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Zendeskで作成されたチケット情報をMicrosoft Excelに自動追加できたら便利だと思いませんか？
本記事では、ノーコードツールYoomを使ってZendeskとMicrosoft Excelを連携して、上記の自動化手順を解説します！
以下のような方に特におすすめです。
興味をお持ちいただけましたら、ぜひ以下の手順を参考にYoomで自動連携を試してみてください！
この連携を使うと、Zendeskでチケットが作成されるたびにMicrosoft Excelにも自動的に同じ情報が追加されるため、データ転記の負担が軽減されます。
これにより、入力ミスや情報の抜け漏れが減り、データの正確性向上につながります。
さらに、担当者は繰り返し作業から解放され、より優先度の高い業務に集中できるため、生産性の向上も期待できます。
Zendeskに蓄積された情報はサービスを改善・成長させる上で非常に重要な資産です。
しかし、その資産もうまく活用しなければ、サービスの成長には貢献しません。
本記事の連携を使うと、Microsoft Excelにチケット情報が自動的に集約されるため、データ分析やグラフ作成機能などを用いて、情報をうまく活用することにつながります。
結果として、サービスの問題点や改善点が特定しやすくなり、効果的な対応策が打てるようになるでしょう。
[Yoomとは]
※注意事項
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・また、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、ご注意ください。
では、実際にZendeskとMicrosoft Excelを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からZendeskとMicrosoft Excelを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
ZendeskとMicrosoft Excelがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「新しいチケットが作成されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、ZendeskとAPI接続するための設定をします。
トリガーの起動間隔とサブドメインを入力してください。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したZendeskの項目がアウトプットに反映されます。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「レコードを追加する」をクリックしてください。
１ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が載っているので確認しましょう。
その下には、Microsoft Excelと連携するために必要な入力項目があります。ファイルの保存場所や該当のドライブIDなどを指定してください。
アウトプットされた情報を活用して、必要な情報がすべて入力できたら、次へ進みましょう。
次のページでは、追加するレコードの値を設定します。
Zendeskからアウトプットされた情報を活用しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、ZendeskとMicrosoft Excelを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.Notionのデータベースが更新されたら、Zendeskのチケットのステータスを更新する
Notionを利用している方は以下のテンプレートも参考にしてみてください。ステータスを更新する際の手間を削減したい方におすすめです。
2.Slackにメッセージが投稿されたらZendeskのチケットにコメントを追加する
コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、Zendeskと連携することで、チケットの情報管理を効率化できるかもしれません。
■概要
Slackに新しいメッセージが投稿されたらZendeskのチケットにコメントを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zendeskを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・進行中のZendeskのチケット内容に対し、Slackからリアルタイムでコメントを追加できるため、情報共有が効率的に行えます。
・Slackで打ち合わせした内容をコメントとして、Zendeskのチケットに追加できるためチケット更新が容易に行えます。
■注意事項
・Slack、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
Salesforceを利用している方は、Microsoft Excelとの連携によって、業務効率化が期待できます。
Salesforceを基幹データベースとしているが、データの集計やグラフ作成はMicrosoft Excelで行っているという方に特におすすめです。
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceのカスタムオブジェクトを利用する業務担当者
・Salesforceのカスタムオブジェクトで管理している情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・カスタムオブジェクトのレコード情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理に非常に強力なツールですが、リード獲得から商談化までのプロセスにおいては、迅速かつ的確なコミュニケーションが成約率を大きく左右します。しかし、Salesforceのカスタムオブジェクトに登録されたリード情報を手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記するのは、時間と手間がかかってしまい転記ミスなどのリスクも伴います。
このフローを導入すれば、Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたと同時にMicrosoft Excelのデータベースにも自動的にデータが追加されます。これにより、担当者は手作業での転記作業をすることなく業務効率が向上します。
■注意事項
・Salesforce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
いかがでしたか？
以上がZendeskとMicrosoft Excelの連携手順でした！
「Zendeskのチケット情報をもとにMicrosoft Excelでデータ分析をしたい」「データ転記の負担を軽減したい」という方は、本記事の自動連携により、業務効率化を図れます。
カスタマーサポートの業務改善をして、顧客体験を向上させたい方は、Yoomで自動連携を試してみてください！
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