「Zoomミーティングが急にキャンセルになったけど、関係者への連絡を忘れてしまった…」
「毎回手動でキャンセル通知を送るのは、地味に手間がかかって面倒…」
このように、Zoomミーティングのキャンセルに関する連絡業務で手間やミスに悩んでいませんか？
もしZoomでミーティングがキャンセルされた際に関係者へ自動で通知が飛ぶ仕組みがあれば、こうした連絡業務の負担から解放されますね。
その結果、スケジュールの再調整といったより優先度の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomミーティングのキャンセルを検知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomのミーティングが削除されたら、Slackにキャンセル通知を送信する
試してみる
■概要
Zoomで開催予定だったミーティングがキャンセルになった際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？多忙な業務の中では連絡漏れが発生し、認識齟齬を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングのキャンセルをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知を送信でき、こうした連絡の手間やミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング設定やキャンセルが多く、関係者への連絡に手間を感じている方
- 重要なミーティングのキャンセル通知を確実に周知させ、伝達漏れを防ぎたい方
- Slackを活用してチーム内の情報共有を円滑にし、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング削除を検知し自動で通知が送信されるため、手動での連絡作業にかかっていた時間を削減できます
- 連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実にミーティングのキャンセル情報を通知できます
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携する
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「 ミーティングが削除されたら（Webhook） 」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ミーティングがキャンセルされた旨を通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください
- Slackへの通知メッセージ本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したミーティング名や日時などの情報を組み込んで送信内容をカスタマイズできます
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
ZoomミーティングのキャンセルをSlackに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoomのミーティングが削除されたら、Slackにキャンセル通知を送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定とSlackのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
Zoomのミーティングが削除されたら、Slackにキャンセル通知を送信する
試してみる
■概要
Zoomで開催予定だったミーティングがキャンセルになった際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？多忙な業務の中では連絡漏れが発生し、認識齟齬を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングのキャンセルをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知を送信でき、こうした連絡の手間やミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング設定やキャンセルが多く、関係者への連絡に手間を感じている方
- 重要なミーティングのキャンセル通知を確実に周知させ、伝達漏れを防ぎたい方
- Slackを活用してチーム内の情報共有を円滑にし、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング削除を検知し自動で通知が送信されるため、手動での連絡作業にかかっていた時間を削減できます
- 連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実にミーティングのキャンセル情報を通知できます
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携する
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「 ミーティングが削除されたら（Webhook） 」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ミーティングがキャンセルされた旨を通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください
- Slackへの通知メッセージ本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したミーティング名や日時などの情報を組み込んで送信内容をカスタマイズできます
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
ステップ1：ZoomとSlackのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
ZoomとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Authentication（権限系）のエラーが起こった場合は、マイアプリ連携の動作に不備があることが多いです。特にScopeの選択ミスが多く見られるため注意しましょう。
Zoom(OAuth)のマイアプリ登録方法も併せてご確認ください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Slackのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoomのミーティングが削除されたら、Slackにキャンセル通知を送信する
試してみる
■概要
Zoomで開催予定だったミーティングがキャンセルになった際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？多忙な業務の中では連絡漏れが発生し、認識齟齬を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングのキャンセルをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知を送信でき、こうした連絡の手間やミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング設定やキャンセルが多く、関係者への連絡に手間を感じている方
- 重要なミーティングのキャンセル通知を確実に周知させ、伝達漏れを防ぎたい方
- Slackを活用してチーム内の情報共有を円滑にし、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング削除を検知し自動で通知が送信されるため、手動での連絡作業にかかっていた時間を削減できます
- 連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実にミーティングのキャンセル情報を通知できます
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携する
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「 ミーティングが削除されたら（Webhook） 」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ミーティングがキャンセルされた旨を通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションでは、通知を送信したいチャンネルを任意で設定してください
- Slackへの通知メッセージ本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したミーティング名や日時などの情報を組み込んで送信内容をカスタマイズできます
■注意事項
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Zoomのトリガー設定
「ミーティングが削除されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「ミーティングが削除されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックします。
まずZoomのWebhook登録方法を参考に、Zoomの設定画面でWebhookイベント受信設定をしてください。
※Webhookはアプリ内で作成する必要がありますので注意しましょう。
次にテスト用のミーティングを作成し、削除してください。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻り、ホストIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Slackのアクション設定
先ほど取得した、削除済みミーティング情報をSlackで通知します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリック。
まずSlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法を参考に該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加してください。
次に投稿先のチャンネルIDを候補から選択しましょう。
メッセージは予め設定されていますが、Zoomから取得した値などの変数や固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※メンションも可能です。Slackでメンション付きのメッセージを送る
設定が完了したらテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると、設定したチャンネルにメッセージが投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
テストが成功したら保存してください。
Zoomの削除済みミーティング情報がSlackに届きました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Zoomのミーティングが削除されたら、Slackにキャンセル通知を送信する方法でした！
Zoomを使った自動化例
Yoomでは、Zoomに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートでタスク管理を行う部門長
・１つのシートを同時に編集し、業務効率化を目指すチームの責任者
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・採用活動の面接に使用している担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは場所を選ばずシートを編集できるため、素早い情報の共有に適したツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を改めてZoomに入力してミーティングを作成するのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
チーム内の業務進行をスムーズに行いたいと考えている方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートに登録された内容を使用して自動でZoomにミーティングを作成するため、定型業務を自動化し業務進行を円滑に進めます。
