メールツールからの問い合わせにOutlookで自動返信する
GmailやZoho Mailで特定の条件（差出人、件名、本文のキーワードなど）に合うメールを受信した際に、Outlookから自動でメールを返信します。
共有メールアドレスへの問い合わせ対応や、特定のメールに対する一次回答などを自動化できるため、担当者のメール処理負担を軽減できます。
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「この問い合わせ、毎回手作業で返信してるけど…もっとラクにならないかな？」
「誰かがメッセージくれたのに、対応漏れてた…」
そんな状況に悩まされている方は必見です！もし、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツール、Gmailやフォームからの問い合わせに対して、Outlookで定型文を自動返信できたらどうでしょうか？やり取りの抜け漏れがなくなって、一次対応のスピードも上がるので、業務効率が良くなるはずです。
たとえば、Slackに届いた問い合わせに対して、Outlookから「受け付けました」とすぐに返信したり、フォームに入力されたメールアドレス宛に、「受付完了」の連絡を自動で送ったりできます。
この記事では、Outlookを使ったメール自動返信の具体的な方法を、チャット・メール・フォームそれぞれのパターンでご紹介していきます。忙しい日々の中でも、対応の質を落とさずに業務を効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
「すぐにでもOutlookの自動返信を試してみたい！」という方へ。
Yoomには「Outlook メール 自動返信」を実現するためのテンプレートが用意されています。
SlackやGmail、フォームなど、様々なツールからの問い合わせに対してOutlookで自動返信するフローを、すぐに試すことができます。
気になる方は、以下のボタンからテンプレートをチェックしてみてください！
Outlookを使ったメールの自動返信は、いろいろな場面で活躍します。
ここでは、問い合わせのきっかけとなるツール別に、Outlookでメールを自動返信する具体的な方法を、Yoomのテンプレートを例にご紹介します。
これらのテンプレートを使えば、複雑な設定なしで、すぐに自動化を始めることができますよ。
SlackやMicrosoft Teamsで受け取った特定のメッセージやメンションをきっかけに、Outlookから自動で定型文メールを返信します。
担当者がチャットツール上で受けた問い合わせに対し、迅速な一次対応を自動で行えるため、返信漏れを防ぎ、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。
GmailやZoho Mailで特定の条件（差出人、件名、本文のキーワードなど）に合うメールを受信した際に、Outlookから自動でメールを返信します。
共有メールアドレスへの問い合わせ対応や、特定のメールに対する一次回答などを自動化できるため、担当者のメール処理負担を軽減できます。
Webサイトに設置したGoogleフォームやYoomのフォームに回答が送信されたタイミングで、入力されたメールアドレス宛にOutlookから自動で受付完了メールやサンクスメールなどを送信します。
これにより、問い合わせ直後の迅速なレスポンスが可能になり、安心感を与え、その後のコミュニケーションをスムーズにします。
ここでは例として、Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信するフローの作成手順を解説します。
このフローを使えば、Slackでの問い合わせ受付とOutlookでの一次対応をスムーズに連携させることができます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のSlackとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Slackと検索します。
下記の画面でサインインしましょう。
うまくいかない場合、こちらを確認してください。
続いてOutlookと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定します。
こちらは、Slackのチャンネルにメッセージが投稿されてから、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここで先ほど指定したチャンネルに、以下のようなテスト投稿をします。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて特定の問い合わせの場合にのみフローを先に進める設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
今回は下記のように設定しました。
・分岐は一部有料プラン以上で利用いただける機能（オペレーション）です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、注意してください。
・一部有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
続いて投稿内容からメールアドレスを取得するため「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
変換タイプを以下から選択し、次に進みます。
()内のタスクを消費するのでご注意ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
項目は既に設定されているので。変更せずテストしましょう。
アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
続いて、抽出したメールアドレスを活用してメールを送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールして進んでください。
※ここに固定のメールアドレスを設定してしまうと、フロー起動時に毎回そのメールアドレスに送信されてしまうので、アウトプットから必ず選択してください。
アウトプットを利用することで、トリガーで取得した値をそのまま利用できます。
設定が完了したら次に進み、内容を確認しましょう。
問題なければテストし、保存します。
※テストを行うと、Outlookからメールが送信されるのでご注意ください。
実際に送信したメールを確認してみましょう。
無事に内容が反映していますね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文が自動返信されるかを確認してみましょう。
以上が「Slackで特定の問い合わせを受信したら、Outlookで定型文を自動返信する」方法でした。
OutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Salesforceでリード情報が登録されたらOutlookで自動メールを送信したり、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxやOneDriveに保存したりすることができます。また、Typeformの回答をもとにOutlookにタスクを作成したり、Outlookの予定をNotionのデータベースに自動追加することも可能です。
この記事では、「Outlookで問い合わせの自動返信をする方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。Outlookを使ったメールの自動返信は、チャットツールやフォーム、他のメールサービスと連携することで返信漏れを防ぎ、迅速な一次対応が可能です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したようなOutlookを活用した自動返信だけでなく、様々な業務を効率化するテンプレートが多数そろっています。</span>たとえば、特定の条件に応じてメールを送信したり、ファイルを自動保存したりと、日常業務を支える自動化を簡単に始められるのが特徴です。
「対応が追いつかない」「抜け漏れをなくしたい」「少しでも業務負担を減らしたい」と感じている方は、ぜひテンプレートを活用してみてください。複雑な設定は一切不要で、すぐに業務を効率化できますよ。
まずはテンプレートを試して、その効果を体験してみませんか？
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