当者IDなどを間違って登録するリスクがあります。
しかし、チケット情報をkintoneに同期する自動化を活用すれば、ヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報をkintoneに登録できます。
これにより、手作業でチケット情報を転記する必要がなくなり、ミス防止にも役立つでしょう。
Zendeskとkintoneの連携により、チケット情報の進捗を可視化できるようになります。
たとえば、イベント時期に顧客からの問い合わせが複数件あっても、対応状況を登録できるので、一目で進捗を把握できるでしょう。
これにより、チームリーダーは状況に応じてメンバーに対応指示を出せるかもしれません。
さらに、業務の停滞を防ぎつつ、適切な顧客対応が可能になるでしょう。
また、kintoneを確認するだけでZendeskのチケット情報が確認できるため、システム間の移動も減らすことが見込めます。
Zendeskとkintoneの連携により、チケット情報の自動転記が可能になり、部門間での共有が容易になるでしょう。
顧客からの問い合わせ情報がリアルタイムでkintoneに登録されるため、関係者全員が必要な情報を把握できます。
これにより、チームリーダーは状況に合わせて、スムーズに顧客対応の振り分けができ、対応の遅延を防ぐでしょう。
また、手作業によるチケット情報の登録がなくなり、チケット管理負担やヒューマンエラー防止にも役立つことが期待できます。
Yoomの自動化は、難しいコード入力は一切なく誰でも簡単にご利用いただけます。
このテンプレートを活用し、チケット管理を効率化させましょう
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