Googleフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する

■概要

Googleフォームで受け付けた申し込み内容に合わせて、都度Zoomのミーティング情報を手動で編集していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Zoomのミーティング情報を自動で更新できます。手作業による更新の手間やミスをなくし、スムーズなイベント運営を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとZoomを使い、セミナーや面談の予約受付を行っている方
• フォームの回答内容をZoomの議題や説明欄に手動で反映させている方
• 定型的な連絡や情報更新の作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答があるたびに手動でZoomを更新する手間が省け、本来の業務に充てる時間を確保できます。
• システムが自動で情報を更新するため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの機能である「レコードを取得する」を設定し、フォームから送信された回答内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティング情報を編集」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をミーティングの議題や説明などに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に設定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみをきっかけにワークフローを起動できます。
• Zoomのミーティング情報編集では、議題や説明文にGoogleフォームから取得した回答内容を動的に差し込めます。また、固定の案内文を追加するなど柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項‍

• Googleフォーム、ZoomとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。