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「Zoomでの定例ミーティングが終わったら、すぐに次回のフォローアップミーティングを手動で設定している…」
「毎回似たような内容なのに、都度スケジュールを調整して招待を送るのが地味に面倒…」
このように、日常的に発生するZoomミーティングの設定作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のミーティングが終了したタイミングや、フォームへの回答があったタイミングで、自動的に新しいZoomミーティングが作成される仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より重要な会議内容の検討や準備に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入して、ミーティング関連業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomを活用した自動化テンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZoomのAPIを連携させることで、ミーティングの終了といった特定のイベントをきっかけに、新しいミーティングを自動で作成するといった操作が可能になります。
これにより、手作業によるミーティング設定の手間を省き、設定漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことで、よりスムーズな業務進行を実現します。
これから具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
定例会議やプロジェクトの進捗確認ミーティングなど、定期的に開催される会議の後に、次回のフォローアップミーティングを手動で設定する手間を自動化します。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">特定のミーティングが終了したことをトリガーとして、あらかじめ設定した内容で次回のミーティングが自動で作成される</span>ため、設定の手間が省けるだけでなく、次回の予定を抜け漏れなく押さえることができます。
個別相談やオンラインイベントの申し込みなど、フォームからの回答に応じてZoomミーティングを設定する業務を効率化します。
このフローを導入することで、<span class="mark-yellow">フォームに新しい回答が送信されたタイミングで、その回答内容に基づいたZoomの定例ミーティングが自動的に作成される</span>ので、手動での対応漏れを防ぎ、参加者へ迅速に案内を送ることが可能になります。
それでは、実際にZoomの自動化フローを作成してみましょう。
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoomでミーティングが終了したら、フォローアップ用のミーティングを自動で作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、YoomとZoomのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するZoomのマイアプリ登録方法を解説します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでZoomと検索し対象アプリをクリックしてください。
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
以下の画面が表示されるので、各項目を入力し、「追加」をクリックします。
Zoomのマイアプリ連携について、詳しくはこちらをご参照ください。
下記の画面が表示されるので、内容を確認し「Allow」をクリックします。
マイアプリ画面に戻り、Zoomが追加されていることを確認してください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「ミーティングが終了したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Zoomと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Yoomと連携しているアカウントでZoomミーティングを一度作成し、終了させておきましょう。
この終了したミーティングがトリガーとなり、自動化の起点として利用されます。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でZoomをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はミーティングの終了）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Zoomでテスト用に作成し、終了したミーティングに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）を利用し、この後のステップでAI機能を用いて「次回ミーティングの日付」を自動生成します。
また、アウトプットは以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認したら「保存する」をクリックしてください。
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には各項目の横に具体的な値が表示されます。
「テキストを生成する」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
タイトルは任意で変更可能です。
アクションはプルダウンから、用途に応じて適当な項目を選択してください。
また、プロンプトの文字数によって消費するタスク数が変動しますのでご注意ください。
詳しい設定方法はこちらのヘルプページをご確認ください。
設定後、「次へ」をクリックします。
トリガーで作成・終了させたミーティングの終了日を選択して、プロンプトに挿入しましょう。
※以下の画像に表示されていませんが、実際の連携時には「ミーティングが終了したら」のアウトプットに終了日が含まれているため、その値を利用してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定したプロンプトを元に正しくテキストが生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、テキストから生成された情報が表示されます。
以下の画像に表示されているアウトプット（生成結果）は、この後のステップでZoomに新しいミーティングを作成する際に利用できます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
※以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際の連携時には「生成結果」の横に具体的な値が表示されます。
「ミーティングを作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Zoomと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でミーティングが正しく作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたミーティングの情報が一覧で表示されます。
あわせてZoomを開き、指定した内容で次回のミーティングが作成されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Zoomでミーティングが終了したタイミングで、次回のフォローアップ用ミーティングが自動で作成されるようになります。
実際にZoomでテスト用のミーティングを終了し、新しいミーティングが正しく作成されるかを確認してみましょう。
ZoomのAPIを活用することで、オンライン会議の管理や参加者対応、通知フローを効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Zoomでの自動化を導入することで、会議終了後の文字起こしや録画データの保存、通知業務をスムーズに行えます。
例えば、議事録の作成や要約をSlackやNotionに展開したり、録画データをクラウドストレージに保存することで、会議後の作業負荷を軽減できます。
チームの情報共有やリモートワークの効率化に特に役立つかもしれません！
Zoomを活用した業務の自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた繰り返し発生するミーティング設定業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なスケジュール調整から解放され、会議のアジェンダ作成や資料準備といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のミーティングだけを自動化の対象にできますか？
A：はい、可能です。
通知を受け取るミーティング主催者のメールアドレスを設定することで、特定のユーザーが主催するミーティングの終了時のみフローを起動させることができます。
さらに分岐機能を活用すれば、ミーティングIDやトピックなど、さまざまな条件に基づいて後続の処理を実行するかどうかを細かく設定可能です。
分岐設定の際は、トリガーアクションの下にある「＋」をクリックし、「分岐」のオペレーションを追加してください。これらの設定により、すべてのミーティングではなく、条件に合致した特定のミーティングのみを自動化の対象にできます。
詳しい分岐の設定方法についてはこちらをご確認ください。
Q：作成したミーティング情報を他ツールに連携できますか？
A： はい、連携可能です。
Zoomで作成したミーティング情報は、フローボットの後続アクションで他のツールにそのまま利用できます。
例えばSlackと連携すればミーティングの招待リンクを指定したチャンネルに自動で通知でき、Googleカレンダーと連携すればトピックを予定のタイトルに、招待リンクを説明欄に追加してカレンダーへ自動登録することも可能です。
設定方法としては、フローボットの設定画面で「ミーティングを作成」の下にある「＋」をクリックし、必要なアプリとアクションを追加してください。
詳しい設定方法についてはこちらもご確認ください。
Q：この自動化フローはYoomのタスクをどれくらい消費しますか？
A：基本的には、アクションの数がそのままタスク消費数としてカウントされます。
フローボットに表示されているアクション1つにつき1タスクが消費され、トリガーは原則タスク消費の対象外です。
ただし、AIを利用するアクションは例外で、1回の実行で複数のタスクを消費します。
「テキストからデータを抽出する」アクションに500文字以内のプロンプトを設定した場合、その処理だけで3タスクが消費されます。
今回ご紹介しているフローの場合、AIによるテキスト生成で3タスク、さらにZoomでミーティングを作成するアクションで1タスクを消費するため、合計で4タスクが消費されます。
タスク実行数のカウント方法について、詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
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