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Did you know that integrating Asana with Gmail can make task management in Asana more convenient?
Asana alone has many features for project and task management, but if you have to open Asana and create a new task every time a new task arises, there is a risk of manual errors or duplication, and it can take up a lot of time.
By integrating with Gmail and automatically creating tasks in Asana when you receive emails, you can efficiently manage tasks centrally without missing important emails.
Additionally, by immediately sharing the automatically generated tasks with your team, you can enhance communication transparency and facilitate smooth project progress.
Here are two examples of workflow automation made possible by integrating these two tools.
As mentioned in the benefits, it is possible to automate task creation.
Tasks are not created unconditionally for all received emails; tasks in Asana can be automatically created only when certain conditions are met, such as receiving emails containing specific keywords in Gmail.
For example, when an email with "meeting" is received, a task for preparing the meeting can be automatically added to Asana.
This allows for immediate response without manually entering important tasks.
By setting a schedule, such as every morning at 10 AM, you can collect information on relevant tasks from Asana and send reminder emails via Gmail.
While Asana itself has reminder functions, you can check all related tasks at once and reduce the risk of forgetting deadlines by double-checking.
Now, let's explain in detail how to create a workflow for automating task creation, as introduced in Example 1, up to the point of sending chat notifications after task creation.
This example involves not only Asana and Gmail but also the integration of the chat tool Slack.
If task creation alone is sufficient, you can stop there, or you can replace Slack with another communication tool.
If you feel that integrating multiple apps or creating automation steps seems difficult, rest assured. With the no-code tool Yoom, anyone can easily perform integrations and automate workflows without programming knowledge.
For the method of "adding the content of emails received in Gmail as tasks in Asana and notifying Slack," there is a template below for your reference.
1. First, log in to Yoom, select "My Apps" from the left menu, and click "+ New Connection" on the right side of the screen.
2. From the list of new connections in My Apps, select Asana, Gmail, and Slack, which will be used this time, and connect the apps.
*For connecting Slack, please refer to here.
3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。
6.メールトリガーの条件設定をします。
「タイトル」：任意で設定してください。
「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
「トリガー条件」：Gmailからの転送設定がまだの場合はひとまず空欄とし、転送設定の完了後にタスクの自動作成の条件となる内容をそれぞれ選択・入力してください。
※Gmailからの転送設定は以下を参照してください。
Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法
7.（ここからは、Gmail転送設定の完了後のフローです。）
「次へ」をクリックします。
8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
9.ステップ2で作成したメールトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
10.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
11.アプリ一覧からAsanaを選択します。
12.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「タスクを追加」）
・アクション：「タスクを追加」を選択してください。
13.「次へ」をクリックします。
14.「API接続設定」をします。
・タスク名：任意で設定（受信メールの件名などをアウトプット参照可能）
・プロジェクトID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・セクションID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・タスクの説明：任意で設定（受信メールの本文などをアウトプット参照可能）
・担当者のメールアドレス：任意で設定（入力欄の下の注記を参照）
・開始日：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
・期日（日付）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
・期日（日時）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・コラボレーターのメールアドレス：任意で設定（追加も可能）
15.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
16.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。
17.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
18.アプリ一覧からSlackを選択します。
19.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「Slackに通知する」）
・アクション：「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
20.「次へ」をクリックします。
21.「API接続設定」をします。
・投稿先のチャンネルID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能）
・メッセージ：任意で設定できます。（受信メールの情報をアウトプット参照可能）
22.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する」フローの完成となります。
There are many other business flows that can be automated by integrating with Asana and Gmail, so here are two examples.
The first example is a business flow where a task is automatically added to Asana based on database information when a record in Yoom's database is updated under certain conditions.
It can be triggered by conditions such as a change in status, and task information such as deadlines and assignees can be freely customized.
For detailed steps, please refer to the template below.
Additionally, the second point is a business flow where the body of an email received in Gmail is directly forwarded and notified to Slack.
This allows the email content to be immediately shared with team members, aiding in strengthening collaboration among project members, as well as between customer support and sales.
For detailed instructions, please refer to the template.
The integration of Asana and Gmail enables more efficient task management.
By converting important information received via email into tasks without overlooking them, we recommend integrating these two tools. Additionally, by simultaneously integrating other communication tools to automate the entire information-sharing workflow, further enhancement of communication and smoother project progress can be expected.
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