【ノーコードで実現】AsanaとOCRを連携しタスクを自動作成する方法

ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを作成する

Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定のファイル（契約書、請求書など）が追加された際に、そのファイルをOCRで読み取り、内容に基づいてAsanaにタスクを自動生成します。
チームで共有しているストレージ内の重要書類に関するタスク管理を効率化し、対応漏れを防ぐのに役立ちますよ！

メールで受信したファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを作成する

GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信し、その添付ファイルをOCRで読み取ってAsanaにタスクを自動作成します。
メールで受け取った依頼や資料の内容を直接タスク化できるため、メールボックスを確認しながら別途Asanaに入力する手間がなくなります！

フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Asanaに追加するフローを作ってみよう

ここでは、Yoomのテンプレートを使って、フォームに送信されたファイルの内容をOCRで読み取り、その結果をもとにAsanaにタスクを自動で作成するフローの構築手順を解説します。
プログラミングは不要で、画面上の設定だけで簡単に自動化を実現できます。
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Asanaをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Yoomフォームのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:マイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Asanaのマイアプリ登録

では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にAsanaと入力するとAsanaのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.連携したいアカウントでログインしましょう。今回はメールアドレスでログインします。メールアドレスを入力したら、「続行」をクリックします。

2.パスワードを入力したら、ログインをクリックします。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にAsanaのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:フォームでファイルが送信されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「フォーム」のアイコンをクリックします。

フォームは元から設定されています。
デフォルトではファイルが添付できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
‍フォームの基本設定・オプション設定について

下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
通知の送信先にも関わるので、必要なら変更を。なければ「次へ」をクリックしましょう。

フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
赤枠をクリックすると、テストに使うファイルを設定できます。

取得した値には、テストで使用するファイルを設定しておきましょう。
今回はテストとして以下のファイルを使用します。
設定が終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:ファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する設定

‍次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。

※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意くださいね。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
トライアル期間中は、普段は制限されている機能やアプリも自由に試せるので、この機会にぜひお試しくださいね！

タイトルとアクションは元から設定されています。
設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと

各項目を設定していきましょう！

• ファイルの添付方法：プルダウンで選択できます。今回は「取得した値を使用する」を選択しています。
  ※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。
  使っているアプリの仕様によっては、それより少し小さくなることもあります。
  そのため、実際に操作する前に一度チェックしておくのがおすすめです！
  トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細はこちらから確認できます。
  

なお、アップロードの場合は、先ほどメールで送信した添付ファイルを追加しましょう。

• 追加で抽出したい項目：抽出したい項目を設定しましょう。デフォルトでは以下のように設定されています。
  追加したい項目があれば、入力欄の下にある注釈を確認しながら追加しましょう。
  

• 使用するAI：プルダウンで選択できます。今回はデフォルトのままにしておきます。

• 言語：プルダウンで選択できます。今回は日本語にします。
  設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
  

テストが成功すると「テスト成功」の画像が表示され、ファイルから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

最後に、「タスクを追加」のアイコンをクリックします。

Asanaと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「タスクを追加する」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう。

• タスク名：入力欄をクリックすると、以下のようにファイルから取得した情報を引用できます。ぜひ活用してください。
  

• プロジェクトID、セクションID：入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
  

その他の項目は、必須じゃないので空欄でも問題ありません。
もし設定が必要になったら、入力欄の下にある注釈をチェックしながら、ファイルから取得した情報をうまく活用してみてくださいね。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！

画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックしましょう！
念のため、テスト後はAsanaの画面でデータが反映されているか確認しておくと安心です。

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、 フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する方法でした！

Asanaを活用したその他の自動化例

Asanaは様々なツールと連携することで、さらに業務を効率化できます。
ここでは、Asanaと連携可能な他の自動化テンプレートの一部をご紹介します。

まとめ

この記事では、プログラミング不要でAsanaとOCR機能を連携させ、ファイル内のテキスト情報を基にAsanaのタスクを自動作成する方法について解説しました。
フォーム、ストレージ、メールなど、様々な入り口から受け取ったファイルに対してOCR処理を行い、その結果をAsanaに連携する具体的なテンプレートもご紹介しました。
これまで手作業で行っていた、紙の書類や画像ファイルの内容をAsanaに転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もありましたよね…
しかし、Yoomのようなツールを活用して自動化することで、これらの課題を解決できるようになります！
<span class="mark-yellow">データ入力作業から解放されることで、入力ミスのリスクを減らし、より創造的で付加価値の高い業務に時間を使うことが可能です。</span>

今回ご紹介したテンプレートは、すぐに試すことができます。設定も簡単で、専門知識は不要です。
ぜひ、AsanaとOCRの連携自動化を体験し、日々の業務効率化を実現してください！

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