メールでAsanaのタスク情報を定期的に通知する
Asanaのタスク情報を定期的に取得し、GmailやOutlookなどのメールツールを用いて、関係者に自動送信することも可能です。
プロジェクトの進捗報告や、特定の担当者へのタスク通知などを自動化することで、連絡ミスや漏れを防ぎ、ミスコミュニケーションのリスクを抑えることができるでしょう。
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Asanaは、チームのタスク管理や進捗共有にとても便利なツールですよね。しかし、多くのプロジェクトやタスクを抱えていると、
「定期的に特定のタスクの状況をチェックしたい」
「他のツールにもスムーズに情報を連携させたい」
といったニーズをお持ちではないでしょうか？
たとえば、毎週月曜日の朝に担当プロジェクトの未完了タスクを一覧で確認したり、特定のステータスのタスクをチャットツールに通知して共有したり…。
これらの確認や連携作業を手動で行うのは意外と時間がかかり、抜け漏れといったミスの発生リスクもありますよね。
そこで本記事では、Asanaのタスク情報を自動で取得し、他のツールへデータを連携する方法についてご紹介します。
この便利な仕組みはノーコードで実現できるので、非エンジニアの方もご安心ください！最後まで読めば、業務効率を向上させるヒントがきっと見つかるはずです。
Yoomには、「Asanaのタスク情報を、チャットツールやメール、データベースなどに自動で連携する」ためのテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試してみたい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、早速スタートしてみましょう！
スケジュール機能をトリガーとして活用すれば、Asanaから定期的にタスク情報を取得し、様々なツールへ自動で連携させることが可能です。
これにより、手動での確認作業や情報共有の手間を削減し、タスク管理をより効率的に行えるでしょう。
ここでは、実際の業務自動化例をいくつか紹介していきます。気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！
指定した条件のタスク情報をAsanaから定期的に取得し、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動で通知することができます。
チームメンバーへのリマインドや進捗状況の共有を円滑化し、効率的なプロジェクト進行をサポートします。
Asanaのタスク情報を定期的に取得し、GmailやOutlookなどのメールツールを用いて、関係者に自動送信することも可能です。
プロジェクトの進捗報告や、特定の担当者へのタスク通知などを自動化することで、連絡ミスや漏れを防ぎ、ミスコミュニケーションのリスクを抑えることができるでしょう。
定期的にAsanaのタスク情報を取得し、Google スプレッドシートやNotionなどのデータベースやCRMサービスに自動でデータを追加・更新することもできます。
タスクデータの蓄積や分析、他の情報との連携がスムーズになり、プロジェクト管理の精度を高めることが期待できます。
今回は、「特定のスケジュールにAsanaから特定のプロジェクトのタスク情報を取得し、その内容をSlackに自動で通知する」フローの作成方法を解説していきます。
Yoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する、マイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、その後のフローの設定がスムーズに進みます。
まずはYoomのアカウントにログインしましょう！
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 入力欄から、Yoomと連携したいアプリをアプリ名で検索できるのでご活用ください。
では、さっそくAsanaからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にAsanaと入力するとAsanaのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1. Yoomと連携したいアカウントでログインしてください。今回はメールアドレスでログインしてみました！入力後、「続行」をクリックします。
2. パスワードを入力したら「ログイン」をクリックして、マイアプリ登録完了です！
Slackも先ほど同様に入力欄で検索し、アイコンをクリックします。
1. 以下のログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するワークスペースのURLを入力してください。
2. アクセス権限の許可画面が表示されます。
Yoomと連携する投稿先チャンネルをプルダウンから選択し、「許可する」をクリックしてください。
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠のテキストが表示されます。
マイアプリ欄にAsanaとSlackのアイコンが表示されていることを確認しましょう。
ここからいよいよ、実際にフローの作成を進めていきます。
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用しましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！
※コピーしたテンプレートは、自動的に「マイプロジェクト」に格納されます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう。
まずは、指定したスケジュールになったらフローボットが自動的に起動するようにするため、スケジュールトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートの一番上にある、「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
テンプレートを使用しているため、デフォルトで「毎日午前9時になったらAsanaからタスク情報を取得して、Slackに通知する」ように設定されています。
変更がなければ、編集せずこのままでOKです！
活用する業務内容に合わせて自由にスケジュールを設定し、最後に「保存する」をクリックしてくださいね。
さらに、Cron設定を活用すると、実行頻度を細かく調整できます。気になる方は、こちらのページをチェックしてみてください！
次に、Asanaからタスクの詳細を取得する設定を行います。
「タスクの詳細を取得」をクリックしてください。
「Asanaと連携するアカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。アクションは「タスクの詳細を取得」のままにし、「次へ」をクリックしましょう。
次に、タスクIDの設定です。
タスクIDは、下図URLの赤枠部分がタスクIDとなります。
定期的にタスク情報を取得し、Slackに自動通知する該当のタスクIDを入力し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功するとAsanaから取得したタスク情報がアウトプットとして取得され、後続のフローでタスク情報を引用できるようになります。
アウトプットってなに？と思った方は、以下のリンクをご覧ください。
アウトプットについて
正しくタスク情報を取得できていることを確認したら、忘れずに「保存する」をクリックしてくださいね！
最後に、Asanaから取得したタスク情報を、Slackに通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
先ほど同様に、「Slackと連携するアカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されているはずです。使用するアカウントで間違いないか、確認しましょう。アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままにし、「次へ」をクリックしてください。
続いて、各項目を設定していきましょう。
設定完了後、「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」の画面が表示されたら、実際にSlackに通知が届いていることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！
ここまでお疲れ様でした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」にして、設定したフローボットが正常に動作するか確認してみてくださいね。
以上が、「定期的にAsanaでタスク情報を取得して、Slackに通知する」自動化フローの構築手順でした！
今回ご紹介したAsanaのタスク情報を他のツールへ連携する以外にも、さまざまな業務フローを自動化できるテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。
たとえば、フォームの回答データを用いてAsanaにタスクを追加したり、他のデータベースのステータス更新に合わせて、Asanaにタスクを登録することも可能。
気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください！
いかがでしたか？今回は、Asanaのタスク情報を定期的に取得し、他のツールへデータを自動連携する方法について解説してきました。
Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、定期的にAsanaから必要なタスク情報の自動取得を実現！さらに、さまざまなツールと連携することで、通知やデータベースへの追加など、多様な業務フローを自動化することができます。
自動化を取り入れることで確認や共有漏れを防ぎ、日々のタスク管理にかかる手間を大幅に削減し、スムーズなプロジェクト進行が可能になるはずです。
Yoomを使えば、ノーコードであまり時間をかけず、簡単に設定できるのも魅力ですよね。
「本当に短時間で設定できる？」「他にどんなことが自動化できるんだろう...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、使い方は無数にあります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率改善の第一歩として、まずはAsanaを使った業務の自動化を体験してみてください。タスク管理が、よりスムーズで快適になることを実感いただけるはずです。
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