■概要
日々発生する発送業務において、伝票の情報を手作業でシステムに入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、発送伝票の画像をフォームからアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、kintoneへ格納します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手入力しており、作業の効率化を目指している方
- kintoneで受注情報や顧客情報を管理しており、データ入力を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、発送業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 発送伝票の画像をアップロードするだけでkintoneにデータが格納されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票の画像ファイルをアップロードするための項目を設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、アップロードされた伝票画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータをkintoneの任意のアプリに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、伝票画像をアップロードする項目以外にも、担当者名など任意の質問項目や回答形式を自由に設定できます。
- OCR機能では、伝票の中から読み取りたい項目（宛名、品名、日付など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際、連携先のアプリや、どのフィールドにどの情報を格納するかを自社の運用に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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