2024/09/30
アプリ同士の連携方法

Zendeskのチケット情報をMicrosoft Excelに自動追加する方法

k.ohshiro

目次

Zendeskで作成されたチケット情報をMicrosoft Excelに自動追加できたら便利だと思いませんか?
本記事では、ノーコードツールYoomを使ってZendeskとMicrosoft Excelを連携して、上記の自動化手順を解説します!
以下のような方に特におすすめです。

  • ZendeskとMicrosoft Excelの両方に同じ情報を入力していて手間に感じている
  • Zendeskの情報をもとに、データの集計や分析をMicrosoft Excelでやりたい

興味をお持ちいただけましたら、ぜひ以下の手順を参考にYoomで自動連携を試してみてください!

ZendeskとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1.データ管理の効率化

この連携を使うと、Zendeskでチケットが作成されるたびにMicrosoft Excelにも自動的に同じ情報が追加されるため、データ転記の負担が軽減されます。
これにより、入力ミスや情報の抜け漏れが減り、データの正確性向上につながります。
さらに、担当者は繰り返し作業から解放され、より優先度の高い業務に集中できるため、生産性の向上も期待できます。

メリット2.データ分析の強化

Zendeskに蓄積された情報はサービスを改善・成長させる上で非常に重要な資産です。
しかし、その資産もうまく活用しなければ、サービスの成長には貢献しません。
本記事の連携を使うと、Microsoft Excelにチケット情報が自動的に集約されるため、データ分析やグラフ作成機能などを用いて、情報をうまく活用することにつながります。
結果として、サービスの問題点や改善点が特定しやすくなり、効果的な対応策が打てるようになるでしょう。

[Yoomとは]

ZendeskとMicrosoft Excelの連携フロー

※注意事項
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・また、Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、ご注意ください。

では、実際にZendeskとMicrosoft Excelを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。

  1. アプリトリガーの設定
  2. レコードを追加する

Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう!

事前準備

テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からZendeskとMicrosoft Excelを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「+新規接続」をクリック

2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録

ZendeskとMicrosoft Excelがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です!

早速、詳細設定に進みましょう!

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「新しいチケットが作成されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

続いてのページでは、ZendeskとAPI接続するための設定をします。
トリガーの起動間隔とサブドメインを入力してください。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細は
こちらをご覧ください。

すべての項目が入力できたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。

テストが成功すると、指定したZendeskの項目がアウトプットに反映されます。

ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.レコードを追加する

次に、「レコードを追加する」をクリックしてください。

1ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が載っているので確認しましょう。

その下には、Microsoft Excelと連携するために必要な入力項目があります。ファイルの保存場所や該当のドライブIDなどを指定してください。
アウトプットされた情報を活用して、必要な情報がすべて入力できたら、次へ進みましょう。

次のページでは、追加するレコードの値を設定します。
Zendeskからアウトプットされた情報を活用しましょう。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。

下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

その他ZendeskとMicrosoft Excelを使った自動化の例

Yoomには、ZendeskとMicrosoft Excelを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。

1.Notionのデータベースが更新されたら、Zendeskのチケットのステータスを更新する

Notionを利用している方は以下のテンプレートも参考にしてみてください。ステータスを更新する際の手間を削減したい方におすすめです。

2.Slackにメッセージが投稿されたらZendeskのチケットにコメントを追加する

コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方は、Zendeskと連携することで、チケットの情報管理を効率化できるかもしれません。

3.Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する

Salesforceを利用している方は、Microsoft Excelとの連携によって、業務効率化が期待できます。
Salesforceを基幹データベースとしているが、データの集計やグラフ作成はMicrosoft Excelで行っているという方に特におすすめです。

まとめ

いかがでしたか?
以上がZendeskとMicrosoft Excelの連携手順でした!
「Zendeskのチケット情報をもとにMicrosoft Excelでデータ分析をしたい」「データ転記の負担を軽減したい」という方は、本記事の自動連携により、業務効率化を図れます。
カスタマーサポートの業務改善をして、顧客体験を向上させたい方は、Yoomで自動連携を試してみてください!

興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします!

この記事を書いた人
k.ohshiro
学生時代からSaaS企業でカスタマーサクセスとして働いてきました。 複数のクラウドサービスを使って業務をしていたのですが、もっと簡単にサービス同士を連携できたら便利だなと思うことがありました。 Yoomではノーコードでアプリの連携ができるので、誰でも簡単に設定することができます。 少しでもわかりやすくYoomの魅力を伝え、みなさんの業務効率化に貢献出来たらなと思います!
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