メールの受信をトリガーに、Googleカレンダーへ繰り返し予定を作成する
GmailやOutlookで特定の件名や差出人からのメールを受信した際に、その内容に応じてGoogleカレンダーへ繰り返し予定を自動登録します。
定期報告の依頼メールを受け取ったらリマインダーを設定する、といった使い方で活用できます！
これにより、メールチェックとカレンダー登録の手間が省け、重要な予定の抜け漏れ防止に役立ちますね。
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Googleカレンダーで毎週の定例会議や、毎月の請求書リマインダーなど、繰り返し発生する予定を手動で登録するのは、意外と手間がかかるものです。
特に複数の繰り返し予定を管理している場合、設定ミスや登録漏れのリスクも気になります。
また、予約システムからの情報を都度カレンダーに入力し直す作業も、積み重なると大きな負担になりがちです…
この記事では、こうした繰り返し予定の登録作業を自動化し、より効率的にスケジュール管理を行う方法について解説します！
<span class="mark-yellow">フォームへの入力や特定のメール受信などをきっかけに、自動でGoogleカレンダーへ繰り返し予定が登録される仕組みを作ることで、面倒な手作業から解放され、本来集中すべき業務に時間を使うことができるようになります。</span>
Yoomには「フォーム送信やメール受信などをトリガーに、Googleカレンダーへ自動で繰り返し予定を作成する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
定期的なイベントやミーティングスケジュールの管理を効率化したい方におすすめです！
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックして、ぜひお試しください！
様々なツールからのアクションをきっかけに、Googleカレンダーへ繰り返し予定を自動で登録することができます。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつか紹介します。気になる自動化例をクリックして、ぜひ試してみてください！
Webフォーム（YoomフォームやGoogleフォームなど）からの申し込みや問い合わせがあった際に、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動で毎週・毎月などの繰り返し予定を作成します。
例えば、定期的な相談会の予約受付や、継続的なサポートタスクの登録などを自動化できるため、手入力の手間や入力ミスをなくし、迅速な対応が可能になりますよ。
GmailやOutlookで特定の件名や差出人からのメールを受信した際に、その内容に応じてGoogleカレンダーへ繰り返し予定を自動登録します。
定期報告の依頼メールを受け取ったらリマインダーを設定する、といった使い方で活用できます！
これにより、メールチェックとカレンダー登録の手間が省け、重要な予定の抜け漏れ防止に役立ちますね。
SlackやMicrosoft Teamsで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された場合などに、Googleカレンダーへ繰り返し予定を自動で作成します。
チーム内で決定した定例ミーティングの日程を、チャットでの連絡と同時にカレンダーへ反映させるといった運用が可能です。
コミュニケーションツール上の決定事項をスムーズにスケジュール管理へ繋げることで、認識齟齬を防ぎますよ！
ここでは、「フォームから回答が送信されたら、Googleカレンダーに毎週の繰り返しの予定を作成する」フローを例に、Yoomでの自動化設定の基本的な流れをご紹介します。
トリガーとなるアプリ（この場合はフォーム）と、アクションを実行するアプリ（Googleカレンダー）を連携し、どのような条件で、どんな繰り返し予定を作成するかを設定します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Googleカレンダーとの連携開始画面に切り替わります。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、事前設定済みのアイコン（水色）が点灯していますが、詳細を設定するためクリックして開きます。フォームの内容を編集していきます。
この画面では、Googleカレンダーへの登録に必要な項目が質問として設定されています。
下にスクロールすると、質問項目を追加・編集できるボタンが表示されます。
右上のプレビュー表示ボタンをクリックすると、フォームの見え方を確認できます。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントは以下のボックス内で編集できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面が表示されます。各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
保存すると、フォームから内容を送信した状態になり、次の操作から値として引用できるようになります。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、フォームの回答から【曜日】を割り出し、Googleカレンダーにあった形式を生成する設定を行います。
こちらは初期設定済みです。
この、タスクとは、Yoomのフローボットを利用する上で設定されている回数券のような存在です。
→次へをクリックします。
（2/2）詳細を設定
テストに進みます。テストボタンをクリックします。成功すると、指定した形式で曜日の表記が生成されます。
保存をするをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、Googleカレンダーへの登録作業の設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
事前設定で、引用コードが埋め込まれているため、追加の設定は不要です。（設定用の指示文が入っていることがありますので、余分なテキストは削除してください）
各引用コードは、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
入力を確認したら、下へスクロールします。
内容の確認ができたら、テストボタンをクリックしましょう。成功すると、Googleカレンダー予定が登録されます。
アウトプットでは、予定IDとGoogle MeetのURLが取得できます。
保存するをクリックして次の操作に進みましょう。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーをONにすることで、グレーアウトになっていた右上のフォームのリンクをコピーボタンがアクティブに切り替わります。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Googleカレンダーは繰り返し予定の作成以外にも、様々な業務と連携して自動化できます。
ここでは、日々の業務をさらに効率化するGoogleカレンダー連携テンプレートの一部をご紹介します。
Googleカレンダーでの繰り返し予定の設定は、手作業で行うと時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります...
特に、予約受付やチーム内の定期タスク管理など、頻度が高いほどその負担は大きくなりがちです。
今回ご紹介したように、Yoomなどのノーコードツールを活用すれば、フォームへの入力、メールの受信、チャットツールでのメッセージなどをきっかけに、Googleカレンダーへの繰り返し予定登録を自動化できます！
<span class="mark-yellow">プログラミングの知識は不要で、テンプレートを使えばすぐに設定を試すことが可能です！面倒な繰り返し作業から解放され、入力ミスや登録漏れのリスクも減らせるため、より重要な業務に集中できるようになりますよ。</span>
ぜひ、Yoomのテンプレートを活用して、日々のスケジュール管理を効率化し、スマートな働き方を実現してください。
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