・
営業活動による新規リード情報の登録に伴い、担当部署は効率的な情報管理とチーム間への共有作業が重要な課題と考えているのではないでしょうか。
Yoomを活用してZoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携することで、Zoho CRMにリードが登録された際、登録された内容をもとにGoogle スプレッドシートへ同じ情報を自動追加できます。
作業の自動化により、担当者の手間やヒューマンエラーを削減でき、チーム全体で最新のリード情報をスムーズに共有できます。
本記事では、Zoho CRMでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに同じ情報を追加する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで情報管理の効率化とデータの正確性維持が実現できるのでぜひご覧ください。
Zoho CRMからGoogle スプレッドシートにリード情報が自動追加されることで、担当者がデータをGoogle スプレッドシートに転記する手間を削減できます。
例えば、多数のリードを登録する場合、登録すべき項目が複雑なものもあり、入力・転記作業だけで多くの時間を費やします。
作業が自動化されることで、入力時間を短縮でき、重要なリード情報を関係者へ迅速に共有できるようになるでしょう。
最新の情報を把握しやすくなり、営業活動を円滑に進められるようになるかもしれません。
Google スプレッドシートにZoho CRMで登録されたリード情報が反映されるので、該当するGoogle スプレッドシートにアクセス可能な複数チームが同じリード情報を素早く確認できるようになります。
例えば、営業担当者が新規リード情報をZoho CRMに登録すると、Google スプレッドシートに同じ情報が反映され、Google スプレッドシートにアクセス可能なマーケティングチームが追加された情報に基づいて効果的なアプローチを講じることができるようになるでしょう。
新規顧客への後続対応が迅速化することで、商談のタイミングを逃すこともなくなるかもしれません。
手入力によるミスは、データの信頼性を損なう原因となってしまいます。
Zoho CRMで登録したリード情報をGoogle スプレッドシートへ自動反映することで、数字の入力ミスやリード重複登録の軽減につながります。
例えば、膨大なデータ処理を行う上で、責任者は登録内容の重複確認を行う必要がありましたが、データの入力・転記作業が自動化されれば、ヒューマンエラーの発生が抑制されます。
正確なデータを管理できるようになるので、業務品質が向上するだけでなく、担当者の作業負担を最小限に抑えることもできます。
では、「Zoho CRMでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Zoho CRMでリードが登録されたことをZoho CRMのAPIを利用して受け取り、Google スプレッドシートの提供するAPIを用いてGoogle スプレッドシートにも同じリード情報を追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはZoho CRMをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
(2)Zoho CRMのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「ドメインURL」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
まずは1つ目のZoho CRMの接続が完了しました。
(4)次にGoogle スプレッドシートのアプリ連携を行います。
Zoho CRMのマイアプリ登録と同様に、Google スプレッドシートを選択します。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
本記事では、以下のGoogle スプレッドシートを事前に作成し、最終的に指定した項目のレコード情報（会社名やメールアドレスなど）を追加することを想定しています。
（テストとして、ダミー情報を挿入し構成しています。）
(1)まず、Zoho CRMのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zoho CRMでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「新しく見込み客が作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)「Zohoドメイン」も入力し、［テスト］をクリックしてください。
問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「レコードを追加する」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)下にスクロールすると、【データベースの連携】項目がありますので、「スプレッドシートID」や「スプレッドシートのタブ名」に該当する情報を入力してください。
連携したアカウントから取得した情報が「候補」として展開されますので、こちらも活用しましょう。
(4)情報入力後、［次へ］をクリックします。
(5)次の画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルに新しいレコードを追加する設定を行います。
入力バーをクリックし、該当する情報を設定してください。
以下の画面のように、アウトプットも活用できます。
今回は、会社名やe-mailなどの項目にレコード情報を追加することを想定しているので、「会社名」部分に1つ目のアクションで取得したアウトプット【会社名】を設定しています。
(6)「e-mail」にも、アウトプット【メールアドレス】を引用しています。
(7)今回は「会社名、姓、名、e-mail」に対し、情報を追加することを想定し、以下のように設定を行いました。
（情報を追加しない項目は【空欄】にしています。）
(8)運用に合わせて情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
このフローボットを動作させることで、Google スプレッドシートの設定箇所に情報が追加されます。
以下は、今回設定した【会社名、姓、名前、電子メール】の項目に情報が追加されたものです。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもZoho CRMとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートに行を追加後、その内容を引用してZoho CRMに取引先を追加するため、入力の手間を省けます。
また引用された内容を反映するので、情報の精度を維持できます。
Zoho CRMを活用し、取引先情報の管理を行っている方におすすめです。
Google スプレッドシートの更新内容に基づき取引先情報を更新するので、手入力による転記ミスを防げます。
Zoho CRMでタスク登録後、Google スプレッドシートにも同じ内容を自動追加するため、作業時のヒューマンエラーを防止できます。
タスク追加作業を自動化することで、手動作業が不要となるため、日常業務を効率化できます。
今回紹介したZoho CRMとGoogle スプレッドシートのアプリ連携で、リード情報の登録作業が自動化されることにより、入力・転記ミスが減少し、データの信頼性向上が期待できます。
また、作業時間が短縮されることにより、担当者はコア業務に専念できるようになるので、企業全体のパフォーマンス向上につながります。
さらにリード情報の管理と関連チームへの共有プロセスがより効率化されるので、リードへの効果的なフォローも可能となり、顧客の満足度向上に寄与します。
ノーコードで簡単に連携が可能なので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
.png)
.avif)
.png)
