ビジネスの現場では、日々大量のメールと添付ファイルを扱うことが日常茶飯事です。しかし、これらのファイルを手動でダウンロードし、適切な場所に保存する作業は時間と労力を消費します。
そこで、GmailとMicrosoft SharePointを連携し、受信した添付ファイルを自動的にSharePointにアップロードする方法をご紹介します。
この連携により、業務効率化とセキュリティ強化を同時に実現できます。ノーコードで導入できる自動化ですので、ぜひ最後までご覧ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GmailとMicrosoft SharePointを連携してできること
GmailとMicrosoft SharePointのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の共有やファイル管理、情報登録などの作業を自動化できます。これにより、作業時間を短縮し、転記や共有ミスを防ぐことで、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の事例をいくつかご紹介します。アカウント登録（30秒で完了）後、「試してみる」ボタンをクリックするだけで、すぐにテンプレートを体験できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
この自動化により、メールの添付ファイルを手動で保存・整理する手間をなくし、正確かつ効率的にファイルを一元管理 することが可能です。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
この自動化により、受信した書類データを自動で読み取り、内容に基づいてファイル名を整理・保存できるため、手作業による管理ミスを防止 することが可能です。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの書類を、一つひとつ確認して手作業でファイル名を変更し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかる上に、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCRが内容を自動で読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointの指定フォルダへ格納するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った書類の管理やファイル名の変更に手間を感じている方 Microsoft SharePointへのファイル格納ルールが曖昧で、属人化に課題を感じている方 手作業による書類の格納ミスやファイル名の付け間違いをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailへのメール投稿からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。 手作業によるファイル名の付け間違いや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションでこのフローボットを起動するための専用メールアドレスを生成します。 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションで特定の条件に応じて後続の処理を分岐させるように設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、メールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、生成されたメールアドレスに送信するメールの件名や本文に、後続の処理で利用する情報を自由に設定できます。 分岐機能では、メールの件名に含まれるキーワード（例：「請求書」「見積書」）など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意に設定可能です。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じてAIモデルを選択したり、抽出したい項目（例：請求日、金額など）を指定したりできます。 Microsoft SharePointへのアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った「取引先名」や「日付」などを自動で含めるように設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローを作ってみよう
Gmailのデータベースにレコードが登録されたことをGmailのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いてMicrosoft SharePointにGmailで受信した添付ファイルをアップロードすることで実現が可能です。
今回はYoomというノーコード連携ツールを使用して、プログラミング不要で誰でも簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで作成していきます。
GmailとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、GmailとMicrosoft SharePointの連携動作を確認
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：GmailとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
今回使用するGmailとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録を行いましょう。
Gmailのマイアプリ連携 以下よりご確認ください。
Microsoft SharePointのマイアプリ連携
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にMicrosoft SharePointを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。 ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フローの起点となるGmailのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠の箇所を入力しましょう。
・トリガー起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
以下の画面の分岐では、受信したGmailに添付ファイルがあった場合に起動するよう設定されています。
以下の赤枠の箇所をクリックし、Microsoft SharePointへアップロードを行うための設定を行いましょう。
以下の画面のようなAPIの設定画面が表示されます。
入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
必要事項を入力したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーをONにして、連携自動化を確認する
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
GmailやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Gmailを使った自動化例
受信したメールを関係者に素早く通知したり、AI機能を活用してメール内容の要点を効率的に整理・把握できるようになります。これによりメール管理や情報共有の精度向上も見込めます
Google スプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方 Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る
試してみる
■概要
Googleフォームを活用した予約受付では、回答があるたびに手動でGoogleカレンダーに予定を登録し、確認メールを送る作業が発生しがちではないでしょうか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Googleカレンダーへの予定登録やメール送信までの一連の流れが自動化され、予約管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いた予約管理を手作業で行っている方 予約受付後のカレンダー登録漏れや、確認メールの送信忘れなどを防ぎたい担当者の方 予約管理に関連する一連の事務作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答後、カレンダー登録やメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。 手動でのデータ転記やメール作成が不要になるため、予定の登録間違いやメールの誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、フォームの回答内容を任意のスプレッドシートに記録します。 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」を設定し、フォームの回答内容を元にカレンダーへ予定を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームの質問項目は、予約受付に必要な氏名、希望日時、連絡先といった内容に合わせて自由に設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、回答内容の記録先となる任意のスプレッドシートIDやタブ（シート）名を設定することが可能です。 Googleカレンダーで予定を作成する際には、フォームから取得した回答者の氏名や希望日時などを引用し、予定のタイトルや説明欄を自由に設定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法 」をご参照ください。
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
kintone上で案件管理を行っているものの、請求フェーズになるとステータスを更新し、手作業で請求書を作成・送付する業務に手間を感じていないでしょうか。特にテーブル機能を利用している場合、明細の転記作業は複雑になりがちで、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、テーブル内の明細情報を用いてGoogle スプレッドシートから請求書を自動で発行し、Gmailで送付する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneの情報を元に、手作業で請求書発行や送付を行っている経理や営業担当者の方 テーブル機能の明細データを活用した請求書作成を自動化し、転記ミスをなくしたい方 kintoneのステータス更新を起点として、後続の請求関連業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスを更新するだけで請求書が自動発行・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 明細の転記や宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します。 さらに、kintoneの「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションで、請求明細にあたるテーブル情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先に送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの書類発行オペレーションでは、元となる請求書の雛形ファイルや、発行する書類の保存先、ファイル名などを任意で設定できます。 Gmailのメール送信オペレーションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定できるほか、本文にkintoneから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
