フォームで受け取った文章をAIで要約し、メールで自動送信する
フォームに入力された文章をAIで要約し、GmailやOutlookなどのメールツールで自動送信します。
関係者への報告メール作成の手間を削減したり、要約されたニュース記事を担当者に自動配信したりする際に便利ですね！
定型的な報告業務を自動化することで、より重要な業務に集中できる時間を生み出します。
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会議の議事録、長文のレポート、大量のニュース記事…。日々の業務では、多くのテキスト情報を処理する必要がありますよね。
「要点だけ早く知りたい」「内容をまとめて他の人に共有したい」と思っても、手作業での要約は時間がかかり、手間もかかります。
担当者によって要約の質にばらつきが出てしまうことも課題となりがちです…
もし、文章を入力するだけでAIが自動で要約してくれたら、情報収集や共有がもっとスムーズになると思いませんか？
<span class="mark-yellow">この記事では、プログラミングの知識がなくても、フォームに入力された文章などをAIが自動で要約し、その結果をSlackやメール、データベースなどに連携する方法をご紹介します。</span>
面倒な要約作業から解放され、業務効率をアップさせませんか？
Yoomには「フォームで受け取った文章をAIで自動要約し、結果をチャットツールやデータベースなど様々なツールに連携する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
文章の要約手間から解放されたいという方におすすめの自動化です！
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
文章の自動要約は、単に要約するだけでなく、その結果を普段使っているツールに連携することで、さらに効果を発揮します。
例えば、フォームで受け取った問い合わせ内容の要約を即座に担当者のチャットに通知したり、会議の議事録要約をナレッジベースに自動で蓄積したりできます。
実際の例をいくつか紹介していきますので、あなたの使い方に合った連携方法を見つけて、情報共有やデータ管理を効率化しましょう！
Googleフォームなどで受け付けた文章をAIが自動で要約し、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知します。
これにより、問い合わせ内容の要点共有やアンケート結果の速報などに活用でき、チーム内の情報伝達がスムーズになりますよ！
手動でのコピペや要約の手間がなくなるため、対応スピードの向上が見込めます。
フォームに入力された文章をAIで要約し、GmailやOutlookなどのメールツールで自動送信します。
関係者への報告メール作成の手間を削減したり、要約されたニュース記事を担当者に自動配信したりする際に便利ですね！
定型的な報告業務を自動化することで、より重要な業務に集中できる時間を生み出します。
フォーム送信された文章をAIで要約し、その結果をGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベース、ドキュメントツールに自動で追加します。
議事録の要約をナレッジベースに蓄積したり、顧客からのフィードバックの要点を一覧化したりするのに役立ち、情報の整理・活用が容易になりますよ！
データの転記ミスや入力漏れを防ぎ、効率的な情報管理が見込めます。
ここでは、数ある自動化フローの中から「Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Slackに通知する」フローの作成手順を解説します。
このフローを使えば、フォームに寄せられた意見や問い合わせの要点を、担当者がSlackですぐに確認できるようになります。
Yoomは、このような便利な連携もプログラミング不要で、画面操作だけで簡単に設定できるハイパーオートメーションです。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです！
パスワードを入力し「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Googleフォームと同じ手順で連携できます。
最後にSlackを検索してください。
ワークスペースのSlack URLを入力し「続行する」をクリックします。
次にメールアドレスを入力し「メールアドレスでサインインする」をクリックしてください。
メールアドレスに届く認証コードを入力します。
Yoomの投稿先を選択して「許可する」をクリックするとSlackのマイアプリ連携が完了します。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
コピーしたテンプレートを開き、設定を行います。
まず「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
テストする準備として、フォームを作成して回答したものを用意してください。今回は例として以下のようなフォームを作り、自分で回答してみました。
Googleフォームの用意ができたらYoomの設定画面に戻り、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存してください。今回は「+ 取得する値を追加」から手動で以下の赤枠の項目を追加しました！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
続いて「ファイルをダウンロードする」をクリック。
こちらもステップ3と同様に、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されます。ステップ3で用意した添付ファイルのIDを選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう！
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
アクションのプルダウンから読み取りたい内容を選択し「次へ」をクリックします。
ファイルを読み取る際の詳細を設定していきます。今回はテンプレートを使用しているので設定をそのまま使って大丈夫です！
抽出したい項目や言語など、任意で変更することもできます。設定を確認したらテストしてください。
成功したら保存します。画像ファイルからタイトルと内容を抽出できましたね！
もう1段階AIオペレーションを挟みます。「要約する」をクリック。
こちらもステップ5と同様にアクションを選択して「次へ」をクリックしてください。
詳細設定に入ります。文字数、もしあれば要約の条件、必要に応じて言語を指定してテストしてください。今回は下記のように指定してみました。
成功したら保存してください。AIによる要約結果を取得できました！
ここまできたらあと一息です！「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
ステップ3・4同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので、まず投稿先のチャンネルIDを候補のプルダウンから選択してください。
次にメッセージ内容を入力します。事前に取得したアウトプットをクリックすると簡単に作成できますよ！今回は以下の3項目を入れてみました。
内容が完成したらテストしましょう。
成功したら保存してください。Slackの指定したチャンネルにメッセージが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
お疲れ様でした！
文章の要約は、様々な業務に応用できます。ここでは、今回ご紹介したフロー以外にも、業務効率化に役立つテンプレート事例をいくつかご紹介します。
情報収集の自動化から議事録作成まで、AIと各種ツールを組み合わせることで、さらに幅広い業務を効率化できます。
今回は、AIを活用して文章を自動で要約し、その結果を様々なツールに連携する方法についてご紹介しました。
日々大量に発生するテキスト情報の処理に追われ、要点把握や情報共有に時間がかかっていた方も多いでしょう。
Yoomのようなハイパーオートメーションを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、フォームへの入力やメール受信などをきっかけにAIが自動で文章を要約し、SlackやMicrosoft Teams、Gmail、Google スプレッドシート、Notionといった普段お使いのツールに必要な情報を届ける仕組みを簡単に構築できますよ！
これにより、<span class="mark-yellow">情報収集や内容把握にかかる時間を削減できるだけでなく、チーム内での迅速な情報共有や、議事録・報告書作成といった業務の負担軽減にもつながりますね。</span>
面倒な要約作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるかもしれませんよ！
Yoomでは、今回ご紹介した以外にも様々な業務自動化テンプレートをご用意しています。
テンプレートを使えば、複雑な設定は不要ですぐに自動化を試すことも可能です。
ぜひこの機会にAIによる文章要約の自動化を体験し、業務効率化への第一歩を踏み出してみませんか？
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