GmailとMicrosoft SharePointを連携して、Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法

ステップ1：GmailとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

今回使用するGmailとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行いましょう。

先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の自動化設定がスムーズに行えます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

‍

‍

マイアプリにGmailが表示されます。

次にMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行います。
 ※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。

Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。次のステップへ進みましょう。

ステップ2：テンプレートをコピー‍

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠の箇所をクリックしましょう。

赤枠の箇所を入力しましょう。

・トリガー起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
・キーワード：「添付ファイル」など入力しましょう。

入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
以下のコマンドオペレーションをクリックしましょう。

※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

以下の画面の分岐では、受信したGmailに添付ファイルがあった場合に起動するよう設定されています。
「保存する」をクリックし次の設定を進めましょう。

‍

以下の赤枠の箇所をクリックし、Microsoft SharePointへアップロードを行うための設定を行いましょう。

‍

以下の画面のようなAPIの設定画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。

入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
連携したアプリから取得した情報を簡単に入力することが可能です。

必要事項を入力したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーをONにして、連携自動化を確認する

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

GmailやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

①ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する

このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方や、自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方におすすめのフローです。

②Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納する

このフローを利用することで、手動でアンケート結果を確認して入力する手間が省けます。これにより、時間と労力を削減できます。自動化されたプロセスにより、データの抜け漏れも防止でき、正確性が向上します。Gmailで定期的にアンケートを受け取っているが、データの集計や分析に時間がかかっている方やkintoneにデータを集約しているが、Gmailとの連携を手動で行っている方におすすめのフローです。

③freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする

freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードすることで、契約書の一元管理が可能となります。これにより、必要な契約書を迅速に検索・参照することができ、業務の効率化が図れます。契約書の締結後、自動的に送信する運用に手間を感じている方やSharePointを利用して契約書を一元管理しているが、手動でのアップロードに時間がかかる方におすすめです。

GmailとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例

メリット1：手作業の削減と業務効率化

Gmailで受信した添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointにアップロードすることで、手動でのファイル管理作業を削減できます。これにより、従業員はダウンロードやフォルダ整理といった煩雑な作業から解放され、重要な業務に集中できます。例えば、日々多くの発注書や契約書を扱う部署では、これまでの作業時間を大幅に削減できる可能性があります。また、手動操作に伴うヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確で効率的な運用が期待できます。

メリット2：セキュリティ強化とコンプライアンス対応

添付ファイルをSharePointにアップロードすることで、セキュリティが強化されます。Gmailに留まるファイルがSharePointのセキュリティ機能によって保護され、データ漏洩や不正アクセスのリスクを軽減できます。さらに、SharePointのアクセス履歴やバージョン管理機能を活用することで、コンプライアンス要件を満たしながら、重要なドキュメントを安全に運用することが期待できます。

メリット3：ファイル検索の効率化

SharePointにアップロードされた添付ファイルは、タグ付けやメタデータの設定により簡単に検索できます。たとえば、特定の日付やプロジェクト名で検索を行えば、必要なドキュメントを即座に見つけることができます。この機能は、時間の節約につながり、特に過去の取引記録や契約内容を迅速に参照する必要がある場合に有効です。業務フローの改善に貢献し、チームの生産性向上が期待できます。

まとめ

GmailとMicrosoft SharePointの連携により、手動作業の削減やセキュリティの強化、そしてファイル検索の効率化が実現できます。これらのメリットは、業務効率を大幅に向上させるだけでなく、従業員がより重要な業務に集中できる環境を作り出します。Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。
この機会にアプリ連携を活用し、業務の効率化を体験してください。こちらから無料登録し、Yoomを活用してみてくださいね。