データベース/CRMサービスのデータをもとにGoogleドキュメントのマニュアルを自動作成する
Google スプレッドシートやAirtableといったデータベースやCRMサービスに新しいデータ（製品情報、顧客対応手順など）が追加・更新された際に、その情報を基にGoogleドキュメントのマニュアルを自動で生成します。
データベースの情報を常に最新のマニュアルに反映させられるので、情報の整合性を保ち、属人化しがちなナレッジの共有を促進するのに役立ちます。
.png)
・
マニュアル作成は、業務の標準化やナレッジ共有に欠かせないプロセスですが、その作成や更新には多くの時間と手間がかかっているのではないでしょうか。
特に、新しいツールを導入したり、業務フローが変更されたりするたびに、関連情報を集め、分かりやすく整理し、フォーマットを整えてドキュメント化するのは大変な作業と言えるでしょう。
情報がフォームの回答、メールのやり取り、Google スプレッドシートなど、様々な場所に散らばっている場合は、さらに手間がかかります。
結果として、マニュアル作成が後回しになったり、情報が古くなったりすることも少なくないかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">これらの情報収集からマニュアル作成までの一連の流れを自動化できたら</span>どうでしょうか？
この記事では、プログラミングの知識がなくても、普段お使いのツールとGoogleドキュメントを連携してマニュアル作成プロセスを自動化する方法を、分かりやすく解説します。
Yoomでは、「フォームやデータベースの情報をもとに、Googleドキュメントでマニュアルを自動作成する」業務フローのテンプレートをご用意しています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Yoomを使えば、フォームへの回答、データベースへの情報追加、特定のメール受信など、様々なきっかけでGoogleドキュメントのマニュアル作成を自動化できます。
手作業での情報収集や転記、フォーマット調整といった手間のかかる作業から解放され、より効率的かつ正確にマニュアルを作成・更新することが可能です。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Googleフォームなどのフォームツールに送信された内容（例えば、新しい業務手順の入力やFAQの回答など）をトリガーとして、自動でGoogleドキュメントのマニュアルが作成されます。
<span class="mark-yellow">フォームに入力された最新情報をすぐにマニュアル化できるため、手作業での転記ミスや更新漏れを防ぐことが可能</span>です。
情報収集からドキュメント作成までの時間を短縮し、スピーディーなマニュアル展開を実現しましょう！
Google スプレッドシートやAirtableといったデータベースやCRMサービスに新しいデータ（製品情報、顧客対応手順など）が追加・更新された際に、その情報を基にGoogleドキュメントのマニュアルを自動で生成します。
データベースの情報を常に最新のマニュアルに反映させられるので、情報の整合性を保ち、属人化しがちなナレッジの共有を促進するのに役立ちます。
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメール（例えば、特定の件名を持つ問い合わせメールや、定例報告メールなど）を受信した際に、その本文や添付ファイルの内容を抽出し、Googleドキュメントのマニュアルとして自動で整理・保存します。
メールボックス内で埋もれてしまいがちな有用な情報も、手間なくマニュアルコンテンツとして蓄積できるのがメリットです。
ここでは例として、「Yoomのフォームに入力された情報をもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する」自動化フローをYoomで作成する大まかな流れをご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面上の設定だけで簡単に実現できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
今回使用するアプリを事前にYoomのマイアプリに登録しましょう。
先にマイアプリ登録を行っておくと、設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGeminiを入力し表示される候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので内容に従って入力しましょう。
APIキーの取得はこちらから。
入力後「追加」をクリックするとマイアプリにGeminiが表示されます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogleドキュメントを入力し表示される候補をクリックします。
以下のような連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGoogleドキュメントの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGoogleドキュメントが表示されます。
マイアプリ登録が完了したら次へ進みましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
マニュアルの作成と起点となるフォームの設定を行います。
テンプレートで既に設定されているので、確認をしていきましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう。
フォームを作成する画面が表示されます。
フォームの項目を変更することが可能です。
変更したい箇所をクリックし変更したい場合、内容の変更を行いましょう。
※フォームの編集についてはこちらをご確認ください。
設定完了後「次へ」をクリックしましょう。
保存した内容はアウトプット（取得した内容）として、入力に使用することができます。
今回はサンプル内容を入力しています。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
「保存する」をクリックし次の設定へ進みましょう。
フォームの回答を元にGeminiでマニュアルを作成するステップです。
以下の赤枠をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定が表示されるので内容を入力していきましょう。
モデルは最新のものを選択することをお勧めします。
プロンプトにはマニュアル作成する旨の指示を入力します。
以下の画面のようにアウトプット（取得した値）をクリックすることで、フォームの内容を利用できます。
systemInstructionは必要に応じて変更し「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、取得した値の箇所に生成された内容が表示されます。
この後、この生成された内容も入力に使用します。
「保存する」をクリックしましょう。
生成したマニュアルを作成するためドキュメントの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
今回連携するGoogleドキュメントのアカウントか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定が表示されるのでドキュメントのタイトルを以下のように、取得した値から選択し「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功するとドキュメントが作成されるので、次のステップでGoogleドキュメントでマニュアルを作成していきます。
最後にGoogleドキュメントにマニュアルのテキストを入力する設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面では再度Googleドキュメントのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントIDは既に設定されています。
追加するテキストには以下のように取得した値から選択しましょう。
「テスト」をクリックし、テスト成功したことを確認後、実際にマニュアルがGoogleドキュメントで作成できてるかを確認しましょう。
以下のようにGoogleドキュメントでマニュアルが作成されていることを確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Googleドキュメントはマニュアル作成だけでなく、契約書や見積書の作成、議事録のテンプレート生成など、様々なビジネス文書の作成・管理にも活用できます。
Yoomを使えば、これらの業務も効率的に自動化することが可能です。
ここでは、Googleドキュメントを使った他の自動化テンプレート事例をいくつかご紹介します。
この記事では、Googleドキュメントを使ったマニュアル作成業務を、プログラミング不要で自動化する方法について解説しました。フォーム入力やデータベース更新、メール受信といった日常的なアクションをきっかけに、手間のかかるマニュアル作成プロセスを自動化できるテンプレートをご紹介しました。
Yoomのような自動化ツールを活用すれば、これまでマニュアル作成に費やしていた時間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防げるでしょう。
その結果、常に最新かつ正確な情報に基づいたマニュアルを維持しやすくなり、業務の標準化やナレッジ共有がよりスムーズに進むはずです。
<span class="mark-yellow">自動化によって生まれた時間は、より創造的で付加価値の高い業務に集中するために活用できます。</span>
Yoomでは、今回ご紹介した以外にも、様々な業務を自動化するためのテンプレートを多数ご用意しています。
まずは無料プランから、その効果を体験してみてはいかがでしょうか。
きっと、あなたのビジネスの生産性向上に貢献できるはずです。
.avif)
.png)
.png)
.png)
