【簡単設定】Gmailに届いたPDFをMicrosoft Teamsへ自動保存する方法

Gmailで受信したPDFをOCR・AI要約しMicrosoft Teamsに自動保存するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「Gmailで受信したメールに添付されているPDFファイルをOCRでテキスト化し、AIがその内容を要約、そしてMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動で保存する」フローを解説していきます！

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるメールと各アクション（テキスト抽出・要約・投稿）の設定
• フロー稼働の準備

前準備：テストに使用するファイルとラベルの用意

テスト用に、要約したいPDFファイル（もしくは画像ファイル）をご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書を使用します。

また、このフローボットのトリガーとなるラベルをGmailアカウントに作成しておきましょう。
参照：ラベルを作成してGmailを整理する

ステップ1：GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいGoogleアカウントとMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。

4. 「Sign in with Google」をクリック。

5. Googleのログイン画面が表示されます。
   トリガーとなるメールを受信するGoogleアカウントを選択してください。

6. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

7. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

8. マイアプリ画面にGmailが追加されていることを確認してください。

9. このまま、Microsoft Teamsも連携していきましょう。
   「アプリ一覧」でMicrosoft Teamsを検索して選択。

10. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
    Microsoft Teamsを運用しているアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
    ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
    法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

　　　　既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。

11. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

マイアプリ画面にMicrosoft Teamsも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるメールの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。

1. Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   例）「契約書ラベルのメールを受信したら」に変更
3. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くMicrosoft Teamsへの通知が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。ご注意ください。

5. 「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGmailアカウントのラベルから候補が表示されますので、対象となるラベルを選択してください。
   検索欄にラベル名を入れることで検索が楽になります。
   例）「契約書」ラベルを選択

6. テスト用に、前準備で用意したPDFファイルを添付したメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
   ※ 受信したメール

7. フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に指定したラベルのメールを受信していない場合はテストに失敗します。

8. テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。

9. テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、トリガーとなるメールの設定が完了しました。
アクションのタイトルは設定したものに変更されています。

ステップ4：テキストの抽出

OCRを使って、受信したメールの添付ファイルからテキストを抽出しましょう。
※ OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
   このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）・8,000字（10タスク）・12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4000字となっています。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

4. 「次へ」をクリック。
5. OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「取得した値を使用」「添付ファイル1」が設定されています。
   これがステップ3で取得した添付ファイルになりますので、変更は必要ありません。
6. 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
   この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
   「全ての文字列」や「全文」と設定した場合は、ファイルから全てのテキストを抽出します。
   議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。
7. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
   AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
8. 読み取るファイルの言語に合わせて、「言語」を「日本語」「英語」から選択。
9. OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
   設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ここでは例として、全文を要約するため「全ての文字列」を添付ファイルから抽出します。

10. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
    ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。

11. 要約したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、添付ファイルからテキストが抽出できました。

ステップ5：テキストの要約

抽出したテキストをAIで要約していきます。

1. AIオペレーションの「要約する」をクリック。
2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
   こちらも文字数や使用するAIタイプによってタスク数が変わります。

4. 「次へ」をクリック。
5. 「要約対象のテキスト」にステップ4で抽出したテキストを設定。
   入力欄をクリックし、「取得した値」のOCRアクションのメニューから、要約したい項目を選択してください。
   選択した項目は{{項目名　抽出された値}}の形で追加されます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
   ※ デフォルトの項目は不要であれば削除してください。

6. 「文字数」に何文字で要約するか設定。
7. 「要約の条件」に要約のプロンプトを設定。
   Microsoft Teamsに投稿するメッセージに改行を含めたい場合には、文末に<br>を指定してください。
8. 「言語」に何語で要約するか設定。
9. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

10. テストに成功すると、「取得した値」に要約結果が追加されます。
    ※ 期待する要約にならない場合には、「要約の条件」を変更して再度お試しください。

11. 要約結果を確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで抽出したテキストの要約も完了です。

ステップ6：要約結果の投稿

最後に、要約結果を含むメッセージをMicrosoft Teamsに投稿しましょう。

1. Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。

4. 「チームID」に投稿先のチャネルが属しているチームのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsアカウントのチームから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。

5. 「チャネルID」に投稿先のチャネルのIDを設定。
   選択したチーム内のチャネルが候補として表示されるため、対象となるチャネルを選択してください。

6. 「メッセージ」に投稿内容を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
   「日付」タブからは任意の形式の日付情報が、「基本情報」タブからはフローボットの起動時間などが追加できます。

7. その他、「メンション情報」や「添付ファイル情報」が設定できます。
   フローの運用方法に応じて設定してください。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
9. テストに成功したら、指定した通りMicrosoft Teamsにメッセージが投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Gmailにメールを送信し、添付ファイルの要約がMicrosoft Teamsに投稿されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

GmailやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例 

他にも、GmailやMicrosoft Teamsを活用した様々な自動化の実現が可能です！

例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Gmailを使った自動化例

Microsoft Teamsを使った自動化例

まとめ

Gmailで受信したPDFファイルのMicrosoft Teamsへの保存作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、名前変更、アップロードといった一連の作業から解放されます。</span>こヒューマンエラーによる保存ミスや共有漏れのリスクも低減するはずです。
これにより、担当者は日々繰り返される単純作業の負担から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務へと集中できる時間を創出できるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化は、専門的なプログラミング知識がなくても、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、画面上の操作だけで誰でも簡単に業務フローを構築することが可能です。
もし日々の業務の中で「この作業、自動化できないかな？」と感じるものがあれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を体験してみてください！