Zoomウェビナー終了後、Outlookでフォローメールを自動送信する
Zoomウェビナー終了後、Outlookでフォローメールを自動送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Zoomで開催したウェビナーの後、参加者へのフォローメールの送信に手間や時間がかかっていませんか。参加者リストの作成からメールの個別送信までを手作業で行うと、対応が遅れたり送信漏れが発生したりする可能性があります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、Outlookから参加者へのフォローメール送信を自動化できるため、迅速かつ正確なフォローアップが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーの運営を担当しており、終了後のフォローメール送信を効率化したい方
- Outlookを使い、手作業で参加者へのフォローメールを送信しているマーケティング担当の方
- ウェビナー後のフォローアップを自動化し、より迅速な顧客対応を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後、参加者リストの取得からOutlookでのメール送信までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 手作業による参加者リストの転記ミスやメールの送信漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なフォローアップを実現します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 3.次に、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、参加者情報を取得します。
- 4.次に、ループ機能を用いて、取得した登録者リストのデータが一つずつ処理されるように設定します。
- 5.最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、各登録者宛にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、対象となるウェビナーを主催者のメールアドレスなどで任意に指定できます。
- ループ機能では、前段のオペレーションで取得した参加者リストなど、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名を任意で設定可能です。また、本文には固定の文章だけでなく、前段で取得した参加者の氏名などの情報を変数として差し込めます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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