freee会計に経費申請が作成されたら、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
freee会計で経費申請が作成されるたびに、手動で関係者にメール通知をしていませんか。この作業は定型的でありながら、対応が遅れると精算プロセス全体に影響を及ぼす可能性があり、また通知漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、freee会計に経費申請が作成されたことをトリガーに、設定した宛先へGmailで自動でメールを送信し、経費申請に関する通知業務の自動化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
freee会計での経費申請の確認や通知を手作業で行っている経理担当者の方 部下からの経費申請を迅速に把握し、承認プロセスを円滑に進めたいマネージャーの方 経費精算フローのDXを推進し、バックオフィス業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
freee会計への申請と同時にGmailで自動通知されるため、都度メールを作成して送信する手間と時間を削減することができます。 手作業による通知の送信漏れや宛先間違いを防ぎ、確実な情報伝達によって経費精算プロセスを円滑にします。 ■フローボットの流れ
はじめに、freee会計とGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでfreee会計を選択し、「経費申請が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、申請内容を通知するメールが自動送信されるように構成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したfreee会計の申請者名や金額などの情報を埋め込み、動的に作成することが可能です。 ■注意事項
freee会計、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
試してみる
■概要
Outlookに届く定型メールの内容を、一件ずつ確認してMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？こうした作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメール本文からAIが自動で必要な情報を抽出し、Microsoft Excelの指定したシートへ転記する作業を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとMicrosoft Excelを使い、メールからの情報転記を手作業で行っている方 問い合わせ内容などをExcelで管理しており、入力作業の自動化を検討している方 AIを活用して、メールからのテキスト抽出やデータ入力を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのコピー＆ペーストによる入力間違いや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定してください。 AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目名（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）でテキストを抽出するかを自由に設定できます。 Microsoft Excelへの転記設定では、対象のファイルやシート名を指定し、どの列にAIが抽出したどの情報を入力するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送して、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Google ChatとYoomを連携してください。
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
Yoomフォームに回答があったら、雇用契約書を発行しメール送付する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う雇用契約書の作成や送付業務に、手間や時間を取られていませんか？フォームに入力された情報を手作業で書類に転記し、メールを作成して送付するプロセスは、入力ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントを雛形とした雇用契約書を自動で発行し、Gmail経由で候補者へメール送付までを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
採用候補者への雇用契約書の作成・送付業務を効率化したい人事・採用担当者の方 手作業での書類作成やメール送付によるミスをなくし、業務品質を向上させたい方 バックオフィス業務の自動化を進め、より生産性の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から契約書発行、メール送付までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。 手作業での情報転記が不要になることで、候補者情報の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleドキュメントとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、Googleドキュメントの雛形から契約書を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送付する」アクションを設定し、発行した書類を添付して候補者へ送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Yoomのフォーム機能では、雇用契約書の発行に必要な情報（氏名、住所、入社日など）を自由に質問項目として設定できます。 書類発行機能では、契約書の雛形となるGoogleドキュメントのテンプレートや、発行される書類のファイル名などを任意で設定できます。 Gmailでのメール送付アクションでは、送付先はもちろん、件名や本文も自由に設定でき、フォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答されたら、Workplaceに通知しGmailでメールを送付する
試してみる
■概要
フォームに回答されたら、Workplaceに通知しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとWorkplaceを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・フォームに回答があれば、WorkplaceとGmailに通知されるため情報共有を迅速に行うことができます。
・Workplace、Gmailの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、WorkplaceのそれぞれとYoomを連携してください。
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zendeskを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskに新しいチケットが作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Microsoft SharePointを使った自動化例
Microsoft SharePointをYoomで自動化することで、ファイルの更新・共有・承認フローを効率化できます。手動操作を減らし、情報管理の正確性と業務スピードを向上させることが可能です。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。 kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。 ■注意事項
kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
プロジェクトマネージャーやチームリーダー ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者 2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者 3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
取引先からメールで送られてくる請求書などの添付ファイル、毎回手動でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この作業は単純ですが件数が多いと時間がかかり、保存忘れなどのリスクも伴います。このワークフローは、特定のメールを受信すると添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードするため、こうした手間やミスを解消し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信する請求書などのファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方 添付ファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい方 ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの添付ファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへアップロードする手間が省け、作業時間を短縮できます。 自動で処理されるため、ファイルの保存忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにメールが送信されると、フローボットが起動します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーによって取得したメールの件名や本文、添付ファイルなどの情報は、後続のオペレーションで自由に活用できます。 分岐機能では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやドライブ、フォルダ、さらにはファイル名を任意に指定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePointとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointのリストを更新するたびに、手動でMicrosoft Teamsに連絡するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。