Zendeskにチケットが作られたら、kintoneのレコードに追加しTalknoteに通知する

■概要

Zendeskで管理している問い合わせチケットの情報を、手作業でkintoneに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskとkintoneの連携を自動化し、新しいチケットが作成されると自動でkintoneにレコードが追加され、関係者への通知まで完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskとkintoneを併用し、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
• Zendeskのチケット情報をリアルタイムでkintoneに反映させたいと考えている方
• カスタマーサポート業務のDXを推進し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskへのチケット作成をトリガーに、kintoneへのレコード追加や関係者への通知が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• システムが自動でデータ連携を行うことで、手作業による転記ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zendesk、kintone、TalknoteをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Zendeskから取得した情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでTalknoteの「ノートへメッセージを投稿」アクションを設定し、チケットが作成された旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zendeskの設定では、ご自身の環境に合わせてサブドメインを任意で設定してください。
• kintoneでレコードを追加するアクションでは、連携対象となるアプリのIDを任意で設定してください。
• Talknoteへの通知設定では、メッセージを投稿したいノートのIDを任意で指定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、Zendeskから取得したチケット情報などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Zendesk、kintone、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。