【ノーコードで実現】Microsoft Teamsの情報を基にレポートを自動作成してGmailで送信する方法

Microsoft Teamsの投稿内容からレポートを自動作成し、Gmailで送信するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、Microsoft Teamsに特定の投稿があった際に、その内容を含むレポートを自動で作成し、指定された宛先にGmailで送信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft TeamsとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定とGmailのアクション設定
• フロー稼働の準備

ステップ1：Microsoft TeamsとGmailのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoft TeamsアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではMicrosoft Teams）を検索して選択。

4. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
   任意のMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。

5. パスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。

6. 「マイアプリ」にMicrosoft Teamsが追加されていることを確認してください。

7. 同じくGmailも連携していきましょう。
   「アプリ一覧」でGmailを検索して選択。

8. 「Sign in with Google」をクリック。

9. 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

10. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

11. YoomからGoogleへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
    「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるチャネルの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3. 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、メッセージ投稿時により早くメールの送信が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 「チームID」は入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsアカウントのチームから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。

6. 「チャネルID」も同様に設定しましょう。

7. 設定を終えたら、Microsoft Teamsの指定したチャネルに、レポートに用いるメッセージを投稿してください。
   ※ 投稿するメッセージの例

8. フローボットに戻り「テスト」をクリック。

9. テストに成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。

アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

10. 手順7で投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これでトリガーとなるチャネルの設定が完了しました。

ステップ4：レポートの生成

ステップ3で取得したメッセージからレポートを生成していきます。

1. AIオペレーションの「レポートを生成する」クリック。

2. 任意で「タイトル」を変更。
3. 目的に応じた「アクション」をプルダウンから選択。
   生成するテキストの文字数によってタスク数が変わります。

4. 「次へ」をクリック。
5. レポート生成に用いるデータと指示を「プロンプト」に設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、トリガーアクションのメニューを開き、「メッセージ内容」を選択してください。
   ※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名　取得した値}}という形で追加されます。

「送信日時」や「送信者名」も同様に追加できます。
これら「取得した値」は、フローが稼働する度に更新されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

6. 出力したいレポートの言語を設定。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

8. テストに成功すると、メッセージ内容から生成したレポートが「取得した値」に追加されます。

9. 指示した通りにレポートが生成できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5：Gmailでレポートの送信

では、生成したレポートをGmailで送信しましょう。

1. Gmailの「メールを送る」をクリック。

2. 任意で「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントの確認。

4. メール内容の「To」にレポートを送信したいメールアドレスを設定。
5. 任意で「From」「CC」「BCC」にメールアドレスを設定。
6. 「取得した値」や「日付」を用いて、メッセージの内容に沿った「件名」と「本文」を設定。
   ステップ4のプロンプト設定と同じように、入力欄クリック時に表示される項目から、使用したい項目を選択してください。
   

7. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。
8. メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリック。

9. テストに成功したら、指定した送信先にメールが届いているかを確認しましょう。
   ※ 送信先のGmail画面

10. 正しくメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることでトリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Microsoft Teamsの指定したチャネルにメッセージを送信し、そのメッセージを元にしたレポートがGmailから送信されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Microsoft TeamsとGmailを活用したその他の自動化例

Microsoft TeamsとGmailを使った自動化は、今回ご紹介した方法以外にも様々な業務に応用できます。

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Teamsを使った便利な自動化例

Salesforceのリードオブジェクトにレコードが追加されたら通知したり、投稿されたメッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成したりできます。

Gmailを使った便利な自動化例

受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードしたり、フォローメールを自動送信したりできます。

まとめ

Microsoft TeamsとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたレポート作成やメール送信といった定型業務の負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減。</span>
これにより、担当者は報告業務に追われることなく、本来注力すべき分析や改善活動、メンバーとのコミュニケーションといった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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