Zoomでフォローアップを自動化！ウェビナー後のメール送信を効率化する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• ZoomとGmailをマイアプリ登録
• Zoomでミーティングが終了したら起動するトリガーの設定
• Gmailでメールを送る設定
• テストと確認

まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

ステップ1:ZoomとGmailとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はZoomとGmailをそれぞれ検索して、登録していきます。

Zoomのマイアプリ登録

では、Zoomから登録していきましょう！入力欄にZoomと入力するとZoomのアイコンが表示されるので、Zoom（OAuth）というアイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
Client ID、Client secretを入力してください。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
なお、テンプレートを使用してZoomの設定を行う際の注意点はこちらの記事を参考にしてください。

Gmailのマイアプリ登録

Gmailも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

以上で、ZoomとGmailのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にZoomとGmailのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:Zoomでミーティングが終了したら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「ミーティングが終了したら」のアイコンをクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Zoomと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「ミーティングが終了したら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔とメールアドレスを設定します。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、プランによって最短の起動間隔が異なるため、事前に確認しておきましょう！
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.フローに戻ります。
次に「ウェビナー登録者の一覧を取得」のアイコンをクリックします。

5.Zoomと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

6.ユーザーのメールアドレスとウェビナーIDを設定してください。
ユーザーのメールアドレスは入力欄をクリック→アウトプット→ミーティングが終了したらの順番でクリックすると、以下の画像のように先ほどZoomで取得した情報が表示されるので、引用しましょう。
今回はユーザーのメールアドレスを設定したいので、「ユーザーのメールアドレス」を引用しています。

ウェビナーIDはアウトプット→ミーティングが終了したらの順にクリックして、ミーティングIDを選択しましょう。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

7.次に「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。

8.コマンドオペレーションは元から設定されています。
デフォルトだとウェビナー参加者のメールアドレス、姓、名を取得するようになっています。
問題がなければそのまま何もせずフローに戻って問題ありません。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「同じ処理を繰り返す」の設定方法
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプランおよびサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランをご利用の場合、設定したフローボットやデータコネクトはエラーになってしまうので注意してくださいね。
なお、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、通常制限されているアプリも使えるので、まずはトライアルで機能を試してみるのもおすすめです！

ステップ3:Gmailでメールを送る設定

1.最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックしてください。

2.Gmailと連携するアカウント情報を設定します。

3.メール内容を設定していきます。
Toは入力欄→コマンドオペレーションの順番にクリックすると以下の画像のように、先ほど取得した情報が表示されます。
以下の画像のようにメールアドレスを挿入しましょう。

本文も編集欄をクリックすると先ほど取得した情報が表示されます。ウェビナー参加者の名前など、必要に応じて活用してくださいね。
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「メールを送付する」の設定方法
設定後は「次へ」をクリックしてメールのプレビューを確認しましょう。
内容を確認した後「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」を選択してください。

これで、【Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

今回はGmail以外のメール管理ツールを使っている人や、業務でZoomを活用している方向けに、おすすめテンプレートをサクッと紹介します！
ぜひ参考にしてみてくださいね。

Zoomウェビナー終了後、Outlookでフォローメールを自動送信する方法

まずはGmailをOutlookに変更したときの設定です。今回のZoomとGmailの連携と同様、以下のテンプレートをコピーしてください。
なお、Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。一般法人向けプランに加入していない場合、サインイン時に認証がうまくいかないことがあるので気をつけてくださいね。

コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録からテキストからデータを抽出するまでは同じステップになるので、そのあとのOutlookの設定から説明していきます。
1.コマンドオペレーションまでの設定が完了したら、「メールを送る」をクリックします。

2.Gmailの時と同じように、Outlookと連携するアカウント情報などを設定したら、メールの内容を設定していきます。
メール内容の設定もGmailの時と操作はほぼ一緒です。
Outlookの時も編集欄をクリックすると以下の画像のように情報を引用できるので、活用してくださいね。

Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからアドレスを取得しフォローメールを自動送信する方法

次に、Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからアドレスを取得しフォローメールを自動送信するテンプレートです。
今回のZoomとGmailの連携と同様、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、こちらはマイアプリ登録とアプリトリガーまでが同じステップになるので、そのあとの設定から簡単に説明していきます。
1.事前に、顧客情報の管理を行っているGoogleスプレッドシートを用意しましょう。
今回のフローでは、例として以下のように設定しています。

2.「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

3..抽出したい項目は元から設定されています。
なお、Zoomのトピックに会社名が入っていることを前提として抽出しているため、デフォルトでは会社名を抽出するようにしています。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
テキストからデータを抽出する

4.次に、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報などを設定したら、次に取得したいレコードの条件を設定しましょう。
今回はテキスト抽出で取得した値を引用して、会社名が等しいレコードを取得する条件にしています。
これにより、Google スプレッドシート上で管理している会社情報を取得でき、メール送信時に活用できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

5.最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
今回、メールの本文にはGoogle スプレッドシートから取得した情報を引用するので、入力欄→レコードを取得するの順番にクリックし、メールアドレスなどの必要な情報を挿入してください。

Zoomを使ったその他の自動化例

その他、Zoomを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！

1.Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
Zoomミーティングのたびに「議事録どうしよう…」と悩んでいませんか？
このテンプレートを使えば、ミーティング内容を自動で文字起こしし、要点をまとめてくれるから、手作業で議事録を作る手間がグッと減ります。

2.Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する
このテンプレートを使えば、Zoom会議が終わったら自動で要約が作成され、そのままGoogle Chatに通知されます。
毎週の定例会議やプロジェクト進捗会議で活用すれば、参加できなかったメンバーにもすぐに情報が共有できるので、「あの会議の内容、誰か教えて…」なんてことが減りそうですね！

3.Zoomで企業とのミーティングが終了したら、Miroに新たにボードを作成する
‍このテンプレートを使えば、会議が終わるとMiro上に新しいボードが自動で作成されます。
参加者が感じたアイデアや話し合った内容をすぐにボードにまとめられるので、情報を忘れないうちに整理できます。

まとめ

ZoomとGmailを連携することで、Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信することができるようになりました。
これで、「後でお礼のメール送ろう」と思って忘れてしまう心配がなくなり、参加者への資料提供や次回の案内もスムーズになりそうですね。
Yoomを使えばプログラミング不要・ノーコードでお礼のメールも自動化できちゃうんです！
手動でメールを送る時間を減らせれば、その分、次の企画や資料作成に集中できるようになりますよ。
「自動化ってハードル高そう…」と感じているなら、まずはYoomで身近な業務から自動化してみませんか？