文字起こし機能とDiscordを連携して、会議の音声データをテキスト化してDiscordに通知する方法

会議の議事録作成や情報共有に時間がかかり、効率化を図りたいと考えている方も多いのではないでしょうか。特にリモートワークやハイブリッドワークの普及により、会議の内容を適切に記録し、メンバー全員と共有することの重要性が増しています。

そんな方には、Yoomを使ったアプリ連携により、会議音声を文字起こしし、データ化してDiscordに通知する仕組みが役立ちます。このフローでは、議事録作成の負担を減らすだけでなく、情報の整理や管理のしやすさも向上させることが期待できます。

この記事では、フローの詳細と設定方法を解説しますので、ぜひご覧ください。

こんな方におすすめ

会議の議事録作成に時間がかかり、効率化を検討しているチームリーダーやマネージャーの方
リモートワークやハイブリッドワーク環境で、メンバー間の情報共有に課題を感じている方
会議内容の記録をデジタルで一元管理し、検索性を高めたいと考えている方
AIやAPIを活用した業務効率化ツールの導入を検討している企業の担当者
Discordを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいと考えている方

Discordと音声文字起こし機能の連携メリットと具体例

メリット1: 会議の議事録作成が効率化される

会議の音声データを文字起こしすることで、議事録作成の負担を大幅に軽減できます。文字起こしされたデータが作成されると、手動でメモを取る必要がなくなり、会議中に参加者が議論に集中しやすくなるというメリットがあります。
これにより、議事録の質と作成スピードの向上が期待できます。

たとえば、定例会議で発言内容を正確に記録し、後日参加者間で共有する必要がある場合、文字起こしデータをもとに迅速かつ正確な議事録を作成できます。これにより、記録作業にかかる手間を削減し、議論の本質に集中できる環境の構築が図れるでしょう。

メリット2: 情報共有のタイミングが改善される

会議の内容を文字起こしし、指定したDiscordチャンネルに通知することで、参加できなかったメンバーにもスムーズに情報を共有できます。これにより、全員がすばやく情報を把握しやすくなり、チーム全体での意思決定や対応がスムーズになるでしょう。

たとえば、出張や別業務で会議に参加できなかったメンバーが、Discord通知で文字起こしされた内容を確認し、その場でチームの状況を把握して次の行動を決めることができます。これにより、チーム全体のコミュニケーションの質の向上が期待できます。

メリット3: 会議内容の記録と活用が容易になる

文字起こしデータをDiscordに保存することで、会議の内容を履歴として残し、後から簡単に確認・活用できる環境を構築できます。テキストデータはキーワード検索が可能なため、必要な情報を効率的に見つけられる点が大きなメリットです。

たとえば、過去の会議で決定した方針や具体的な提案内容を後日確認したい場合、Discord内の通知履歴から該当する文字起こしを検索し、迅速に参照することが可能です。これにより、会議の内容が長期的に有効活用され、業務全体の効率化が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って「会議の内容を文字起こしし、Discordに通知する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

音声文字起こし機能を使ってDiscordに通知する方法

文字起こし機能とDiscordを連携して、会議の内容を文字起こししDiscordに通知する方法を解説しています。
Discordを普段から利用している方は、本記事の手順に沿うだけで誰でもノーコードで業務の自動化が可能です。

フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。

YoomとGoogle スプレッドシート・Smartsheetをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フローの詳細設定
トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：Discordをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Discordのマイアプリ連携

Discordのマイアプリ連携に必要なアクセストークンを取得するには、Discord Botの設定が必要です。
‍Discord Developer Portalからアプリケーションの新規作成をします。

アプリの名前は、任意のものに設定してください。
アイコン画像を設定し、保存をしたら左側メニュー「Installation」から次の設定に進みます。

次に、DiscordからYoomに許可する権限の追加を行います。
下記リンクを参考に設定を行い、追加するサーバーの選択をしたら権限の確認をして「追加」をクリックすればBotが追加されます。

Discord Botのマイアプリ連携方法

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Botページから「Reset Token」をクリックするとトークンが取得できるので、コピーしてYoomの画面に張り付けましょう。

マイアプリ一覧に連携をした各アプリが表示されているのを確認したら、準備完了です。

次に、詳しいフローの設定に進むので下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：トリガーを設定

最初の設定は「会議ファイルのアップロードフォーム」です。
Yoomのフォーム機能を使って、会議の音声ファイルがアップロードされたらフローが動くように設定します。

まずは、フォームの内容を設定します。

「必須」の項目を活用しながら、音声ファイルの提出用フォームに入れたい内容を設定してください。
氏名やメールアドレスなども、設定することができます。

フォームを提出した後の官僚ページに表示される文言の設定もできるので、必要であれば入力しておきましょう。
設定ができたら次に進みます。

続いてはフォーム内容の確認と、音声ファイルのアップロードです。

設定したフォームの内容を確認したら、テスト用の音声ファイルをアップロードしましょう。
フォームでの提出は、現段階ではできないので、設定時は手動でのアップロードが必要です。

設定をしたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：音声データを文字起こしする設定

続いての設定は「音声データを文字起こしする」です。
この設定では、AIオペレーションを使用します。

AIオペレーション(文字起こし)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずは、アクションの設定です。

音声データの長さと、タスク量を加味しながらアクションを決定して次に進んでください。

次に、音声データを文字起こしするための情報を取得します。

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会議ファイルのデータを設定したら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、文字起こしされた音声のアウトプットが取得できます。

確認ができたら「保存する」で、文字起こしの設定は完了です。

ステップ4：Discordへの通知設定

最後の設定は「Discordに通知する」です。
これまでに取得した情報を、Discordに送信しましょう。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルを修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次に、通知する内容の詳細設定を行います。

アウトプットを入力した部分は、取得したデータに応じて内容が変化します。
定型文が必要な場合は、直接メッセージ内容欄に文章を打ち込んでください。

設定ができたら「テスト」をクリックします。テストが成功すると、Discordに通知が届き、Yoomでアウトプットの取得ができます。

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確認ができたら「保存する」ですべての設定は終了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これで、音声ファイルがフォームを通してアップロードされたら、自動で文字起こしされDiscordに通知が届くようになりました。

設定したフローは以下のものです。

Discordを使ったその他の自動化例

Yoomには、Discordと文字起こし以外のAI機能を活用したフローがほかにもあるので、ご紹介します。

Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する

Gmailで受信した契約書をOCR機能でデータ化し、kintoneに自動で追加し、Discordで通知されるフローです。契約書の管理を効率化し、重要な情報をチームに即時共有できる仕組みが期待できます。

これにより、情報漏えいの防止や業務の迅速化が見込まれます。

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しDiscordに通知する

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取ってkintoneに自動追加し、Discordでチームに通知します。契約書データの登録作業を省力化し、スムーズな共有が可能となり、業務効率の向上が期待できます。

このフローは、チームの生産性向上をサポートするでしょう。

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Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してDiscordに通知する

Notionに登録された議事録を自動で要約し、Discordに通知するフローです。議事録のポイントを短時間で把握できるため、会議後のタスク整理や共有作業の効率化が見込まれます。

特に、情報共有のスピードアップに貢献する仕組みが期待されます。

まとめ

Yoomを活用すれば、アプリを連携して業務を効率化する仕組みを簡単に導入できます。Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても設定可能で、会議の内容を文字起こししてDiscordに通知する連携が手軽に実現できます。

これにより、チーム全体の情報共有が円滑になり、業務全体の負担軽減が期待できます。業務効率化に興味のある方は、まずは無料登録をして、その便利さを体感してみてはいかがでしょうか？