Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
Outlookが特定の件名のメールを受信したら、該当するHubSpotのコンタクトを検索し、コンタクトのメモにメールの内容を追加するフローです。
既存のコンタクトとのメール上でのやり取りを、HubSpotで記録・管理するのに役立ちます。
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「またこのメール、手作業で整理しなきゃいけないのか…」
営業やカスタマーサポートの現場では、Outlookで届いたメールから顧客情報を確認して、手動でHubSpotに登録する必要がありますよね。そんなルーティン作業に追われていませんか？手動での作業は手間がかかるうえに、うっかり抜け漏れが発生するリスクがつきものです。でももし、Outlookで受信したメールから署名情報を自動で抜き出して、HubSpotにコンタクトを登録できたらどうでしょうか？メールの件名をもとに、HubSpotのコンタクトにメモを残せたり、問い合わせメールからチケットを自動作成できれば業務はもっとスムーズに回るはずです。
本記事では、OutlookとHubSpotの連携方法を画像付きで詳しく解説していきます。日々の情報整理を省力化したいと考えている方はぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとHubSpotの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとHubSpotを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
OutlookとHubSpotのAPIを連携することで、メール受信を起点に、コンタクトやチケットの追加といったアクションが行えます！
ここでは、OutlookとHubSpotを使用したテンプレートをいくつかご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント情報を登録するだけで、すぐにOutlookとHubSpotの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookの特定のフォルダに届いたメールから署名情報（氏名・会社名・電話番号・アドレスなど）を抽出し、HubSpotのコンタクトを作成するフローです。
日々受信する多くのメールの中から顧客や取引先の情報を抜き取り、手入力するのは手間がかかり、抜け漏れの原因にもなります。
このフローを活用すれば、営業活動に必要なデータベースが自動で充実するため、機会損失を防ぐことができるでしょう。
Outlookが特定の件名のメールを受信したら、該当するHubSpotのコンタクトを検索し、コンタクトのメモにメールの内容を追加するフローです。
既存のコンタクトとのメール上でのやり取りを、HubSpotで記録・管理するのに役立ちます。
受信したメールの内容を元に、チケットを作成することも。
問い合わせやトラブル報告などのメールが届いた時、素早くHubSpotのチケット管理機能と連携することで、対応の漏れや遅れを減らせます。
それでは、さっそく実際にOutlookとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとHubSpotの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する」を解説していきます！
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
先ずは、Yoomと連携させたいOutlookアカウントとHubSpotアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
これで、このフローで使用するアプリのマイアプリ連携は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
これで、トリガーとなるメールフォルダの設定が完了しました。
トリガーアクションのタイトルを変更していると、フロー画面にもその変更が反映されます。
ステップ3で取得した情報から、コンタクト作成に使用するデータを抽出していきます。
これでメールから著名情報が抽出できました。
抽出した著名情報を用いて、HubSpotにコンタクトを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Outlookの指定したフォルダにメールを送信し、その署名情報を元にHubSpotにコンタクトが作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
この記事ではOutlookを起点にHubSpotを動作させるフローをご紹介しましたが、反対にHubSpotを起点としてOutlookを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。
HubSpotのフォーム送信をトリガーとし、素早くOutlookで日程調整のメールを送ることができます。
連絡先やメール本文の候補日などをフォームの回答から自動で設定して送信するため、スケジュール調整にかかる手間を省けるでしょう。
HubSpotに新規コンタクトが作成されたら、自動的にOutlookから定型メールを送信します。
手作業による送信ミスや対応の遅れを防ぎつつ、リードへのファーストアクションを標準化。
資料送付、挨拶メール、初回対応など、一定の内容をコンタクト作成後すぐに届けたい場面で活用できます。
OutlookやHubSpotのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookと他アプリを連携することで、メール受信時にSlackへ通知したり、Salesforceのリード登録をトリガーにメールを送信したりと、情報共有や営業活動の自動化が可能になります。また、受信メールの添付ファイルをDropboxやOneDriveに保存したり、月末に自動でメールを送信するなど、業務のルーチン化にも活用できます。
HubSpotと他アプリを連携することで、フォーム送信をきっかけにGoogle Chatへ通知したり、新規コンタクト登録時にGmailで案内メールを送信するなど、迅速な情報共有が可能になります。さらに、Zoomミーティングの自動作成や、Meta広告・Googleフォームと連携した取引・コンタクトの自動登録にも対応しており、マーケティングから営業まで幅広く業務を効率化できます。
いかがでしたか？OutlookとHubSpotを連携すれば、「メール対応の手間を減らしたい」「顧客情報の登録漏れをなくしたい」「業務フローをもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。メールの受信をトリガーに、コンタクト登録・メモ追加・チケット作成などを自動化することで、対応の質とスピードが格段に向上します。
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