How to link Google Sheets and Google Calendar so that when a new schedule is created in Google Sheets, it is also registered in Google Calendar

Preparation

■App Registration

1. Register the Google Sheets and Google Calendar apps.
After obtaining and logging into your Yoom account, click "Create New" from "My App Registration".

2. Select the app to register and log in with the account you will use.
Please register both Google Sheets and Google Calendar.

3. Once registered, an icon will appear in My Apps.

■Integration of Google Sheets and Yoom Database

1. Create a Google Sheet.
As an example, we prepared a sheet for meeting room reservation management with the items "Number, Date, Start Time, End Time, Event Name, Location, Remarks".

2. Select any project and click "Create an empty database" from the + button in the database.

3. Once an empty database is created, enter any title and select "Google Sheets" from "Data Connect".

Select "Get list of record information" from the dropdown for the execution action and proceed to the next step.

4. Set the Spreadsheet ID, Sheet Name, and Range fields according to the spreadsheet.
This time, we selected the pre-created spreadsheet "Meeting Room Reservation Management".

5. In the Database Display Items field, click all the items to be linked with the database and display them as shown in the image.
For the field where values must be unique, select an item where values do not duplicate, so this time we selected "Number".
Select any value from the dropdown for the Sync Frequency Setting field, turn on the Database Trigger Activation Setting, and link them.

4. Once the items selected in the Database Display Items field are displayed, the integration of Google Sheets and the database is complete!

Now, let's create a flow bot!

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フローボットの作成手順

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の「+」からプロジェクトの新規登録を行います。プロジェクト名は任意で設定してください。

2.フローボットの「+新規作成」をクリックし「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

■トリガー設定

1.フローボットの任意のタイトルと説明文を入力し、トリガーから「データベースで特定のイベントが発生したとき」を選択します。

2.任意のトリガータイトルを入力し、実行アクション欄はプルダウンから「新規作成されたら」を選択します。

3.データベースの連携項目では事前に準備したデータベースを設定します。
プロジェクト欄はデータベース保存先のプロジェクト名を選択します。

データベース欄はデータベースのタイトルを選択します。

テーブルはデータベースの連携するテーブルを選択します。ここまで設定できたら次へ進みます。

4.選択する項目がないためこのまま保存します。

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■Googleカレンダーの設定

1.「+」をクリックし、「アプリと連携する」から「Googleカレンダー」を選択します。

2.任意のタイトルを入力して、アクション欄はプルダウンから「予定を作成」を選択し次へ進みます。

3.カレンダーに予定として登録する情報を設定していきます。
カレンダーIDはGoogleカレンダーに設定しているメールアドレスを入力します。

予定のタイトル欄はレコードが新規作成されたらの「予定名」を選択します。
{{予定名}}と表示されていればOKです。
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これより下も同じやり方で設定していきます！
以下の通り選択します。

予定の開始日：「日付」
予定の開始時間：「開始時間」
予定の終了日：「日付」
予定の終了時間：「終了時間」
なお、予定の説明欄は任意で設定してください。

今回は固定文として「場所：」「詳細：」を手打ちし、変動部分はクリックしてレコードが新規作成されたらの「場所」「備考」を選択しています。
{{場所}}{{備考}}と表示されているのでOKです。

4.テスト・保存できたら、フローボット完成です！

テスト

正しく連携できているか試してみましょう！

1.トリガーをONにします。

2.事前準備で作成したデータベースを開き、データコネクト部分の項目名のどれか（日付等）をクリックして「値を更新する」を選択します。
更新が完了するとフローボットが稼働し、取得したレコードから順番に予定を作成します。
※更新完了まで多少時間がかかります。
※今回は手動更新をしていますが、更新頻度を時間間隔で設定している場合はその時間を迎えると自動更新されます。

3.連携したGoogleカレンダーを開くと、データベースの予定が登録されたことが確認できました。

更に自動化するには

Yoomにはあらゆるアプリに通知を行うことができる通知機能を始め、メールの受信をトリガーとする機能などが備わっています。

転記が完了したらYoomの完了通知機能を使って確認しよう

Yoomでは転記が完了したことを逐一メールやチャットで通知することが可能です。デフォルトではOFFになっているのでONにすることでフローの完了時に通知がされるようになります。転記がされたことを確認して予約完了のお礼や確認の連絡を実施したい場合に便利です。また、さらにアプリオペレーションを接続することで任意の普段利用しているチャットサービスに通知することが可能で、メンションや追加情報などの細かい設定も柔軟に作ることができます。

フローボット作成ページの右上３点リーダより「ワークフローの完了を通知」をONにします。

アプリとの連携を更に追加することで、普段使ってるコミュニケーションツールに通知をすることが可能です。

メールの受信をトリガーとして起動する

Yoomにはメールトリガー機能というメールの受け取りをトリガーとしてフローボットを起動する機能があります。

これを利用することで。ことで。「タイトルに〇〇を含むメールを受け取ったら起動する」といったフローの構築が可能になります。今回紹介したGoogleフォームとは異なる予約導線を利用されている場合にはこのメールトリガー機能を活用することで、今回紹介した予定管理の自動化を実現することができるかもしれません。Yoomでは正規表現や機械学習を利用してメール内容を解析することも可能なので是非検討してみてください。

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Other Examples of Automation Using Google Sheets and Google Calendar

So far, we have introduced how to register schedules from Google Sheets to Google Calendar, but with Yoom, you can automate various tasks.
First, as a reverse flow of what was explained this time, it is also possible to transfer schedules from Google Calendar to Google Sheets.

This is a flow bot that registers both customer information and calendar entries along with the form.
It seems like it can streamline operations by eliminating tasks that used to take a lot of time.

Finally, let me introduce the flow for updating events registered in Google Calendar.
This is a flow bot using Garoon and Google Calendar.

Summary

This time, we created a flow to "register schedules listed in Google Sheets to Google Calendar."
By utilizing this integration, you can achieve work efficiency improvements such as reducing the time spent on schedule adjustments and preventing input errors.
By eliminating the hassle of schedule management, you can spend more time on other tasks!

With Yoom, you can integrate various apps without code.
Let's achieve work efficiency improvements with customizations tailored to your preferences!