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「ウェビナー開催が増えて、作成時の社内通知や参加者へのリマインドメール、終了後の録画共有といった関連業務に追われている…」
「手作業での情報連携が多く、連絡漏れや共有ミスが発生しないかいつも不安…」
このように、ウェビナー運営における煩雑な手作業に多くの時間と労力を奪われ、本来注力すべきコンテンツの質の向上や参加者とのエンゲージメント構築といったコア業務に集中できないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ウェビナー作成時の情報共有や、終了後の録画データ管理といった一連の業務プロセスを自動化できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になり、ウェビナーの効果を最大限に高めることができるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、ウェビナー運営をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ウェビナー運営に関連する様々な業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ウェビナーの運営には、作成から終了後のフォローアップまで多くのタスクが伴いますが、これらの業務を自動化することで、大幅な効率化が可能です。
ここでは、Yoomに搭載されているウェビナー自動化のテンプレートをいくつか紹介していきます。
日々の業務で手間を感じている作業や、これから効率化したいと考えているプロセスに合う内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomなどのミーティングツールで新しいウェビナーが作成された際に、その情報をSlackなどのチャットツールへ自動的に通知する</span>フローです。
関係部署への迅速な情報共有や、周知漏れの防止に繋がり、スムーズな連携体制を構築できます。
<span class="mark-yellow">Zoomなどのミーティングツールでウェビナーが作成されたタイミングで、Gmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知メールを送信する</span>こともできます。
普段メールを中心にコミュニケーションを取っているチームや外部協力者への情報伝達も確実なものになるでしょう。
<span class="mark-yellow">Zoomなどのミーティングツールでのウェビナーが終了した後、録画データを自動的にGoogle Driveなどの指定したストレージサービスにアップロードし保存する</span>ことも。
手動でのダウンロードやアップロードの手間を削減し、録画データの管理と共有を効率化します。
それでは代表的な例として、「Zoomで新しいウェビナーが作成された際に、その詳細情報をSlackの指定チャンネルへ自動で通知する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
先ずは、ZoomアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
このまま、Slackも連携していきましょう。
ZoomとSlackが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（ウェビナー作成）を設定していきます。
※ Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在、「ミーティングが終了したら」と「ミーティングのレコーディング情報を取得する（詳細はこちら）」はZoomの有料プランのみの対応となっています。
※ 取得した値が追加されている場合のイメージ
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
早速、取得したウェビナーの情報をSlackに通知しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Zoomでウェビナーを作成し、その情報がSlackの指定したチャンネルに投稿されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Zoomミーティング終了後に、AIで会議を文字起こしし、データベースに格納できるため、手作業での手間が減ります。
Googleフォームで受信した回答内容を基に、自動的にZoomで会議の作成が可能です！
ウェビナー運営に関わる様々な手作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">例えばウェビナー作成時の社内通知、関係者へのメール連絡、終了後の録画データのアップロードといった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。</span>
これにより、担当者はウェビナーの企画やコンテンツ準備、参加者とのコミュニケーションといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、ウェビナー全体の質と成果の向上に貢献するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしウェビナー運営の効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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