Zoho CRMで登録されたタスクをGoogle スプレッドシートに追加する方法

[Yoomとは]

Zoho CRMとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

それでは、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

1. タスク情報を同期するGoogle スプレッドシートのファイルを準備しておいてください。

2. Yoomにログインしてください。

ステップ1: Zoho CRMとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Zoho CRMとGoogle スプレッドシートをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

次は、マイプロジェクトにテンプレートをコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2: Zoho CRMでタスクが作成された時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：タスクが作成されたら(Webhook)」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしてください。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　Zohoドメイン、チャネルIDを入力してください。

　※下図の赤枠部分が、Zoho CRMの管理画面を開いた際のURLに含まれるチャネルIDの参照位置です。

5. 「テスト」をクリックしましょう。

6. テストが成功したら、「次へ」をクリックします。

7. Zoho CRMでタスクを作成した後、「テスト」をクリックします。

8. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Zoho CRMからタスク情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：タスクを取得」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしましょう。

3. API接続設定を行います。
　Zohoドメイン、タスクIDを入力していきましょう。
　※タスクID欄は、ステップ2で取得したアウトプットを使用して入力してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。

4. 「テスト」をクリックします。

5. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外にGoogle スプレッドシートに同期したい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
　※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
　※下図は詳細情報を取得する場合の追加例です。

　※下図は、詳細情報を取得した後で、「Description」から「詳細情報」に項目名を変更する例です。アウトプットの一覧から対象項目の横にあるマークをクリックし、項目名を変更して保存してください。

6. 「保存する」をクリックします。

ステップ4: Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択しましょう。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　追加するレコードの値の各欄に、これまでに取得したアウトプットを使用して入力してください。
　※下図は入力例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5.「テスト」をクリックします。

6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

以上で、「Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

今回使用したフローボットテンプレート
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

Zoho CRMやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもZoho CRMやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Zoho CRMとGoogle スプレッドシートのその他の自動化例

行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成したり、Zoho CRMでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加することができます。
また、情報更新後にZoho CRMの取引先情報も更新することも可能です。

Zoho CRMを活用した自動化例

Zoho CRMでタスクが登録されたら追加する

Zoho CRMでタスクが登録されると自動でタスクを追加することができ、誤入力や登録漏れを防止します。

Zoho CRMで取引先が登録されたら取引先ごとのフォルダを作成する

手動でのフォルダ作成が不要になり、作成忘れや重複作成などのヒューマンエラーを防止できるとともに、書類管理をスムーズに進められます。

申請が行われたらZoho CRMにタスクを追加する

社内の承認プロセスを効率化し、業務の抜け漏れを防ぐことができます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートに行が追加されたら取引先を登録する

自動化により、手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるでしょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、顧客情報を更新する

Google スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されると異なるツールの顧客情報も更新できるので、顧客情報の整合性を保つことが可能です。

Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

メリット1: 業務効率の向上

連携によってタスク情報の同期が自動化されることで、手動で情報を記録・共有する手間が省けます。
営業チームメンバーやプロジェクト責任者は、タスク登録とデータ集約が自動で行われるため、作業時間を削減し、商談や資料作成、進行スケジュールの調整などに集中できるでしょう。
また、転記の際のヒューマンエラーの発生を抑えることで、Google スプレッドシートに反映される情報の正確性向上につながるはずです。

メリット2: リアルタイムな情報共有

チーム全員が同じタスク情報をリアルタイムで確認できるため、プロジェクト管理がスムーズに進められるでしょう。
リモートワークや複数拠点にまたがる業務が多い企業においても、最新の進捗をタイムリーに把握可能です。
プロジェクトの遅延防止やチーム全体のパフォーマンス向上にもつながるかもしれません。

例えば、営業担当者がZoho CRMで資料作成のタスクを作成してすぐ、チームで共有するGoogle スプレッドシートのタスク一覧ファイルにその情報が反映されます。
他のチームメンバーは、対応する商談や顧客情報をまとめて把握できるため、タスク実行に必要なデータをスムーズに提供できるでしょう。
また、タスク情報の更新時にもデータが反映されれば、商談の進捗や期限切れタスクの有無を責任者が一括でチェックできます。

まとめ

Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携し、タスク情報を自動で同期する方法を紹介しました。
連携によって、手動入力の手間を減らし、転記ミスを防ぎましょう。
リアルタイムの情報共有により、タスク担当者だけでなく責任者を含むチーム全体の業務効率化が期待できます。
ぜひ、Yoomを使って、この連携を活用してみてください。