【ノーコードで実現】Googleフォームの回答をCSVとして自動出力し活用する方法

メールで自動送信する

<span class="mark-yellow">Googleフォームの回答CSVを指定日時に自動生成し、BoxやDropboxなどのストレージサービスに自動で保存できる</span>ので、データのバックアップや一元管理が容易になります！

‍

チャットツールへ自動通知する

<span class="mark-yellow">Googleフォームの回答CSVを指定日時に自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ通知することができる</span>ので、チーム内での迅速な情報共有や確認作業の効率化が見込めます！

Googleフォームの回答をCSVとして自動出力するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogleフォームの回答をCSVファイルとして自動で出力し、Boxの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとBoxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー（スケジュール）とアクション（Googleフォーム回答取得、CSV作成、Box保存）の設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。

Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

Google Drive

こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。

次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。

ログインができたら、権限の付与を進めてください。

権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。

Box

検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。

Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3：スケジュールトリガー「指定したスケジュールになったら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、フローボットを起動する繰り返し条件を設定します。

（1/2）実行時間の指定

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• スケジュール設定
  
  • 日付指定・曜日指定・Cron指定から選択できます。今回は毎週月曜日の朝9時にフローボットが繰り返し起動するように設定しています。

詳しく：Cron設定の設定方法

繰り返すスケジュールの設定を確認したら、保存するをクリックして進みましょう。

ステップ4：アプリと連携する「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」

テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、Googleフォームの回答一覧（Google スプレッドシート）を指定し、指定した形式（csv）でダウンロードする設定を行います。

（1/2）連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Google Driveと連携するアカウント情報
• アクション

次へをクリックして進みましょう。

（2/2）API接続設定

• ファイルID
  
  • Googleフォームの回答一覧に該当するスプレッドシートのIDを入力します。
• シートID
  
  • シート内のタブのIDを入力します。
• ファイルタイプ
  
  • 今回は、CSVを指定しています。他にも、PDFやExcelを選択できます。

下へスクロールします。

• PDFのレイアウト
  
  • CSVを選択するため、指定は不要です。ちなみに、縦か横を選択できます。
• サイズ
  
  • こちらもPDFの場合に有効な選択です。選択肢は以下です。

設定の確認ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、スプレッドシートをCSVに変換ができます。

CSVデータが、正常に取得できたことを表しています。

この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。

アウトプットについて

この値は、後の工程で引用します。

保存をクリックして次の工程に進みましょう。

ステップ4：データを操作・変換する「ファイル名の変換」

テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、ファイル名を任意の内容に変える設定を行います。

(1/1)操作条件の設定

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• 変換タイプ
• ファイル名変換対象の値

下へスクロールします。

「データを操作・変換する」の設定方法

• 変更後のファイル名
  
  • 同じフォルダに格納されるので、ユニークキーにしておく必要があります。「問い合わせフォーム回答データ」のすぐ後に、CSV作成日の動的コードを入れておきましょう。
  • 編集欄をクリックして表示されるプルダウンメニュー＜日付＜今日　表示される形式で、ファイル保存に的した形式を選択しましょう。

保存するをクリックして進みましょう。

ステップ6：アプリと連携する「ファイルをアップロード」

テンプレートの3つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作で取得した値・ファイルをBoxにアップロードする設定を行います。

（1/2）連携アカウントをアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Boxと連携するアカウント情報
• アクション

次へをクリックします。

（1/2）API接続設定

• ファイル名
  
  • 事前設定で、前の操作で取得した引用コードが埋め込まれています。ちなみに、このコードも編集欄をクリックして表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。

• 格納先フォルダのコンテンツID
  
  • こちらで、Boxのフォルダを指定します。
• ファイルの添付方法／ファイル
  
  • 事前設定で選択済みのため、追加の操作は不要です。

すべての設定を確認したら、テストボタンをクリックしましょう。成功すると、アップロードしたコンテンツIDが取得できます。

Boxのフォルダでも、CSVファイルの格納が確認できました。

保存するボタンをクリックします。

ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>

トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

Googleフォームの回答内容をAsanaやMicrosoft Excelに自動入力可能です。
Googleフォームで面談予約されると、Googleカレンダーに予約を作成できます。

まとめ

Googleフォームの回答とCSVとして自動出力することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたCSVファイルのダウンロード、そして各ツールへの転送やアップロードといった一連の作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、収集したデータをタイムリーに共有・保管し、分析やレポート作成などの次のアクションへスムーズに繋げられるようになり、データ活用のスピードと質を高めることができます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！