freee人事労務とMicrosoft SharePointを連携して、freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する方法

[Yoomとは]

freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する方法

freee人事労務で登録された従業員情報をfreee人事労務 APIで受け取り、Microsoft SharePointが提供するAPIを経由して、従業員ごとのフォルダを自動で作成することが可能です。
Yoomというノーコードツールを活用することにより、プログラミング知識がなくても、この自動化を簡単に実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• freee人事労務とMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動するかを確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

ステップ1：freee人事労務とMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から「freee人事労務」と「Microsoft SharePoint」を1つずつ検索します。

freee人事労務を選択すると、以下のように表示されます。

確認して、「許可」をクリックします。

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同様にMicrosoft SharePointを選択したら、使用するアカウントでログインします。

詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されていることを確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックします。

ステップ4：freee人事労務のアクションを設定

1) アクションは「従業員が登録されたら（Webhook）」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信し、「テスト」をクリックします。
テスト成功後「保存」をクリックします。

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ステップ5：freee人事労務のアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　従業員情報の取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「従業員情報の取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

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freee人事労務のアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ6：Microsoft SharePointのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　フォルダを作成」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「フォルダを作成」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

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freee人事労務のアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【freee人事労務で従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が登録されると、Microsoft SharePointに自動で従業員ごとのフォルダを作成する仕組みです。
フォルダ名には従業員名や部署名が含まれるため、資料の整理が簡単になり、迅速なアクセスが見込めます。
これにより、手動でのフォルダ作成が不要になり、情報管理の効率化とヒューマンエラーの防止が期待できます。

2.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする
このテンプレートは、コラボフローで申請が承認されると、申請書類のPDFが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされる仕組みです。
アップロード時に部署名や申請者名をフォルダ名に含めることで、資料管理が効率化され、迅速な検索や共有が見込めます。
これにより、総務部や人事部などの担当者は手動作業を減らし、申請管理の正確性とスピード向上が期待できます。

3.Airtableで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する
このテンプレートは、Airtableで取引先が登録されると、Microsoft SharePointに自動で取引先ごとのフォルダを作成する仕組みです。
フォルダ名には取引先名や担当部署名が含まれ、資料管理がの効率化が見込めます。されます。
これにより、手動作業を省き、情報検索や共有がスムーズになり、営業部や管理部門の業務効率が向上し、ミスの削減が期待できます。

まとめ

今回は、freee人事労務で従業員が登録された際に、Microsoft SharePointに従業員ごとのフォルダを自動作成するフローをご紹介しました。
この自動化により、資料や情報を一元管理でき、手動でのフォルダ作成によるミスの削減が見込めます。
また、新入社員のオンボーディングプロセスもスムーズに進み、必要な情報へ迅速にアクセスできるため、業務への早期適応が期待できます。
さらに、情報共有が円滑になることで、部署間の連携が強化され、人事労務業務の効率化と正確性向上につながります。
Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、IT知識がなくても自動化が可能です。
業務効率化と情報管理の改善を目指す方は、ぜひこの仕組みを導入してみてください。