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休暇や残業申請作業は日々発生しますが、承認されているかをX-point Cloudで何度も確認するのは手間ですよね。
そこでX-point CloudとMicrosoft Teamsを連携することで、X-point Cloudの申請が承認された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知することができます。
これにより、関係者全員がタイムリーに情報を共有でき、業務の停滞を防ぐことができるでしょう。
このフローにより、承認状況の確認や次のステップへの対応が迅速化され、業務全体のスピードが向上することが見込めます。
例えば、営業担当者が取引先で急遽見積りを求められた場合、見積書の承認が完了したらすぐに通知されるため、その場で契約書の作成や手続きを開始できます。
オフィスに戻らずとも対応が可能となり、業務停滞が防げます。
リモートワークや外出中でも通知を確認できるため、時間や場所に縛られることなく迅速な対応が可能です。
特に、意思決定のスピードが業績に直結するような業務において、タイムリーな通知は重要な役割を果たすでしょう。
通知を受けた後は、Microsoft Teamsのチャットで承認に関する疑問や追加確認事項を迅速に話し合うことができます。
例えば、信用調査依頼書の承認が通知されると、プロジェクトチームのメンバーはその場で進捗や今後のタスクについて話し合うことができ、関連する部署ともスムーズに連携が取れます。
この仕組みは、特にリモートワークが普及している現代において重要です。
メールでのやり取りに比べてスピードが向上するだけでなく、通知を起点としたディスカッションにより、業務の見通しが明確になり、意思決定プロセスもスムーズになるでしょう。
手動による承認通知プロセスは、通知漏れや宛先ミスといったエラーが発生しやすいですが、自動通知することでこれらを削減できます。
承認が完了すると自動で通知が送られるため、別の従業員に承認通知するリスクを抑えることができます。
例えば、物品購入申請が承認された場合、担当者はすぐ通知を確認できるため、内容のチェックや次のステップへの移行を行うことができます。
また、承認に不備があった場合も早期に気づき、迅速に修正対応を行えます。
これにより、ヒューマンエラーを防ぎつつ、プロセス全体の信頼性と効率を向上させることが見込めます。
また、通知履歴が記録として残るため、承認フロー全体の透明性も向上するでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
X-point CloudのAPIを利用して承認された申請情報を受け取り、
Microsoft Teamsの提供するAPIを用いて、その申請情報の詳細を通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のX-point CloudとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
X-point Cloudと検索します。
必須項目を入力してください。
続いてMicrosoft Teamsと検索します。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
X-point CloudとMicrosoft Teamsがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「書類（申請）の承認が完了したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力し、X-point Cloudで申請を承認したらテストをクリックします。
成功したら次に進み、こちらもそのままテストを行います。
アウトプットに申請の詳細が取得できたら保存します。
続いて「書類（申請）情報を取得」をクリックします。
次に進み、書類IDをアウトプットから設定しましょう。
こちらもテストし、アウトプットに詳細が反映したら保存します。
続いて「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
メッセージは下記のように、アウトプットを活用して設定します。
こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはX-point Cloudを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.X-point Cloudで申請が承認されたらLINE WORKSに通知するフローです。
普段のチャットツールにLINE WORKSを利用している場合、このフローが便利です。
承認通知を自動で受け取れるため、X-point Cloudを何度も確認する手間が省けます。
2.kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
ワークフロー管理ツールにkickflowをご利用の場合、こちらが便利です。
承認されたらすぐに通知されるので、後続業務がスムーズに進みますね。
3.TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
経費精算はスピーディーに行う必要がありますよね。
このフローなら経費登録後すぐに通知されるため、経費精算が迅速に行えます。
今回は「X-point Cloudで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
X-point CloudとMicrosoft Teamsを連携することで、承認プロセスの効率化と業務全体のスピードアップが期待できます。
また、タイムリーな情報共有により、業務の停滞を防ぎ、組織の生産性向上にもつながるでしょう。
ぜひ本記事を参考に、X-point CloudとMicrosoft Teamsを連携し、業務改善に役立ててください。
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