メールの受信内容をOneDriveに自動で送信・転送する
手動でのフォルダ整理を削減し、フォルダ名をメール内容に合わせて自動で変更できます。メールの受信と同時に、整理されたフォルダ管理が可能になります。
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「あの資料、どこに保存したっけ？」
「フォルダ名が更新されてなくて探せない…」
そんな日常のちょっとした手間が積み重なると大きなストレスになりますよね。もし、Google スプレッドシートで情報を更新するだけで、自動的にOneDriveのフォルダ名が書き換わったら楽になると思いませんか？このような自動化ができれば、もう手作業での変更やファイルの探し直しに時間を取られることはありません。さらに、メールを受信したタイミングでOneDriveに自動でフォルダを作成したり、チャットツールの投稿内容に応じて整理されたフォルダが自動で生成されたりと、さまざまな連携が可能です。
この記事では、「OneDriveのデータを自動更新する方法」を画像付きで詳しく解説していきます。業務効率化に興味のある方はぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOneDriveの連携が可能です。YoomにはあらかじめOneDriveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
いろいろな方法で、OneDriveのデータを自動更新することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOneDriveの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google スプレッドシートやSalesforceで行や商談フェーズが更新された際に、OneDriveのフォルダ名を自動で更新するフローです。
手動でのフォルダ整理を削減し、フォルダ名をメール内容に合わせて自動で変更できます。メールの受信と同時に、整理されたフォルダ管理が可能になります。
関連する投稿を受けて、OneDriveのフォルダ名を自動で更新することで、ファイルの整理が簡単に行え、業務の効率化が期待できます。
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、OneDriveのフォルダ名を更新するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、OneDriveのフォルダ名を更新するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
OneDriveの連携
1.検索する
検索ボックスにOneDriveと入力し、OneDriveのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
Microsoftのメールアドレスまたは電話番号を入力し次へをクリックします。
画面が遷移し、パスワード入力画面となります。パスワードを入力してサインインをクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が更新されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定を行います。
Google スプレッドシートの準備がまだ出来ていない場合は、この後のテスト操作のためこのタイミングで作成してください。
今回は下記画像のようなGoogle スプレッドシートを作成しました!
Yoom画面に戻り、下記項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記画像のようにアウトプットが表示されます。Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」をクリックし次のステップに進みましょう。
1.トリガーの選択
続いて、OneDriveのフォルダ・ファイル検索の設定を行いますので下記画像の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォルダ・ファイルを検索」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、OneDrive内のファイルやフォルダを検索します。
まだ、OneDrive内に対象となるファイルまたはフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
OneDriveの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記画像のようにアウトプットが表示されます。
OneDriveの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」をクリックし次のステップに進みましょう。
1.トリガーの選択
続いて、OneDriveのフォルダ・ファイル名を変更する設定を行います。下記画像の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「フォルダやファイル名を変更する」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
変更したいOneDriveのフォルダやファイルを設定します。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、指定したOneDriveのファイルまたはフォルダ名が変更されているはずなので確認してみましょう。
下記画像のように、ファイルまたはフォルダ名が変更されていればOKです!
最後に、「保存する」をクリックし次のステップに進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
OneDriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
GmailやDocuSignで受け取ったファイルをOneDriveに自動保存して、保存時にはDiscordやSlackへ通知することが可能です。さらにDropboxへの自動複製も可能。OneDriveを中心に、他ツールとの連携でファイル管理と情報共有を効率化できます。
いかがでしたか？OneDriveを他ツールと連携すれば、「ファイルの保存や通知を自動化したい」「複数サービス間でのファイル管理を統一したい」「チーム内での情報共有をもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。日々の業務で発生する細かな手間を減らすことで、本来集中すべき仕事に時間を使えるようになります。
<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にOneDriveとさまざまなアプリを連携できます！</span>気になった方は、まずは無料アカウントを作成して、どんなことができるか試してみてください。登録はたったの30秒で完了。すぐに自動化の効果を体感できます。
ファイル管理や通知の自動化で、もっとスマートな働き方を始めてみませんか？
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