特に、複数人が関わるプロジェクトでは、迅速で正確な情報共有が不可欠です。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのリストにアイテムが追加されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できます。これにより、情報共有のプロセスが自動化され、チームの連携が円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでの情報更新を、手作業でチームに共有している方 Microsoft Teamsを使い、プロジェクトの進捗やタスクを管理している方 手作業による情報伝達の漏れや遅延をなくし、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのアイテム追加を起点に自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を削減できます。 システムが自動で通知処理を行うため、連絡漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「リストにアイテムが追加・更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのリストから取得したアイテム名などの情報を動的に埋め込めます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Jotformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Jotformで収集したアンケートや申込情報を、都度手作業でPDF化し、Microsoft SharePointに保存していませんか？この一連の作業は、件数が増えると大きな手間になるだけでなく、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、回答内容のPDF化からMicrosoft SharePointへのアップロードまでを自動で完結させ、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで収集した回答データを手作業でPDF化し、管理している方 Microsoft SharePointをファイルサーバーとして利用し、手動でのアップロードに非効率を感じている方 定型的なデータ保存業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformへの回答からPDF生成、Microsoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手動でのファイル作成やアップロード作業がなくなるため、ファイルの保存忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Jotform、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したフォームの回答内容を取得します。 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した回答内容を元にPDFファイルを作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointとの連携を設定する際は、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントをご利用ください。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方 フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方 ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
Typeformの回答内容をPDF化しMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Typeformで収集したアンケートや申込フォームの回答を、一件ずつ手作業でPDF化し、Microsoft SharePointに保存していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Typeformのフォーム送信をきっかけに、回答内容を元にしたPDFを自動で生成し、指定のMicrosoft SharePointフォルダへアップロードするため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで収集した回答を手作業でPDF化し、管理している方 回答内容をMicrosoft SharePointで管理しており、入力や保存作業を効率化したい方 手作業によるデータ転記やファイル保存時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへの回答をトリガーに、PDF作成からMicrosoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記ミスやファイルの命名規則の間違い、アップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Typeform、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、あらかじめ用意したテンプレートからPDFを生成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定して、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Typeformのトリガーでは、自動化の対象としたいフォームをご自身の環境に合わせて設定してください。 Googleスプレッドシートの「書類を発行する」オペレーションでは、PDFの元となるテンプレートや、Typeformの回答内容を反映させる項目を任意で設定します。 Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定してください。 Microsoft SharePointとの連携には、Microsoft 365の一般法人向けプランのアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、kintoneへ手作業で情報を転記する業務は手間がかかり、入力ミスや共有漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが追加されるだけで、ファイル名やURLといった情報がkintoneに自動でレコードとして追加されるため、こうした定型業務の負担を軽減し、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとkintoneを連携させてファイル管理を行っている方 手作業でのファイル情報の転記に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointにファイルが格納されるとkintoneへ自動でレコードが追加され、手作業での転記作業に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で情報を登録するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとkintoneをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を登録したいフィールドに設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneにレコードを追加する際、Microsoft SharePointのトリガーから取得したファイル名やファイルのURL、作成日時といった情報を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OneDriveへファイルをアップロードする
試してみる
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイルを、バックアップや別部署との共有のためにOneDriveへ手作業で移動させていませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが作成されるだけでOneDriveへのアップロードが自動で実行されるため、ファイル管理に関する手作業の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとOneDrive間で定期的にファイル移動を行っている方 複数部署でファイルを共有しており、手作業でのバックアップに手間を感じている方 手作業によるファイルのアップロード漏れや更新ミスを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイル作成をきっかけに自動でOneDriveへアップロードするため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの上げ忘れや二重アップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続のアクションを実行するようにします。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、トリガーで取得したファイル名や拡張子などの情報に基づき、「特定のファイルのみアップロードする」など後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。 OneDriveにファイルをアップロードする際、アップロード先のドライブや格納先のフォルダを自由に設定可能です。また、ファイル名は固定値のほか、前段のステップで取得したファイル名などを変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
OneDrive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
まとめ
GmailとMicrosoft SharePointの連携により、手動作業の削減やセキュリティの強化、そしてファイル検索の効率化が実現できます。
これらのメリットは、業務効率を大幅に向上させるだけでなく、従業員がより重要な業務に集中できる環境を作り出すのです。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。 この機会にアプリ連携を活用し、業務の効率化を体験してください。登録フォーム
よくあるご質問
Q：特定のメールだけを連携の対象に絞り込むことはできますか？
A：
今回も特定のキーワードを件名に含むメールのみ対象となりますが、他にもラベルで振り分けることができます。適宜使い分けてください。
Q：添付ファイルのファイル名を自動で変更できますか？
A：
「取得した値」や「日付」の項目からファイル名を選択しておくと、その後のフローで動的に変更されますのでお試しください。
Q：自動連携が失敗した場合、どのように気づけますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。Yoomお問い合わせ窓口
