メールの内容をAIで自動要約する
GmailやOutlookで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、指定のメールアドレスに通知します。
大量のメールの中から重要なポイントだけを効率的に確認できるため、<span class="mark-yellow">メール処理時間を短縮し、見落とし防止に役立ちます。</span>
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日々大量のメールやチャットメッセージ、会議の議事録など、多くの情報に目を通す必要がありますよね。
「重要な情報を見逃したくないけど、すべてを読む時間がない…」
「会議の内容をサッと把握したいけど、議事録を読む時間を短縮したいし…」
そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。特に、無料のツールで手軽に情報整理ができたら嬉しいですよね。
<span class="mark-yellow">この記事では、プログラミングの知識がなくても使える、AIによる自動要約の仕組みをご紹介します。</span>日々の情報収集やコミュニケーションが、ぐっと効率化できる内容です。
この方法なら、情報処理の時間を減らし、本来の業務に集中できます。
Yoomには「様々なツールからの情報をAIで自動要約する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
チャットツールでの会話、受信メール、フォームへの回答など、様々な情報をAIが自動で要約してくれます。ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつかご紹介！
これらのテンプレートを使えば、自動化の流れを、その場で試して確認できるようになります。
SlackやMicrosoft Teamsの投稿内容をAIで要約し、その結果をGmailへ自動通知できます。
これにより、長文のやり取りや重要な議論の流れを素早く把握しやすくなり、情報共有の漏れを防ぎます。</span>
GmailやOutlookで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、指定のメールアドレスに通知します。
大量のメールの中から重要なポイントだけを効率的に確認できるため、<span class="mark-yellow">メール処理時間を短縮し、見落とし防止に役立ちます。</span>
Yoomのフォーム機能やJotformなどで受け付けた回答内容をAIが自動で要約し、Gmailへ通知します。
アンケート結果の把握や、問い合わせ内容の要点整理などを自動化できるので、簡潔な情報共有が実現できます。
今回はたとえとして<span class="mark-yellow">「Slackに投稿された内容をAIで要約して、Gmailに通知する」フローの作成手順を解説します。</span>
このフローを使えば、Slackの特定のチャンネルへの投稿をAIが自動で要約し、その結果をGmailで受け取れるようになります。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめにSlackとGmailのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
まずはSlackのマイアプリ登録です。アプリの一覧からSlackを検索します。
こちらの記事を参考にマイアプリ登録を行います。以下の画面が出てきたら、使用したいワークスペースのアドレスを入力しましょう。
ワークスペースを入力したら、続行するをクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、一番下の「許可」ボタンをクリックして次に進みましょう。
マイアプリにSlackが出てきたら、登録完了です！
アプリの一覧からGmailを検索します。
以下の画面が出てきたら「 Sign in with Google」をクリックしてください。
使用したいGoogleアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインしてください。
マイアプリにGmailが出てきたら、登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
API接続設定です。トリガーの起動間隔を選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は「5分」で設定しました。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、注意してください。
チャンネルIDは、候補から選択してください。
S指定したSlackのチャンネルにメッセージが投稿されると、フローが起動するようになります。
設定ができたら、指定したチャンネルにメッセージを送った後にテストを行います。
テストが成功したら、以下のようにメッセージ内容が反映され情報が取得できます。
ここで取得した値を引用して、この後のフローを完成させていくので情報に漏れがないか確認しておきましょう！
「保存する」をクリックして、次に進みます。
「要約する」をクリックしてください。
アクションを選択してください。
今回は「GPT4o-mini」の「15,000文字以内の文章の要約」を選択しました。
設定ができたら、次に進んで下さい。
続いて、詳細を設定していきます。
要約対象テキストは、取得した値からSlackのメッセージ本文を選択しましょう。
文字数も入力してください。
要約の条件は設定例を参考に入力してください。例えば「ですます調でまとめてください」などの指定も可能です。
言語欄には、その他の言語にしたい場合に入力してください。
すべて入力ができたら、テストを行いましょう。Slackのメッセージが要約されたものが取得できました。
「保存する」をクリックして次に進みます。
「メールを送る」をクリックしてください。
さいごは、Gmailを送るための設定です。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
メールの内容を設定していきます。候補からメールアドレスを選択します。
Toにメールアドレスを入力しましょう。
件名は設定例を参考に入力してください。例えば「日報」などでもいいかもしれませんね。
本文も設定例を参考に入力してください。要約結果は取得した値を選択します。
設定ができたら次に進んで下さい。
プレビュー画面が表示されるので、メールの本文や送信情報を確認してください。
問題がなければ、テストを行いましょう。テストが成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届きます。
実際にメールが届いているか確認しましょう。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Gmail連携やAI要約機能を使えば、日々の情報整理がもっとラクに。この記事で紹介した以外にも、便利なテンプレートがたくさんあるので、ぜひ活用して業務を効率化してみてください！
今回紹介したSlackとの連携以外でも、Gmailに要約結果を通知したり、さまざまなアプリの情報をGmailに集約して整理することも可能です。
このように、GmailのAPIとAIによる要約機能を組み合わせれば、情報整理や社内共有がぐっとラクになります。もし気になるものがあれば、以下のテンプレートもぜひお試しください！
今回紹介したGmailとの連携以外にも、AIでチャットや議事録、外部情報を要約したり、社内外のデータを簡潔にまとめて通知・記録することも可能です。
このように、要約機能を活用すれば、日々の業務で発生する大量の情報を効率よく整理し、必要なポイントだけをスムーズに把握できます。もし気になるものがあれば、以下のテンプレートもぜひ試してみてください！
この記事では、AIを活用してさまざまな情報を自動で要約し、業務の効率化につなげる方法をご紹介しました。
日々、多くの情報に触れる中で「要約」は、限られた時間の中で必要な情報だけを素早く把握するのに非常に有効です。
もちろん、無料の要約アプリを探してみるのも一つの手ですが、チャット・メール・フォームなど、普段使っているツールと連携して、プログラミング不要で自動要約を実現できるのがYoomの強みです。
Yoomを使えば、Slackの投稿、受信したメール、フォームの回答といった日常的なやり取りをきっかけに、AIが自動で内容を要約し、必要な相手に通知する仕組みを簡単に作ることができます。
今回ご紹介したテンプレートを使えば、初めての方でもすぐに自動化を試せます。
情報収集や共有にかかる負担を減らしたい方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。無料プランから始められて、面倒な設定も必要ありません。
浮いた時間を、もっと大切な仕事やアイデアに使ってみませんか？
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