Zoom会議終了後にGoogle スプレッドシートからデータを取得しメールを送る

■概要

Zoomでの会議終了後、議事録の共有や参加者へのフォローアップメールの送信に手間を感じていませんか？
特に、Google スプレッドシートで管理している情報を都度確認しながらメールを作成する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけにGoogle スプレッドシートから関連データを自動で取得し、メール送信までを完結させることができ、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談やウェビナー後、フォローメールを手作業で送っている営業・マーケティング担当の方
• Google スプレッドシートで管理する情報を基に、定型的なメールを定期的に送信している方
• 会議後のフォローアップなど、Zoomと他ツールを連携させた業務フローの自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の情報検索からメール作成・送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップ業務を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、トリガーで取得した情報から必要なテキストを抽出します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出したデータなどを基に関連する情報を取得します。
5. 最後に、メール送信機能の「メールを送る」アクションで、取得した情報を用いて作成した本文を任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、フローを起動させたいミーティングの主催者のメールアドレスなどを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、文字数に応じた変換タイプや、対象のテキスト、抽出したい項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートでレコードを取得するアクションでは、取得したいレコードの検索条件を任意で設定してください。
• メール送信機能では、送信先のメールアドレスや件名、本文などを、フロー内で取得したデータを活用して任意で設定してください。

■注意事項

• ZoomとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
• 現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくは以下もチェックしてみてください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。