ストレージに追加された名刺画像を自動で翻訳・データ化する
DropboxやBoxといったオンラインストレージに名刺画像をアップロードするだけで、自動化がスタートします。
アップロードされた画像をOCRで読み取り、AIが翻訳、その結果をGoogle スプレッドシートに記録し、スキャンした名刺データをストレージに保存するフローに組み込むことで、ファイル管理と情報活用をスムーズに両立できますね！
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海外の企業とのやり取りが増える中で、外国語で書かれた名刺を受け取る機会も多いでしょう。
しかし、受け取った名刺の情報を一枚一枚手入力し、さらに翻訳するのは手間のかかる作業です。
入力ミスが起きたり、後で見返したときにどの言語で書かれていたか、誰の名刺だったか分からなくなったりする、なんて経験はありませんか？
この記事では、そんな名刺管理の悩みを解決する、便利な自動化の方法をご紹介します！
名刺の画像をOCR（光学的文字認識）技術で読み取ってテキスト情報を抽出し、それをAIが自動で翻訳。最終的にGoogle スプレッドシートなどのツールに整理して記録する、そんな自動化の流れを解説するので、最後までご覧ください！
<span class="mark-yellow">この方法を取り入れれば、面倒な手作業から解放され、受け取った名刺の情報をスムーズに管理・活用できるようになります。</span>
Yoomには「名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳して自動でデータベースに登録する」業務フロー自動化のテンプレートを用意しています。
翻訳やデータ入力の手間を解消したい方におすすめです！
すぐに試したい方は、以下のバナーをクリックして設定を始めてみましょう！
メール、オンラインストレージ、フォームなど、様々な方法で受け取った名刺画像の情報を、自動で翻訳しデータ化することが可能です。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート例をいくつか紹介していきます。
ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、ぜひ自動化を体験してみてください！
このテンプレートでは、GmailやOutlookなどのメールツールで受け取った名刺画像を自動で処理します。
メールに添付された名刺画像をOCRで読み取り、AIが内容を翻訳し、Google スプレッドシートに情報を整理して追加することで、メールボックスを都度確認したり、手作業で情報を転記したりする手間が不要になり、名刺情報の管理が格段に楽になりますよ！
DropboxやBoxといったオンラインストレージに名刺画像をアップロードするだけで、自動化がスタートします。
アップロードされた画像をOCRで読み取り、AIが翻訳、その結果をGoogle スプレッドシートに記録し、スキャンした名刺データをストレージに保存するフローに組み込むことで、ファイル管理と情報活用をスムーズに両立できますね！
イベント受付やWebサイトのお問い合わせなどで、フォームを通じて名刺画像を受け取るケースにも対応できます。
GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで画像ファイルが送信されると、それをトリガーにOCR処理とAI翻訳を実行し、抽出・翻訳された情報は自動的にGoogle スプレッドシートに追加されるため、リード情報を迅速かつ正確にデータ化し、その後のアプローチに活かすことができますよ！
ここでは、例として「Gmailで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
このフローを使えば、メールで受け取った海外の名刺情報を、手間なく日本語（または他の言語）に翻訳し、スプレッドシートに自動で記録できます！
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle スプレッドシートを検索してください。Gmailと同じ手順で連携できます。
次に、あらかじめ用意されているテンプレートをコピーします。以下のリンクからテンプレートを開き、「このテンプレートを利用する」ボタンをクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まずトリガーの起動間隔を選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補のプルダウンから選択してください。
テストする準備として、連携したGmailアドレスに名刺の画像ファイル付きメールを送信しましょう。受信したことを確認したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
アクションのプルダウンから読み取りたい内容を選択し「次へ」をクリックします。
今回はテンプレート通り「名刺を読み取る」のままでOKです。
ここからは詳細設定に移ります。ファイルの添付方法は「取得した値を使用」のままでOKです！
デフォルトでも会社名や氏名などは読み取れますが、他に追加で抽出したい項目があれば入力してください。今回はWebsiteのURLも読み取りたいので項目に加えてみました。
あとは使用するAIと名刺の言語を任意で選択してテストしてください。
成功したら保存してください。名刺画像の情報が抽出されていますね！
「翻訳する」をクリック。
こちらもステップ4と同様にテンプレートそのままで「次へ」をクリック。
こちらも詳細設定をしていきます。今回はテンプレートを使っているため既に翻訳対象のテキストが選択されていますが、追加したい項目があれば「取得した値」のプルダウンから選択できます。
翻訳したい言語を入力してテストしてください。
成功したら保存します。英語の名刺情報が日本語になっていますね！
AIオペレーション設定はこれで最後です！「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
こちらもステップ4・5と同じくテンプレートそのままで「次へ」をクリック。
テンプレートを使っているため、ここも設定を変えなくて大丈夫ですが「抽出したい項目」を増やしたい場合は追加しておきましょう。設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存します。先程選択した項目が抽出されていますね。
ここまできたらあと少しです！まずテストの準備として、レコードを追加するシートを作っておきましょう。名刺の内容に合わせて以下のように作ってみました。
シートの用意ができたらYoomの設定画面に戻って「レコードを追加する」をクリックしてください。
ステップ3と同様、実行アクションはテンプレート通り「レコードを追加する」でOKです！
スプレッドシートIDとタブ名、任意でテーブル範囲を指定して「次へ」をクリックします。
あとは先程用意したシートに対応する項目を、アウトプットを使ってどんどん選択していくだけです！
全て入力したらテストし、成功したら保存してください。
Google スプレッドシートに名刺情報が追加されていますね。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
これで、Gmailで英語の名刺画像を受け取る→画像の文字を読み取る→翻訳する→必要な項目を抽出する→Google スプレッドシートに追加するという工程を全て自動化できました。お疲れ様でした！
Yoomでは名刺翻訳以外にも、テキスト翻訳機能やGoogle スプレッドシートを活用した様々な業務自動化を実現できます。ここでは、その一部をご紹介します。
今回は、名刺情報の翻訳とデータ化を自動化する方法について解説しました。海外とのビジネスが増える中で、外国語の名刺を扱う機会は今後ますます増えていくと考えられます。
名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳し、スプレッドシートなどに自動で記録する仕組みを導入することで、これまで手間のかかっていた入力作業や翻訳作業から解放され、時間的なコストを削減できます。
Yoomを活用すれば、プログラミングの知識は不要で、今回ご紹介したような自動化フローを簡単に構築できますよ。
<span class="mark-yellow">Gmail、Outlook、Dropbox、Box、Googleフォームなど、普段お使いのツールと連携させ、OCRやAI翻訳といった機能を組み合わせることで、名刺管理だけでなく、様々な業務の効率化が見込めます！</span>
まずは無料プランで利用できるテンプレートから試してみて、その効果を実感してみてくださいね！
ビジネスに合わせてカスタマイズし、日々の業務をよりスムーズに進めるための一歩を踏み出しましょう。
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