Gmailの内容を要約しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

日々大量に届くGmailの中から、重要なメールの内容を一つ一つ確認し、Google スプレッドシートにまとめる作業に時間を取られていませんか。手作業による転記は、手間がかかるだけでなく、見落としや記載漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールをAIが自動で要約し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録することが可能です。面倒な情報収集と整理の作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した問い合わせや報告などをGoogle スプレッドシートで管理している方
• AIを活用して、メールの内容を要約し情報収集を効率化したいと考えている方
• 手作業でのメールの確認と転記作業に、多くの時間を費やしているビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定ラベルのメール受信をトリガーに、AIによる要約とGoogle スプレッドシートへの追加が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れといった、ヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで受信したメール本文の要約を行います。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、プロンプトを編集することで、メールの内容をどのように要約するかを自由に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます。固定値を入力したり、トリガーや前段のオペレーションで取得した動的な値を紐付けたりすることも可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。