kintoneのレコードが特定ステータスに更新されたら契約書PDFを作成し、Discordで送信する

■概要

kintoneで管理している案件のステータスが「契約締結」に進んだ際、手作業で契約書を作成し、関係者に共有するプロセスに手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに契約書PDFの作成からDiscordでの共有までを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで顧客管理を行い、契約書作成や通知を手作業で行っている営業担当者の方
• 契約書の作成漏れや、関係部署への共有遅延といったミスを防止したいと考えている方
• チームの情報共有にDiscordを利用しており、業務プロセスをより迅速に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータスが更新されると契約書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、書類の作成ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」を設定して、特定のステータスへの変更を検知するようにします。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要となる顧客情報などを取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を元に契約書PDFを発行します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成した契約書PDFを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成しておいたテンプレート（雛形）のドキュメントを指定することで、任意のレイアウトで契約書を作成できます。
• Discordの「ファイルを送信」では、送信先のチャンネルを任意に指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストや、kintoneから取得した顧客名などの動的な値を埋め込むことが可能です。

■注意事項

• kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• DiscordでWebhookURLを取得する方法は下記URLをご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/7031857