ビジネスの現場では、日々大量のメールと添付ファイルを扱うことが日常茶飯事です。しかし、これらのファイルを手動でダウンロードし、適切な場所に保存する作業は時間と労力を消費します。そこで、GmailとMicrosoft SharePointを連携し、受信した添付ファイルを自動的にSharePointにアップロードする方法をご紹介します。この連携により、業務効率化とセキュリティ強化を同時に実現できます。ノーコードで導入できる自動化ですので、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
GmailとMicrosoft SharePointを活用しており、ファイル管理の効率化を図りたい方
大量の添付ファイルを扱い、手動アップロードの手間を削減したいバックオフィス担当者
セキュリティを重視し、機密ファイルの安全な管理方法を検討している企業の管理者
ドキュメント検索や共有が煩雑で、業務フローの改善を目指しているプロジェクトリーダー
API連携を通じて日常業務の自動化を推進したいと考えているIT部門担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法 Gmailのデータベースにレコードが登録されたことをGmailのAPIを利用して受け取り、
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちら
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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ステップ1：GmailとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携 今回使用するGmailとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行いましょう。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
マイアプリにGmailが表示されます。
次にMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
ステップ2：テンプレートをコピー 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定 ※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠の箇所を入力しましょう。
・トリガー起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画面の分岐では、受信したGmailに添付ファイルがあった場合に起動するよう設定されています。
以下の赤枠の箇所をクリックし、Microsoft SharePointへアップロードを行うための設定を行いましょう。
以下の画面のようなAPIの設定画面が表示されます。
入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
必要事項を入力したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーをONにして、連携自動化を確認する 以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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GmailやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例 ①ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する
このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方や、自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方におすすめのフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する
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②Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納する
このフローを利用することで、手動でアンケート結果を確認して入力する手間が省けます。これにより、時間と労力を削減できます。自動化されたプロセスにより、データの抜け漏れも防止でき、正確性が向上します。Gmailで定期的にアンケートを受け取っているが、データの集計や分析に時間がかかっている方やkintoneにデータを集約しているが、Gmailとの連携を手動で行っている方におすすめのフローです。
Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納する
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③freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードすることで、契約書の一元管理が可能となります。これにより、必要な契約書を迅速に検索・参照することができ、業務の効率化が図れます。契約書の締結後、自動的に送信する運用に手間を感じている方やSharePointを利用して契約書を一元管理しているが、手動でのアップロードに時間がかかる方におすすめです。
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする
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GmailとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例 メリット1：手作業の削減と業務効率化 Gmailで受信した添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointにアップロードすることで、手動でのファイル管理作業を削減できます。これにより、従業員はダウンロードやフォルダ整理といった煩雑な作業から解放され、重要な業務に集中できます。例えば、日々多くの発注書や契約書を扱う部署では、これまでの作業時間を大幅に削減できる可能性があります。また、手動操作に伴うヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確で効率的な運用が期待できます。
メリット2：セキュリティ強化とコンプライアンス対応 添付ファイルをSharePointにアップロードすることで、セキュリティが強化されます。Gmailに留まるファイルがSharePointのセキュリティ機能によって保護され、データ漏洩や不正アクセスのリスクを軽減できます。さらに、SharePointのアクセス履歴やバージョン管理機能を活用することで、コンプライアンス要件を満たしながら、重要なドキュメントを安全に運用することが期待できます。
メリット3：ファイル検索の効率化 SharePointにアップロードされた添付ファイルは、タグ付けやメタデータの設定により簡単に検索できます。たとえば、特定の日付やプロジェクト名で検索を行えば、必要なドキュメントを即座に見つけることができます。この機能は、時間の節約につながり、特に過去の取引記録や契約内容を迅速に参照する必要がある場合に有効です。業務フローの改善に貢献し、チームの生産性向上が期待できます。
まとめ GmailとMicrosoft SharePointの連携により、手動作業の削減やセキュリティの強化、そしてファイル検索の効率化が実現できます。これらのメリットは、業務効率を大幅に向上させるだけでなく、従業員がより重要な業務に集中できる環境を作り出します。Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。 こちら
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