フォームで送信された提案書をAIで要約して通知する
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで提案書ファイルが送信された際に、そのファイルをAIが自動で要約しDiscordへ通知する</span>ことができるので、フォーム経由での提案書受付から内容把握までのプロセスをスムーズにし、対応漏れを防ぎましょう！
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「毎日届く大量の提案書、内容を把握するだけで時間が溶けていく…」
「重要なポイントを見逃さないように、提案書を要約したいけど、手間がかかりすぎる…」
このように、提案書の確認や要約作業に多くの時間を費やし、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？提案書はビジネスチャンスに繋がる重要な情報源ですが、その一つ一つに丁寧に対応するのは大変な労力が必要です。
もし、<span class="mark-yellow">メールで受け取ったり、ストレージに保存されたり、フォームで送信された提案書ファイルをAIが自動で読み取り、要約を作成して、チャットツールなどに通知してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、提案内容の迅速な把握と、より戦略的な業務への集中が可能になります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">提案書ファイルをAIで自動要約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、様々なツールを起点として、受け取った提案書ファイルをAIで自動的に要約し、その結果をDiscordへ通知する業務自動化の具体的なテンプレートを紹介します！
これにより、提案書の確認・要約作業を大幅に効率化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールサービスで提案書ファイルを受信したタイミングをトリガーとし、添付されたファイルをAIが自動で要約してDiscordに通知する</span>ことができるので、メールチェックと要約の手間を同時に削減し、迅速な情報共有を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomのフォーム機能などで提案書ファイルが送信された際に、そのファイルをAIが自動で要約しDiscordへ通知する</span>ことができるので、フォーム経由での提案書受付から内容把握までのプロセスをスムーズにし、対応漏れを防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">DropboxやBoxなどのストレージサービスに提案書ファイルがアップロードされたことを検知し、AIが自動で要約してDiscordに通知する</span>ことができるので、チーム内で共有された提案書の内容を効率的に把握し、共同作業を円滑に進めましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合うメールを受信した際に、添付された提案書ファイルをOCRで読み取り、AIで要約した上でDiscordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録します。
事前にマイアプリに登録しておくと、今後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
検索ボックスにDiscordと入力し、Discordをクリックします。
「新規登録」と表示が出ますが、通知を受け取りたいDiscordの情報を入力します。
アカウント名には管理用の名称を設定してください。例）YoomBot
アクセストークンにはDiscord Developer Portalから取得したBotトークンを設定してください。
※詳細な設定方法はこちらの記事をご確認ください。
入力したら「追加」ボタンをクリックします。
マイアプリの画面にDiscordが表示されていれば完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
特定のラベルのメールを受信したことを自動化のトリガー（起点）とするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので設定を進めましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Gmailで受信した添付ファイルから文字データを取得するための設定を進めましょう。
アクションを選択する画面は特に設定の変更は必要ないので、「次へ」をクリックしましょう。
詳細を設定の画面が表示されるので、設定を進めましょう。
添付ファイルから抽出したい項目（目的, 問題提起, 解決策の提案, 実行計画, 予算や費用）を抽出するようにテンプレートで設定されています。
使用するAIの設定ができます。デフォルトではClaudeが使用されますが指定したい場合は以下の画面から選択しましょう。
言語では、以下の画面のように言語の指定が可能です。
今回は日本語の提案書を日本語で要約するため、日本語を設定しました。
「テスト」をクリックし、実際に添付ファイルから抽出したい項目が抽出できているか確認しましょう。
今回は架空の企業の提案書をPDFにしてメールに添付しています。
テストが成功すると以下の画面に様に「取得した値」が表示されます。
これらの値も今後入力に使用することができます。
「保存する」をクリックし次の設定に進みましょう。
要約するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面では特に変更は必要ないので、「次へ」をクリックしましょう。
詳細の設定画面が表示されるので、設定を進めましょう。
要約対象にテキストの箇所にはすでに抽出した内容が入力されています。
文字数は1500と入力されていますが、任意の数字に変更することが可能です。
要約の条件には、要約する際のAIへの指示を出すことができます。
「箇条書きで生成する」「端的にまとめて」など任意で入力しましょう。
言語の箇所では、未入力の場合、入力された文章の言語で出力するとあるため、今回は入力せず進めます。
入力後「テスト」を実施しましょう。
テスト成功し、要約結果が表示されたら「保存する」をクリックしましょう。
最後にDiscordへ要約結果を送信するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
API接続設定の画面になるため、設定を進めます。
チャンネルIDをDiscordから取得し入力しましょう。
メッセージ内容には通知内容を入力します。
以下のように要約内容と、要約した内容を通知している旨が分かりやすいように設定しましょう。
「テスト」をクリックし、実際にDiscordに通知が届いているか確認してみましょう。
以下のようにメッセージを受け取ることができていれば設定完了です。
Yooｍに戻り「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
文章の要約機能を使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
提案書の内容をAIで自動要約する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで提案書の確認と要約に費やしていた時間を大幅に削減し、重要なポイントを素早く把握できるようになります。</span>これにより、提案内容への迅速なレスポンスや、より深い分析、そして本来注力すべきコア業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
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