Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Googleカレンダーの予定を更新する

■概要

日程調整のメールが届くたびに、OutlookとGoogleカレンダーを行き来して予定を更新する作業に時間を取られていませんか。手作業での更新は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、Googleカレンダーの予定を自動で更新できます。面倒な日程調整のプロセスを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの日程調整メールの対応に追われている営業担当者や秘書の方
• Googleカレンダーへの予定の転記作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
• 複数のツールをまたぐ手作業をなくし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信をトリガーに予定が自動更新されるため、手作業でのカレンダー登録に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記作業が不要になるため、予定の更新漏れや日時の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化の起点としたいメールの件名を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から日付や時間などの情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」を設定し、更新対象の予定を特定します。
5. 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとに予定の内容を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から具体的にどのような情報を抽出するか（例：日付、時間、参加者名など）を任意で設定できます。
• Googleカレンダーの「予定を更新」では、更新する内容として固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出した情報を動的な値として設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。