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Zoho CRMに追加したタスクがZendeskへ自動反映されたら便利だと思いませんか？
特に、以下のようなタスク管理をしている方におすすめです。
この場合、同じ情報をそれぞれのアプリに追加する必要があるため、二重の手間が発生してしまいますよね。
特に、管理するタスクの量が多いと大変だと思います。
そんな課題を解決するために、本記事ではノーコードツールYoomを使って、Zoho CRMとZendeskを連携し、タスクの追加作業を自動化してみたいと思います。
興味をお持ちいただけましたら、本記事の自動連携を試してみてください！
[Yoomとは]
毎回手作業でZoho CRMからZendeskへタスク情報を転記していると、情報が反映されるまでにタイムラグが生じやすいです。
そのため、「Zoho CRMのタスク情報は最新だけど、Zendeskはまだ更新されていない」という状態になりやすく、情報の一貫性を保ちづらくなります。
チーム間で情報の参照先が異なる場合、情報の不一致は認識のズレにつながります。
そこで今回紹介する自動連携を導入すると、タスク情報が迅速に反映されるため、Zendeskからも最新の情報を確認しやすくなります。
これにより、情報の一貫性が維持され、認識のズレも回避できるかもしれません。
Zoho CRMとZendeskを併用してタスク管理をしていると、同じ情報を2回入力する手間が発生して大変ですよね。
本記事の連携を使うと、Zoho CRMへのタスク追加だけで、Zendeskにも同じ情報が自動追加されます。
これまで、Zendeskに手作業でタスクを追加していた方は作業時間の短縮が期待できます。
担当者は余った時間を他の優先度の高い業務に使うことができるため、生産性の向上につながるかもしれません。
また、手作業の工数が減ることでヒューマンエラーの対策にもなるでしょう。
自動化により、入力ミスや追加し忘れのリスクが軽減されるため、正確なタスク管理が期待できます。
※注意事項
・Zendeskは一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。プランによって、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになることがあるため、ご注意ください。
・有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
では、実際にZoho CRMとZendeskを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Zoho CRMでタスクが登録されたらZendeskに追加する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記3ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらZendeskに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMを導入して営業タスクの管理をしている方
・商談や顧客対応のタスクを日々管理している方
・営業活動に関するデータをZoho CRMで一元管理している方
2.Zendeskでチーム内のタスクを管理している方
・チーム全体のタスクの可視化でZendeskを活用している方
・タスクをチケット管理してプロジェクトの進行を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRM営業活動に関する情報を一元管理することができ、顧客管理業務の負担を軽減できるのがメリットです。
また、顧客別にタスクを管理できるため、リードに合わせて進行状況を可視化し、営業活動の透明化を図ることができます。
しかし、Zendeskでチーム全体のタスクを管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを毎回追加するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されると自動でZendeskにタスクを追加できるため、タスク管理の作業を簡略化することができます。
Zendeskへのタスク追加が自動化されることで、手動による入力作業が不要になり、業務スピードと正確性を向上させることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてZoho CRMとZendeskをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.検索窓からZoho CRMとZendeskを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力
マイアプリ一覧にZoho CRMとZendeskが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「タスクが作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したZoho CRMのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、「Zohoドメイン」と「チャネルID」を指定します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、次へ進んでください。
次のページでは、記載されている手順に従い、 Webhookイベントを送信またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
テストに成功したら、そのまま保存しましょう。
次に、「タスクを取得」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、タスク情報を取得するための設定をします。
ここで取得した情報はZendeskに新しいカードを作成する際に利用できます。
「Zohoドメイン」と「タスクID」を入力して「テスト」をクリックしてください。
エラーがでなければ、保存して次に進みましょう。
では、最後のステップ「チケットを作成」をクリックしてください。
1ページ目では、アカウント情報が表示されるので確認してそのまま次のページへ進みましょう。
2ページ目では、チケットを作成するための設定を行います。
「サブドメイン」「件名」「詳細」は必須項目なので、必ず入力してください。
「件名」「詳細」はZoho CRMからアウトプットされた情報を活用して入力しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、Zoho CRMを利用した自動化事例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらLINE WORKSに通知
LINE WORKSを利用している方は以下のテンプレートがおすすめです。
顧客情報を自動で通知できるため、確認漏れの防止やスピーディな情報共有が期待できます。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。
通知内容や送信先のLINE WORKSルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、LINE WORKS、Yoomを連携してください。
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
2.Zoho CRMに商談が登録されたら、boardに案件を作成する
Zoho CRMとboardを併用している方はこちらの連携を参考にしてみてください。
この連携を使うと、Zoho CRMからboardへの情報転記が不要になるため、作業の手間を軽減することができます。
■概要
Zoho CRMに商談が登録されたら、boardに新規の案件を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMとboardの両方を利用する営業チーム
・Zoho CRMに登録した商談情報をboardにも自動で反映させたい方
・商談情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・Zoho CRMとboardで案件情報を一元管理したい方
2.Zoho CRMを主に利用する営業担当者
・boardで案件の進捗・タスク管理を行いたい方
・Zoho CRMの商談情報をboardに連携させることでより詳細な情報管理を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客管理と営業活動を効率化するツールですが、Zoho CRMで管理している商談情報を、boardなどの別プロジェクトの管理ツールにも連携させたいというニーズは少なくありません。ですが、Zoho CRMとboardを別々に運用している場合、Zoho CRMに登録された商談情報を手動でboardに転記する必要があり手間と時間がかかってしまいます。
このフローを活用すれば、Zoho CRMとboardの商談情報連携が自動化され、手作業による転記が不要になることで業務効率を改善して人的なミスの軽減にも繋がります。またZoho CRMとboardの情報が常に同期されることで、チームメンバー全員が最新の案件情報を把握することもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Slackにファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRMに見込み客を登録後Slackに通知する
今回紹介したフローは比較的シンプルなものでしたが、より高度な自動化を実現することも可能です。
こちらの連携はAIを用いることでSlackに投稿されたファイルの内容を読み取り、Zoho CRMに情報を登録することができます。
SlackとZoho CRMを利用している方は、ぜひ参考にしてみてください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに名刺のファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRM（zoho_crm_oauth）に連携して見込み客を登録後Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにファイルを送付するだけで、Zohoへの登録が完了するため手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
・もらった名刺の登録作業を全て自動化できるため、業務効率が上がります。
・Slack上でリード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
・AI-OCRが名刺情報を自動で読み取り、Zoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
■注意事項
・Slack、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
いかがでしたか？以上、Zoho CRMとZendeskの連携手順でした！
今回紹介した自動連携を使うと、Zoho CRMからZendeskへの情報反映がスピーディになります。
これにより、Zendeskでタスクの進捗管理をしている人も最新の情報を確認しやすくなるでしょう。
また、追加作業の手間を省くことができるため、作業時間の短縮につながり、生産性向上も期待できます。
「追加作業を省きたい」「タスク管理を効率化したい」とお考えの方は、ぜひ一度Yoomで自動連携を試してみてください！
まずはこちらから無料登録をお願いします！最後まで読んでいただきありがとうございました。
