定期的にkintoneから特定のレコードを抽出してPDF化し、DropBoxに保存する

■概要

kintoneに蓄積された特定のレコードを定期的に抽出し、PDFとしてDropboxへ手作業で保存する業務に時間を取られていませんか。このルーティンワークは時間を要するだけでなく、抽出漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの懸念も伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでkintoneからのレコード取得、PDF化、Dropboxへの保存までの一連の流れが自動化され、定型業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneのデータを定期的に抽出し、Dropboxに手作業で保存している方
• 月次報告などでkintoneのレコードをPDF化する業務に時間を割かれている方
• 手作業によるデータ抽出ミスや保存漏れを防ぎ、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 設定したスケジュールでkintoneからのデータ取得からDropboxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるレコードの抽出漏れやPDF化のミス、保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、自動化を実行したい日時を設定します。
3. 次に、kintoneを選択し、「レコードを取得する」アクションでPDF化したいレコードの情報を取得するように設定します。
4. 次に、Googleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにPDFファイルを作成します。
5. 最後に、Dropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、作成したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーのスケジュール機能では、時刻、曜日、日付などを指定し、業務に合わせた実行タイミングを自由に設定できます。
• kintoneからレコードを取得する際、特定の条件に合致するレコードのみを抽出するように設定してください。
• PDFの元となるGoogleスプレッドシートのテンプレートや、Dropboxにファイルをアップロードする際の保存先フォルダも任意で指定できます。

■注意事項

• ‍‍kintone、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。