【ノーコードで実現】Google Meet参加者へアンケートを自動送信する方法

Google MeetとGmailを連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Meetで会議が終了したら、Gmailを使って参加者にアンケートを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google MeetとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Meetのトリガー設定とGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Gmailの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Google Meetの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle Meetと入力し、Google Meetのアイコンをクリックします。

2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Google Meetのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「会議が終了したら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、Google Meetで会議が終了したのをトリガーとするための設定をします。
この後のテスト操作で、実際にGoogle Meetで会議を終了している必要があるため、一度Google Meetで会議を立ち上げ終了してください。

Google Meetで会議を終了したら、Yoom画面に戻り「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、プランによって異なるため注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Google Meetの会議内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：Yoomのレコード取得設定

1.アクションの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.データベースの連携
ここでは、Yoomのデータベースからレコードを取得する設定をします。
まだ、対象となるYoomのデータベースを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、先ほど終了したGoogle Meetの会議IDを入力した、下記のようなデータベースを作成しました。

データベースは該当するプロジェクトをクリックし、以下赤枠の「データベース」をクリックすることで新規に作成できます！

データベースの準備が整ったら、フローボットの設定に戻ります。
下記のように、作成したデータベースの情報を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.データベース操作の詳細設定
データベースから取得するレコードを設定します。
Google Meetのアウトプットを使用して、設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。以下のように設定してください。
条件の追加などが可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Yoomのデータベース情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Gmailのメール送信設定

1.アクションの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.メールの設定
ここでは、Gmailで送信するメール内容を設定します。
下記のように、各入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、それぞれの項目に合ったアウトプットを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
なお、この後のテスト操作でメールが正しく送信されているか確認したいので、「To」には実際にメールを受け取れるメールアドレスを1つ入力してください。

今回は、下記のように各項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を選択してください。

3.メール送信のテスト
先ほど設定したメール内容が表示されるので、内容に誤りがないか確認してください。

内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認してみましょう。
下記のように、設定したメールが届いていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

Google Meetに関連するその他の自動化事例

Yoomを使えば、Google Meetを使った自動化は、今回ご紹介したアンケート以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

Google Meetでの会議後のアンケート送信業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたアンケートの配布や管理にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、参加者からのフィードバックを迅速かつ確実に収集できます。</span>
これにより、会議の成果測定や改善点の把握がスムーズになり、より質の高い会議運営へと繋げることが可能です！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！