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CRMやSFAでのタスク管理は、それらを利用する営業担当者にとっては顧客情報や商談情報と紐づけられるため、有用といえるでしょう。
しかし、アプリを使用していないチームメンバーへの共有や、プロジェクト責任者の一括確認が難しくなる恐れがあります。
そのデメリットを回避するため、ツールで作成したタスクをデータベースにも登録して管理している企業も企業も多いかもしれません。
このタスク登録を手間に感じていませんか？
本記事では、Zoho CRMで新しいタスクを作成した際に、Google スプレッドシートにその情報を自動で同期する方法を紹介します。
連携によって転記の手間やミスを減らし、素早い情報共有プロセスを実現させましょう。
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それでは、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
タスク情報を同期するGoogle スプレッドシートのファイルを準備しておいてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
まずは、Zoho CRMをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
Zoho CRMのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「ドメインURL」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
クリック後、Zoho CRMのログインページに遷移します。
Yoomと連携するアカウントでサインインします。
Yoomによるアクセスを求められる画面に移行するので、内容を確認して［承認する］をクリックしてください。
まずは、1つ目のZoho CRMの接続が完了しました。
次に、Google スプレッドシートを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogle スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：タスクが作成されたら(Webhook)」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしてください。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
Zohoドメイン、チャネルIDを入力してください。
※下図の赤枠部分が、Zoho CRMの管理画面を開いた際のURLに含まれるチャネルIDの参照位置です。
5. 「テスト」をクリックしましょう。
6. 下記のように表示されて、テストが成功したら「次へ」をクリックします。
7. 下記の画面に移行するため、Zoho CRMでタスクを作成した後、「テスト」をクリックします。
今回は以下のようなタスク情報を登録してみました。
8. テストに成功すると登録した値を取得できます。
取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用できます。つまり、Google スプレッドシートへ情報を登録時、ここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです！
1. フローボットの「アプリと連携する：タスクを取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしましょう。
3. API接続設定を行います。Zohoドメイン、タスクIDを入力していきましょう。
※タスクID欄は、ステップ2で取得したアウトプットを使用して入力してください。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
アウトプットを引用することで、タスク情報を登録する毎に、Google スプレッドシート側で異なる値を受け取ることができるようになります。
4. 「テスト」をクリックします。テストに成功すると、以下のように表示されます。
5. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外にGoogle スプレッドシートに同期したい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
※下図は詳細情報を取得する場合の追加例です。
※下図は、詳細情報を取得した後で、「Description」から「詳細情報」に項目名を変更する例です。アウトプットの一覧から対象項目の横にあるマークをクリックし、項目名を変更して保存してください。
6. 「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択しましょう。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3.下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
今回は以下のような、従業員情報を管理するシートを事前に作成しています。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押しましょう。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
追加するレコードの値の各欄に、これまでに取得したアウトプットを使用して入力してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
5.「テスト」をクリックします。以下のように表示されると、テスト成功です！
Google スプレッドシートの指定した範囲に情報が反映されました。
6. 反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回使用したフローボットテンプレート
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
今回ご紹介したフロー以外にもZoho CRMやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
情報の追加や更新をトリガーにして関係者に通知を送ったり、別のタスク管理ツールに情報を自動反映することも可能となります。また、予定情報をカレンダーアプリに同期できるので、タスク管理の精度向上が見込めそうです。
追加されたタスクを指定したスプレッドシート内に自動で同期したり、行更新を検知して特定のファイルを自動的に削除することも可能です。
さらに、受け取ったメッセージをAI生成ツールで要約し結果を自動追加することで、必要な情報を素早く得られるようになるでしょう。
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携し、タスク情報を自動で同期する方法を紹介しました。
連携によって、手動入力の手間を減り、予期しない転記ミスを防ぐことにもつながりそうですね。
素早い情報共有により、タスク担当者だけでなく責任者を含むチーム全体の業務効率化が期待できます。
ぜひ、Yoomを使って、この連携を活用してみてください。
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