また引用した内容を使用するため、手入力によるヒューマンエラーも防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Zoomの会議内容を要約してGmailで送信する
試してみる
■概要
ZoomでのWeb会議後、録画内容の文字起こしや議事録作成に時間を取られていませんか？重要な会議の内容をすぐに共有したいものの、手作業での文字起こしや要約は手間がかかるものです。 このワークフローを活用すれば、Zoom会議が終了すると自動で音声の文字起こしを行い、AIが内容を要約、指定した宛先にGmailで送信までを自動化できるため、議事録作成の工数を削減し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomでのWeb会議が多く、議事録作成のための文字起こし作業に課題を感じている方
- 会議の内容を迅速に関係者へ共有し、業務のスピードを向上させたいと考えている方
- Zoomの録画データを活用して、会議の文字起こしから要約までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の文字起こしから要約、メールでの共有までを自動化し、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での文字起こしによる聞き逃しや転記ミスを防ぎ、担当者による要約の品質のばらつきをなくすことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、「会議が終了したら文字起こしを開始する」アクションを設定します
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「要約」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約されたテキストを本文に含めてメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To）やCc、Bccを任意のアドレスに設定することが可能です
- メールの本文には、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップで生成された文字起こしテキストや要約結果を変数として埋め込むことで、会議内容に応じたメールを自動で作成できます
■注意事項
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・各アプリとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こし・要約をしてBacklogに追加する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容の文字起こしと要約をして、文字起こし結果をBacklogに追加するフローです。
AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
■注意事項
・Zoom、BacklogそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加
試してみる
◼️概要
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、指定したGoogleカレンダーに自動で追加します。
発行するZoomのミーティングやGoogleカレンダーへの追加情報は、Yoomデータベースに登録されている情報をもとに作成することが可能です。
◼️設定方法
1.Zoom、GoogleカレンダーそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードを選択して起動」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.「担当者へ対応を依頼する」オペレーションでフォーム内容等を設定してください。
4.Zoomの「ミーティングを作成」というオペレーションでミーティングの設定を行ってください。
5.Googleカレンダーの「予定を作成」というオペレーション内で、カレンダーに追加する予定の設定を変更してください。
◼️注意事項
・ZoomとGoogleカレンダーそれぞれで連携設定が必要です。
・Zoomの設定やGoogleカレンダーへの追加内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookで自分のカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングを設定した後、手動でOutlookのカレンダーに予定を登録する作業に手間を感じたり、登録を忘れてしまったりした経験はないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。Zoomで新しいミーティングが作成されると、その情報が自動でOutlookの自身のカレンダーにイベントとして登録されるため、Zoomに関連する業務の自動化を促進し、スケジュール管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング設定後、Outlookへの予定登録を手作業で行っている方
- ミーティングの予定登録漏れを防ぎ、スケジュール管理を効率化したいと考えている方
- Zoomを活用した業務の自動化を推進し、定型作業を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングを作成するだけでOutlookへ自動でイベント登録されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になることで、予定の登録漏れや日時の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの「計算処理」を活用し、Zoomから取得したミーティングの情報をもとに予定終了日時を割り出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、前のステップで整えた情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定において、特定のホストIDを持つユーザーがミーティングを作成した場合にのみフローを起動するように、任意のホストIDを設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoho Mailで申込メールを受信したら、Zoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
ウェビナーの開催は効果的なマーケティング手法ですが、申し込みがあるたびに手動でZoomに登録者を追加する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が増えると、入力ミスや登録漏れのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで申込メールを受信した際に、自動でZoomウェビナーへ登録者を追加する業務の自動化を実現し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho MailとZoomを活用し、手作業でウェビナーの申込管理を行っている方
- ウェビナー申込時の登録作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- ウェビナーの自動化を推進し、より効率的なウェビナー運営を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでの申込受付からZoomへの登録までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、ウェビナーの自動化を通じて入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定して、申込メールを検知します。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメール本文から申込者の氏名やメールアドレスなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに自動で登録者を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDや、フローボットを起動するきっかけとなるメールの件名・本文に含まれる「特定のワード」を任意で設定してください。
- Zoomのオペレーション設定では、登録者を追加したい任意のZoomアカウントのメールアドレスや、対象となるウェビナーのIDをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- Zoom、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomで特定条件のミーティングが作成されたら、GitLabにイシューを作成する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング設定後、その内容をGitLabのイシューとして手動で作成する作業に手間を感じていませんか。
特に開発関連の打ち合わせなど、特定のミーティング情報だけをGitLabに転記する作業は、時間がかかるだけでなく抜け漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、ZoomとGitLabの連携がスムーズになり、特定条件のミーティングが作成された際に、自動でイシューを作成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議設定後、手作業でGitLabにイシューを起票している開発担当者の方
- GitLabとZoomを連携させ、プロジェクトのタスク管理を効率化したいマネージャーの方
- 定型的なタスク作成業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングを作成するだけでGitLabへのイシュー作成が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた転記やタスク作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、イシュー作成の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitLabとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGitLabの「イシューを作成」アクションを設定し、Zoomのミーティング情報を元にイシューを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ミーティングのトピックに特定のキーワードが含まれている場合など、イシューを作成する条件を任意で設定可能です。
- GitLabでイシューを作成するアクションでは、対象となるプロジェクトIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、GitLabのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Zoomミーティングのキャンセル通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた関係者への連絡業務の手間を削減し、ヒューマンエラーによる情報伝達の漏れを防ぐことができます。これにより急なスケジュール変更にも素早く対応でき、空いた時間でリスケジュール調整などのコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ミーティングが作成された際も通知できますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で「ミーティングが作成されたら（Webhook）」に変更してください。
Q：特定のミーティングのキャンセルだけ通知できますか？
A：
分岐設定を追加することで可能です。例えば「ミーティングトピックが緊急(特定の文字列)という値を含む場合」などと設定することで、特定のキーワードが含まれたミーティングのみを通知対象とすることができます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
可能です。Slackのアクションを削除し、代わりにDiscordやMicrosoft Teamsなど普段お使いのツールを追加して設定してください。
