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営業活動の情報を一元管理できるZoho CRMは業務上重要なツールですが、作成されたリードをホットプロファイルに都度反映させる必要がある場合、アプリの横断作業を手間に感じるかもしれません。
このZoho CRMとホットプロファイルの連携により、リード登録の自動化が実現でき、手動でのデータ入力の手間が省略され、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
この記事では、Zoho CRMとホットプロファイルを連携した際のメリットや具体的な設定方法について詳しく解説します。
・リード管理の効率化を図りたいと考えている方
・Zoho CRMを使用しているが、リード情報の手動入力に時間がかかる方
・リード情報の精度を向上させ、エラーを減らしたいと考えている方
・営業活動の迅速化を進め、新規顧客獲得のスピードを求めている方
・ビジネスプロセスの自動化を検討し、作業の生産性を向上させたいと考えている方
リード情報がZoho CRMで作成された際にホットプロファイルに情報が登録されることで、これまで手動でリード情報を移行していた時間が短縮されます。
例えば、ウェブやキャンペーンで集めたリードがZoho CRMに入力されると、自動的にその情報がホットプロファイルに反映され、担当者はクライアントにすぐに連絡を取ることができます。
このスピード感が競争優位性を保ち、新たな顧客獲得につなげられるかもしれません。
リードの登録を自動化することで、データ入力の際によくあるヒューマンエラーを防ぎます。
具体例として、これまで手動でデータを入力する場合、同じリード情報を何度も記入したり、間違ってデータを入力したりするリスクがありましたが、Zoho CRMとホットプロファイルの連携により、リード情報がZoho CRMに入力されると、正確な情報をそのままホットプロファイルに反映できます。
営業チームは常に正確な情報をもとにアクションを起こせるので、間違った情報からなる対応トラブルが減少するかもしれません。
この自動化フローを導入することで、多くの時間を費やしていたデータの入力作業から解放されます。
例として、従来の手動入力では、複数のリードを同時に管理する際に誤った情報がないか、情報の再確認を行う手間が発生することがありましたが、自動化によりこのようなリスクを軽減できるでしょう。
結果、担当者は登録にかかる時間を短縮でき、その分を顧客との商談やフォローアップに充てることができるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Zoho CRMでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要
Zoho CRMとホットプロファイルを併用しており、リード情報の二重入力に手間を感じていませんか？手作業でのデータ転記は、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとホットプロファイルの連携をスムーズに自動化できます。Zoho CRMに新しいリードが作成されると、自動でホットプロファイルに情報が登録されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Zoho CRMとホットプロファイルをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Zoho CRMのトリガー設定とホットプロファイルの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはZoho CRMをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
Zoho CRMのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)「ドメインURL」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
まずは1つ目のZoho CRMの接続が完了しました。
(3)次にホットプロファイルのアプリ連携を行います。
Zoho CRMのマイアプリ登録と同様に、ホットプロファイルを選択します。
(4)連携させたいホットプロファイルの「アカウント名」と「アクセストークン」、「ドメイン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Zoho CRMとホットプロファイルを併用しており、リード情報の二重入力に手間を感じていませんか？手作業でのデータ転記は、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとホットプロファイルの連携をスムーズに自動化できます。Zoho CRMに新しいリードが作成されると、自動でホットプロファイルに情報が登録されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、Zoho CRMのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zoho CRMでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「新しく見込み客が作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)「Zohoドメイン」を入力し、［テスト］をクリックします。
問題なければ［保存する］をクリックして、設定を完了させましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「リードを登録」をクリックしましょう。
(2)連携するホットプロファイルのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)移行後の画面で「会社ID」や「拠点ID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画面のように、前ステップで取得したアウトプットも活用できます。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Zoho CRMとホットプロファイルを併用しており、リード情報の二重入力に手間を感じていませんか？手作業でのデータ転記は、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとホットプロファイルの連携をスムーズに自動化できます。Zoho CRMに新しいリードが作成されると、自動でホットプロファイルに情報が登録されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
ホットプロファイルを活用している方におすすめのフローです。
メールで受信した内容を自動で登録すべき内容か分岐し、登録の必要なものだけを追加することができます。
手作業による情報の仕分けや入力を自動化することにより、登録情報の共有速度を上げ、業務効率化につなげます。
■概要
メールを受信したらリード登録がある場合、ホットプロファイルの報告に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを業務に活用している企業
・チーム全体の営業活動を可視化し、情報の共有を行う方
・顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.メールを主なコミュニケーション手段として利用している企業
・顧客からのメールで情報の収集を行う営業担当者
・メールを使用して顧客データを活用したマーケティングを行う担当者
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客管理を軸として営業に関する情報を集約することで生産性の向上に有益なツールです。
しかし受信したメールの情報を毎回手作業で登録の有無を確認し登録を行うのは、リアルタイムでの情報共有を妨げます。
このフローを使用することで、メールで受信した内容を自動で登録すべき内容か分岐し、登録の必要なものだけを追加することができます。
手作業による情報の仕分けや入力を自動化することにより、登録情報の共有速度を上げ業務効率化に繋げます。
また手入力によるミスを削減することで、共有する情報の正確性を高く保ちます。
■注意事項
・ホットプロファイルとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかどうかを担当者に確認します。
担当者が承認した場合のみ、名刺情報が登録されるため不要な情報の登録を防ぐことができます。
■概要
メールの署名情報をAIで抽出し、名刺情報登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルの名刺情報に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ分析担当者
顧客情報を分析し、マーケティング戦略や営業活動の改善に役立てたい方
ホットプロファイルのデータを他のシステムと連携させて、より高度な分析を行いたい方
2.メールによる顧客コミュニケーションが多い企業
・顧客からのメールから自動で情報を収集して顧客理解を深めたい方
・収集した情報をもとに、顧客セグメントを作成したり、ターゲティングメールを送信したりするなどマーケティング活動に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
メールの署名から手作業で名刺情報を抽出しホットプロファイルに登録するのは、時間と労力がかかってしまうことが度々あり入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することによって、メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかどうかを担当者に確認します。担当者が承認した場合のみ、名刺情報が登録されるため不要な情報の登録を防ぐことができ、より効率的な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・ホットプロファイルとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録できます。
会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoho CRMとホットプロファイルの連携は、入力ミスなどのエラーの減少や営業活動の迅速化といった多くのメリットをもたらします。
手動でのデータ入力の手間を省き、正確な情報をもとに営業活動を行うことで、競争力を高めることができるかもしれません。
ビジネスプロセスの効率化を目指している方は、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
