Zoomでミーティングが終了したら、フォローアップ用のミーティングを自動で作成する

‍■概要

Zoomでのミーティングが増え、日々の業務でZoomを操作する時間が増えていませんか。特に、ミーティング後のフォローアップミーティングの設定などを手作業で行うと、手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、次回のフォローアップミーティングを自動で作成可能です。繰り返し発生するミーティング設定の手間を省き、スムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談や打ち合わせが多く、フォローアップ設定に時間を取られている営業担当者の方
• Zoomでの定例会議が多く、次回のミーティング設定を自動化したいプロジェクトマネージャーの方
• 繰り返し発生するZoomのミーティング設定作業をなくし、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後、自動で次回のフォローアップミーティングが作成されるため、手作業での設定にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動でのミーティング作成時に起こりうる、設定漏れや参加者の招待ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、終了したミーティングの情報を基に、フォローアップミーティングのや説明文を生成します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、生成されたテキストなどを用いて新しいミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でミーティングの議題などを生成する際のプロンプトは自由に編集でき、定型文や、トリガーとなったZoomミーティングの情報を変数として設定し、内容を調整してください。
• Zoomでミーティングを作成する際、議題や説明文、開催日時などの各項目に、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。
• ミーティングに招待する参加者のメールアドレスも任意で設定可能であり、トリガーとなったミーティングの参加者を自動で引き継ぐなどの設定も行えます。

■注意事項

• ZoomとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。