データベース/CRMのデータをもとに発注書を作成・格納する
Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースやCRMサービスに登録・更新された情報をトリガーとして、発注書を自動で作成しDropboxへ格納する仕組みを構築できます。
データベースと書類作成プロセスを連携させ、常に最新の情報に基づいた正確な発注書作成を実現しましょう！
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Yoomには発注書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段利用している様々なツールを起点として発注書を自動で作成し、完成したファイルを格納する自動化について、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これにより、発注業務の大幅な効率化とヒューマンエラーの削減が実現できますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
なお、今回は格納先をDropboxにしていますが、もちろんその他のクラウドストレージに格納することもできます！
Googleフォームなどのフォームツールで受け付けた回答データを基に、自動で発注書を作成しDropboxに保存することが可能です。
フォーム入力から発注書作成、保管までを一気通貫で自動化し、データ入力の手間と書類作成の時間を大幅に削減しましょう！
Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースやCRMサービスに登録・更新された情報をトリガーとして、発注書を自動で作成しDropboxへ格納する仕組みを構築できます。
データベースと書類作成プロセスを連携させ、常に最新の情報に基づいた正確な発注書作成を実現しましょう！
SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールでの特定の投稿内容をトリガーにして、発注書を自動生成しDropboxに格納することも可能です。
チャットでの依頼内容をもとにスムーズな発注書作成フローを構築し、コミュニケーションと書類作成プロセスをシームレスに連携させましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた回答内容をもとに、自動で発注書を作成し、指定されたDropboxフォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインインする
先ほど、Googleフォームでサインインしたので自動で下記の画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Dropboxの連携
1.検索する
検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面になりますので、メールアドレスを入力し「続行」を押してください。
画面が遷移し、パスワード入力欄が表示されますのでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は発注書を作成するため、下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
Googleフォームで回答した内容が反映していればOKです!
※上手く反映しない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、発注書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形となるGoogle スプレッドシートと、保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
Google スプレッドシートとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列に、Googleフォームの回答を置換後として設定しましょう。
下記のように、それぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。置き換えたい文字列を選択してください。
また、日付のタブを押すと任意の日付を選ぶこともできますので、お好きな内容で入力してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルを送る」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、ファイルをアップロードするDropboxの設定をします。
まだ、Dropboxのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のファイルにアップロードしたいと思います。
Dropboxのファイル準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Dropboxの指定したフォルダに発注書データが保存されているはずですので、確認してみましょう!
下記赤枠のように、データが保存されていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
発注書の自動作成以外にも、書類発行機能を活用した様々な業務自動化が可能です。ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
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