Notionのデータから自動的にメールでリマインドを送信する
<span class="mark-yellow">Notionのデータをトリガーとして、GmailやOutlookなどのメールサービスを通じて指定日時にリマインドメールを自動送信</span>できます。
普段メールを中心にコミュニケーションを取っている場合でも、確実にリマインダーを受け取ることができ、対応漏れを防げます！
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「Notionに入力したタスクの締め切り、うっかり忘れてた…」「プロジェクトの重要なマイルストーンのリマインダーを、毎回手動で設定するのが面倒…」
このように、Notionを活用していても、リマインダーの設定や管理に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに登録されたタスクの期日やイベントの日付を自動で読み取り、指定したタイミングで他ツールにリマインド通知を送れるフロー</span>があれば、これらの悩みから解放され、タスクやスケジュールの抜け漏れを防ぎつつ、本来集中すべき重要な業務に取り組むための時間を確保できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、事前の準備や専門知識もほとんど必要なく設定が可能です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Notionのデータを基に自動でリマインドする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Notionのデータベースにある情報を活用して、様々なツールへ自動でリマインダーを送る方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
タスクの期限管理やイベントの通知など、手作業で行っていたリマインダー設定の手間を削減し、重要な情報の見逃しを防ぎましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Notionのデータベース情報を基に、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールへ指定日時に自動でリマインド通知を送る</span>ことができます。
タスクの締め切りや重要な予定を見逃すことなく、チーム内での情報共有もスムーズに行えるようになるでしょう。
<span class="mark-yellow">Notionのデータをトリガーとして、GmailやOutlookなどのメールサービスを通じて指定日時にリマインドメールを自動送信</span>できます。
普段メールを中心にコミュニケーションを取っている場合でも、確実にリマインダーを受け取ることができ、対応漏れを防げます！
それではここから代表的な例として、指定した日時にNotionデータベースから特定のデータを取得し、その内容をSlackにリマインドとして自動通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはYoomと各アプリを連携しましょう。
注：マイアプリ後に作成したデータベースは連携できないため、Notionのマイアプリ登録する前に、今回使用するデータベースを用意しておきましょう。
もし、一度連携したことがある方で、新しいデータベースを使用する場合は再度マイアプリ登録を行ってください。
Yoomにログイン後、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
マイアプリ一覧は検索窓を使い、Notionを選択しましょう。
ページを選択するをクリックします。
アクセスを許可するを選択してください。
これでNotionのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックします。
アプリ一覧で検索窓を活用しSlackを選択してください。
投稿先のチャンネルをプルダウンから選択し、「許可する」をクリックしましょう。
うまくいかない場合、こちらを確認してください。
これでSlackのマイアプリ登録ができました。
次にYoomのサイトからテンプレートをコピーしましょう！
Yoomでは、一からフローボットを作成することも可能ですが、より簡単に設定できるテンプレートを活用する設定方法をご紹介します！
それでは下のバナーをクリックしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
スケジュール設定は「曜日指定」を選択し、フローボットを起動させたい曜日にチェック入れ、時刻を入力しましょう。
今回は月～金の毎朝9時に、このフローが起動するよう設定しています。
Cron設定を使えばさらに細かく時間設定することも可能です。
詳しくはこちらを参考にしてください。
設定したら、保存しましょう。
次に「複数のレコードを取得する」をクリックして、設定を進めましょう。
今回はこのようなデータベースを作成しました！
この先の設定でタスク期限を使うので、追加しておきましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
データベースIDは候補から選択しましょう。
設定後、次へをクリックしてください
タスクの期日が本日までのレコード情報を取得するという想定で設定します。
取得したいレコードの条件は、「タスク期限」と「＝」を選択し、日付から今日の日付を選択しましょう。
設定後、テストを実行してください。
テストが成功し、Notionの情報が取得できたら、保存しましょう。
最後の設定ステップとなりました。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
投稿先のチャンネルID候補から選択しましょう。
メッセージを作成してください。
添付画像のように、Notionの取得した値から「タスク名」や「優先度」を選択しておくと、Slackでタスクの内容を確認することができますね。
タスク名などを手入力してしまうと、同じ内容が繰り返しSlackに通知されてしまうので、必ず取得した値を活用しましょう！
詳細についてはこちらを参考にしてください。
設定できたら、テストをクリックします。
Slackに通知できたら、保存しましょう。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これでフローボットの設定ができました。
Notionのデータに変化があったら他ツールに通知したり、他ツールのデータをもとにNotionにページ作成したりレコード追加したりできます。
Notionの自動リマインダーを設定することで、<span class="mark-yellow">これまで手動で行っていたリマインダー設定の手間や、設定忘れによるタスクの遅延・見逃しといったリスクを大幅に削減できます。</span>
これにより、重要な締め切りやイベントを確実に把握し、日々の業務をよりスムーズに進めることが可能になります！
このようなNotionのリマインダー自動化は、今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で簡単にフローを構築できますよ。
もしNotionのリマインダー設定にお悩みで、自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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