フォームから回答が送信されたら、Zoomで週ごとの定例ミーティングを作成する

■概要

定期的に開催されるZoomミーティングの設定を、毎回手作業で行うことに手間を感じていませんか。特にフォームで依頼を受け付けている場合、その都度ZoomのURLを発行して共有する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、指定した条件でZoomの週次定例ミーティングを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的なZoomミーティングの設定を手作業で行っており、負担を感じている方
• フォームで受け付けた依頼内容をもとに、Zoomでのミーティング作成を自動化したい方
• Zoomを活用したコミュニケーションをより効率化し、生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、Zoomの定例ミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた設定業務の時間を短縮できます。
• 手動での情報転記や設定作業が不要になるため、Zoomミーティングの日時や議題などの設定間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「定期ミーティングを作成（週ごと）」のアクションを設定し、フォームで受け取った情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、ミーティングの議題や参加者のメールアドレスなど、Zoomミーティング作成に必要な情報を取得するための項目を自由にカスタマイズしてください。
• Zoomのオペレーションでは、ミーティングのトピックやアジェンダ、開始時間などの各項目に、フォームで取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりすることが可能です。

■注意事項

• ZoomとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398