【プログラミング不要】Google Meetの議事録作成を自動化する方法

チャットツールへ通知する

<span class="mark-yellow">Google Meetの会議内容を自動で議事録化、または文字起こし・要約し、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールに通知する</span>ことができます。会議の決定事項や要点をチームメンバーへ迅速に共有し、認識齟齬を防ぎましょう！

ストレージサービスへ保存する

<span class="mark-yellow">Google Meetの議事録ファイルをGoogle DriveやDropboxなどのストレージサービスに自動で保存する</span>ので、議事録の整理や後からの参照が容易になります。ナレッジマネジメントにも貢献しそうですよね！

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Google Meetの会議内容を議事録化してGmailに通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Meetでの会議終了後、自動で議事録を作成し、その内容をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google MeetとGmail、Google Driveのマイアプリ連携
• Google Meetのトリガー設定
• 文字起こし・議事録作成アクション設定とGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Googleサービスの連携】
Google Meet、Google Drive、Gmailは全て同じGoogleサービスのため、連携方法の手順は同じとなります。
それぞれのアプリを使用しているGoogleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
Google Meet、Google Drive、Gmailのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：会議が終了したら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　会議が終了したら」をクリックしてみましょう！

2)アクションは「会議が終了したら」選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

2) トリガーの起動間隔を選択し、ドライブID、フォルダ名、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

ここでテスト用の会議を作成し、発言を行い終了しておきましょう。

完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。

ステップ4：待機するを設定

1) フローに戻り、「待機する」のアイコンをクリックします。

2) 録画データを解析したいので、５分間待機するアクションが設定されています。
希望の時間がなければそのまま、「保存」をクリックしてください。

ステップ5：Google Meetのレコーディング情報を取得するアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコーディング情報を取得」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコーディング情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)会議IDはGoogle Meetのアウトプット情報を活用して入力してください。
入力が完了したら「保存」します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。

ステップ6：Google Meetのファイルをダウンロードするアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをダウンロードする」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)ファイルIDは先ほど同様にアウトプットから選択して入力します。
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。

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ステップ7：AIオペレーション音声データを文字起こしする設定

1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

2) アクションは「最大30分の音声文字起こし(25タスク)」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
必要に応じてアクションは変更してくださいね。
ただし、トリガーの起動間隔と同様にプランによってタスクの数に上限がありますので、ご注意ください。

3)必要事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。

ステップ8：AIオペレーション要約する設定

1) フローに戻り、「要約する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「15,000文字以内の文章から議事録を作成」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。

3)対象のテキストはアウトプット情報を活用して「解析結果」を入力してください。

入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。

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ステップ9：Gmailのアクションを設定

1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。

メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。

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これで【Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGmailに通知する】というフローが完成です。

ステップ10：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

議事録の作成やGoogle Meetを活用した自動化例

Yoomなら様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

議事録作成フローの自動化例

Google Meetを使った自動化例

まとめ

Google Meetの議事録作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">会議後の面倒な文字起こしや要約、共有といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、会議で決まったネクストアクションにすぐ着手できたり、他の重要な業務へ時間を振り分けたりすることが容易になるかもしれません！

業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしGoogle Meetの議事録作成自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！