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CRMやSFAでのタスク管理は、それらを利用する営業担当者にとっては顧客情報や商談情報と紐づけられるため、有用といえるでしょう。しかし、アプリを使用していないチームメンバーへの共有や、プロジェクト責任者の一括確認が難しくなる恐れがあります。そのデメリットを回避するため、ツールで作成したタスクをデータベースにも登録して管理している企業も企業も多いでしょう。このタスク登録を手間に感じていませんか？
本記事では、Zoho CRMで新しいタスクを作成した際に、Google スプレッドシートにその情報を自動で同期する方法を紹介します。連携によって転記の手間やミスを減らし、リアルタイムの情報共有を可能にしましょう。
連携によってタスク情報の同期が自動化されることで、手動で情報を記録・共有する手間が省けます。営業チームメンバーやプロジェクト責任者は、タスク登録とデータ集約が自動で行われるため、作業時間を削減し、商談や資料作成、進行スケジュールの調整などに集中できるでしょう。また、転記の際のヒューマンエラーの発生を抑えることで、Google スプレッドシートに反映される情報の正確性向上が期待できます。
チーム全員が同じタスク情報をリアルタイムで確認できるため、プロジェクト管理がスムーズに進められるでしょう。リモートワークや複数拠点にまたがる業務が多い企業においても、最新の進捗をタイムリーに把握可能です。プロジェクトの遅延防止やチーム全体のパフォーマンス向上にもつながるかもしれません。
例えば、営業担当者がZoho CRMで資料作成のタスクを作成してすぐ、チームで共有するGoogle スプレッドシートのタスク一覧ファイルにその情報が反映されます。他のチームメンバーは、対応する商談や顧客情報をまとめて把握できるため、タスク実行に必要なデータをスムーズに提供可能です。また、タスク情報の更新時にもデータが反映されれば、商談の進捗や期限切れタスクの有無を責任者が一括でチェックできます。
2つのアプリを連携し、タスク管理の効率化を図りましょう。自動化ツールYoomを使えば、連携設定は簡単です。
[Yoomとは]
それでは、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. タスク情報を同期するGoogle スプレッドシートのファイルを準備しておいてください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：タスクが作成されたら(Webhook)」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
Zohoドメイン、チャネルIDを入力してください。
※下図の赤枠部分が、Zoho CRMの管理画面を開いた際のURLに含まれるチャネルIDの参照位置です。
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「次へ」をクリックします。
7. Zoho CRMでタスクを作成した後、「テスト」をクリックします。
8. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「アプリと連携する：タスクを取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
Zohoドメイン、タスクIDを入力してください。
※タスクID欄は、ステップ2で取得したアウトプットを使用して入力してください。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
4. 「テスト」をクリックします。
5. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外にGoogle スプレッドシートに同期したい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
※下図は詳細情報を取得する場合の追加例です。
※下図は、詳細情報を取得した後で、「Description」から「詳細情報」に項目名を変更する例です。アウトプットの一覧から対象項目の横にあるマークをクリックし、項目名を変更して保存してください。
6. 「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択してください。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
追加するレコードの値の各欄に、これまでに取得したアウトプットを使用して入力してください。
※下図は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
5.「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
以上で、「Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
他にもZoho CRMやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートで行が追加された際に、Zoho CRMで取引先を作成するフローです。Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、その情報の登録時に、Zoho CRMに自動で同期できます。反映されたデータは、商談の進捗管理やタスク管理に紐づけることが可能です。
2. Google スプレッドシートで行が更新された際に、Zoho CRMの取引先情報も更新するフローです。データ更新時の同期を自動化することで、連絡先や請求先といった重要な情報も常に最新の状態で共有できます。帳票類のデータをZoho CRMで管理している場合には特に役立つでしょう。
3. Zoho CRMで取引先が新規作成された際に、Slackに通知するフローです。Zoho CRMとチャットツールを連携することで、登録情報を自動通知できます。チーム内の情報共有の精度向上が期待できます。通知内容や通知先の変更により、新規取引先に関する業務指示としての利用も可能です。
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携し、タスク情報を自動で同期する方法を紹介しました。連携によって、手動入力の手間を減らし、転記ミスを防ぎましょう。リアルタイムの情報共有により、タスク担当者だけでなく責任者を含むチーム全体の業務効率化が期待できます。ぜひ、Yoomを使って、この連携を活用してみてください。
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